CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

1 Quy trình xét tuyển sinh viên

2 Quy trình tiếp nhận và quản lý sinh viên

3 Quy trình xếp thời khóa – Đăng ký môn học

4 Quy trình ký hợp đồng giảng viên thỉnh giảng

5 Quy trình ký hợp đồng giảng dạy bên ngoài

6 Quy trình ký hợp đồng thuê mướn nơi thực hành

7 Quy trình tổ chức Kiểm tra – Thi

8 Quy trình đánh giá kết quả học tập

9 Quy trình phân công luận văn tốt nghiệp, lập hội đồng bảo vệ luận văn

10 Quy trình xét tôt nghiệp

11 Quy trình in và cấp phát văn bằng

12 Quy trình cấp học bổng

13 Quy trình xử lý học vụ

14 Quy trình xử lý đơn xin bảo  lưu kết quả

15 Quy trình xử lý đơn xin tạm dừng – thôi học

16 Quy  trình xử lý đơn xin chuyển ngành – chuyển chương trình

17 Quy trình đăng ký lịch dạy bù, sử dụng phòng

18 Quy trình xây dựng chương trình đào tạo

19 Quy trình chuyển tiếp đi AUT

20 Quy trình chuyển tiếp đi Suny Binghamton

21 Quy trình chuyển tiếp đi Houston

22 Quy trình chuyển tiếp đi Nottingham Malaysia

23 Quy trình chuyển tiếp đi Nottingham UK

24 Quy trình chuyển tiếp đi NSW

25 Quy trình chuyển tiếp đi Rutgers

26 Quy trình chuyển tiếp đi UWE

27 Quy trình xin visa Anh

28 Quy trình xin visa Malaysia

29 Quy trình visa Mỹ

30 Quy trình visa Nz

31 Quy trình visa Úc

32 Quy trình lập kế hoạch và họp với sinh viên liên kết

33 Quy trình chuyển dữ liệu từ edusoft lên edusoft web

34 Quy trình đăng thông tin lên trang chủ edusoft web

35 Quy trình tạo mới tài khoản và cài đặt edusoft

36 Quy trình rà soát điều chỉnh chương trình đào tạo

1 - QUY TRÌNH XÉT TUYỂN SINH VIÊN QUÔC TẾ VÀ SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định xét tuyển của trường
  • Hồ sơ xét tuyển của sinh viên

Nội dung thực hiện:

  • Tiếp nhận hồ sơ
  • Xử lý, phân loại, đánh giá hồ sơ
  • Tổ chức phỏng vấn và kiểm tra đầu vào
  • Xử lý kết quả
  • Thông báo kết quả

Kết quả ra

  • Kết quả xét tuyển
    Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Mốc thời gian thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
    Phòng /TT Khoa/Bộ môn Đợt nhập học tháng 1 Đợt nhập học tháng 6 Đợt nhập học tháng 9
    1 Tư vấn, tiếp nhận hồ sơ xét tuyển P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 Đơn xét tuyển (liên hệ)
    2 Tổng hợp, phân loại hồ sơ P.ĐT Ngay sau khi nhận hồ sơ Ngay sau khi nhận hồ sơ Ngay sau khi nhận hồ sơ
    3 Trình Ban Giám Hiệu xin ý kiến về các hồ sơ xét tuyển P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1-2 tuần sau khi nhận hồ sơ
    4 Ra quyết định thành lập hội đồng phỏng vấn và tổ chức thi đầu vào cho các thí sinh có hồ sơ đạt yêu cầu P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1-2 ngày Quyết định thành lập hội đồng xét tuyển
    5 Thông báo cho thí sinh P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1 ngày Thư mời phỏng vấn
    6 Gửi hồ sơ ứng viên cho các thành viên hội đồng P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1-2 ngày
    7 Tổ chức phỏng vấn và kỳ thi đầu vào P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1 ngày Phiếu chấm phỏng vấn

     

    8 Chấm bài thi đầu vào (phần thi viết) BM Anh Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 3-5 ngày
    9 Chấm bài thi đầu vào (phần thi trắc nghiệm) P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1 ngày
    10 Xử lý kết quả P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1 ngày
    11 Trình kết quả cho Ban Giám Hiệu P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1 ngày
    12 Ra quyết định tiếp nhận đối với các thí sinh đạt yêu cầu P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 1 ngày Quyết định tiếp nhận
    13 Thông báo kết quả đến thí sinh và hướng dẫn thủ tục nhập học P.ĐT Tháng 10- tháng 12 Tháng 1 – tháng 5 Tháng 6 – tháng 8 2 ngày Thư mời nhập học
2 - QUY TRÌNH TIẾP NHẬN SINH VIÊN ĐẦU VÀO- QUẢN LÝ SINH VIÊN

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy chế tuyển sinh Đại học
  • Quyết định sinh viên trúng tuyển + Danh sách đính kèm

Nội dung thực hiện:

  • Tiếp nhận sinh viên đến đăng ký nhập học
  • Kiểm tra đối chiếu hồ sơ (các đối tượng ưu tiên tuyển sinh)
  • Tiếp nhận xử lý các trường hợp bảo lưu
  • Tổng kết danh sách sinh viên nhập học
  • Tạo dữ liệu sinh viên mới trong phần mềm quản lý Edusoft
  • Tạo mã sinh viên quản lý theo Khoa, ngành, chương trình

Kết quả ra:

  • QĐ + danh sách sinh viên trung tuyển nhập học
  • Danh sách lớp sinh viên (phân lớp chủ nhiệm)
  • Danh sách + dữ liệu sinh viên theo ngành, Khoa/Bộ môn
  • Danh sách sinh viên bảo lưu kết quả tuyển sinh theo quy định

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1 Tiếp nhận sinh viên đến nhập học :

–       Đối chiếu các thủ tục giấy tờ cần thiết: hộ khẩu, các giấy tờ liên quan đến đối tượng ưu tiên tuyển sinh

–       Hướng dẫn sinh viên dự thi xếp lớp tiếng Anh

–       Nhận ảnh làm thẻ thư viện

–       Cung cấp thông tin liên quan đến lịch học

PĐT 15/8 – tháng 10 Danh sách cập nhật liên tục, gủi thông tin đến BGH, Khoa/Bộ môn hàng ngày
2 Xử lý dữ liệu sinh viên vào phần mềm quản lý, tạo mã, lớp : quản lý theo ngành, chương trình, khoa/Bộ môn ĐT
3 Trình BGH QĐ + Danh sách sinh viên trúng tuyển nhập học
4 Gửi QĐ+ Danh sách:

–       Các Khoa/Bộ môn, Phòng liên quan

–       Ban Đại học& Sau Đại học

QĐ+ Danh sách
4 - QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG GIẢNG VIÊN THỈNH GIẢNG_TRONG NƯỚC

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT:

Căn cứ thực hiện:

  • Căn cứ trên Thời khóa biểu cụ thể của từng học kỳ;
  • Căn cứ trên danh sách GV thỉnh giảng từng học kỳ đã được BGH phê duyệt;
  • Căn cứ tỷ giá thanh toán của từng học kỳ do phòng KHTC quy định.

Nội dung thực hiện:

  • Làm hợp đồng GV thỉnh giảng cho các môn chung (phòng ĐTĐH quản lý);
  • Kiểm tra tính chính xác của hợp đồng GV thỉnh giảng các môn do Khoa/BM quản lý;
  • Chuyển hợp đồng cho GV ký và nhận lại;
  • Gửi hợp đồng hoàn chỉnh đến các bộ phận liên quan:
  • GV: để lưu giữ;
  • Phòng KHTC: để thanh toán cho GV;
  • Khoa/BM quản lý: để lưu;
  • Phòng ĐTĐH: để lưu trữ;

Kết quả ra:

  • Hợp đồng giảng dạy của giảng viên

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị

thực hiện

Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/

BM

1 Lên danh  GV thỉnh giảng trong học kỳ ĐTĐH Đầu

học kỳ

Mẫu danh sách hợp đồng theo học kỳ Danh sách in từ phần mềm Ed
2 Chuẩn bị mẫu hợp đồng cho từng học kỳ và gửi mẫu cho Thư ký các Khoa/BM ĐTĐH Đầu học kỳ Mẫu hợp đồng GV thỉnh giảng Hợp đồng bằng tiếng Việt: 02 bản

Hợp đồng bằng tiếng Anh: 02 bản

3 Thực hiện hợp đồng cho các môn chung do phòng ĐTĐH quản lý và trình ký lãnh đạo phòng ĐTĐH 2 tuần đầu học kỳ
4 Chuyển hợp đồng các môn chung cho GV ký ĐTĐH 2 tuần đầu học kỳ
5 Nhận và Kiểm tra tính chính xác của hợp đồng GV thỉnh giảng các môn do Khoa/BM quản lý: Thông tin kiểm tra gồm: thời hạn HĐ, số tiết giảng dạy, đơn giá theo học hàm-học vị, giá trị hợp đồng,… ĐTĐH 2 tuần đầu học kỳ ·    Nếu đúng: trình ký lãnh đạo phòng ĐTĐH;

·    Sai: chuyển Khoa/BM chỉnh sửa lại;

6 Nhận lại hợp đồng GV đã ký: Lấy số cho HĐ (theo số DS hợp đồng đã lập), photo, đóng dấu gửi các bên liên quan ĐTĐH 2 tuần đầu học kỳ ·    Phòng ĐTĐH: 1 cặp bản chính không đóng dấu (1 Anh + 1 Việt);

·    Phòng KHTC: 01 bản sao tiếng Việt đóng dấu;

·    GV: 01 cặp bản chính có đóng dấu (1 Anh + 1 Việt);

·    Khoa/BM: 01 cặp bản sao có đóng dấu (1 Anh + 1 Việt);

5 - QUY TRÌNH LẬP HỢP ĐỒNG GIẢNG DẠY VỚI CƠ SỞ BÊN NGOÀI

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT:

Căn cứ thực hiện:

  • Căn cứ trên Thời khóa biểu, số lượng sinh viên
  • Đề xuất của Khoa/Bộ môn
  • Chương trỉnh đào tạo

Nội dung thực hiện:

  • Trình Ban Giám hiệu phê duyệt
  • Lập hợp đồng
  • Theo dõi quyết toán , thanh lý hợp đồng

Kết quả ra:

  • Hợp đồng, biên bản thanh lý

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị

thực hiện

Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/

BM

1 Căn cứ tình hình thực tế về giảng viên, cơ sở vật chất

Căn cứ chương trình đào tạo, thời khóa biểu học kỳ

Đề xuất việc thuê hợp đồng giảng dạy bên ngoài

ĐTĐH Khoa/Bộ môn 02 tuần đầu tiên của học kỳ Mẫu hợp đồng giảng dạy với TTLLCT Số lượng SV các môn học phải fix chính xác
2 Rà soát chi phí, các yêu cầu về thủ tục tài chính

Làm tờ trình xin ý kiến Ban Giám hiêu

ĐTĐH
3 Lập hợp đồng

–       Chuyển Phòng KHTC

–       Trình ký

ĐTĐH
4 Chuyển hợp đồng cho cơ sở bên ngoài

Theo dõi việc thực hiện

ĐH ĐH
5 Chuyển biên bản nghiệm thu thanh lý HĐ cho TTLLCT ký ĐTĐH
6 Nhận lại biên bản nghiệm thu thanh lý HĐ và chuyển KHTC thanh toán phần còn lại ĐTĐH
6 - QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG THUÊ MƯỚN NÔI THỰC HÀNH

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT:

Căn cứ thực hiện:

  • Căn cứ trên Thời khóa biểu cụ thể của các môn học thể dục trong từng học kỳ;
  • Căn cứ duyệt chi kinh phí hoạt động thường xuyên hàng năm do BGH phê duyệt;
  • Căn cứ trên báo giá của nơi cho thuê sân bãi;

Thời gian thực hiện: trong tuần đầu tiên của mỗi học kỳ

Nội dung thực hiện:

  • Làm hợp đồng thuê mướn sân tập để giảng dạy các môn giáo dục thể chất;

Kết quả ra:

Thanh toán giá trị hợp đồng theo đúng tiến độ quy định trong hợp đồng;

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị

thực hiện

Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/

BM

1 Liên hệ nhận báo giá từ trường ĐH TDTT ĐTĐH Trước khi bắt đầu học kỳ
2 Làm tờ trình trình BGH xin phê duyệt chủ trương, kinh phí thuê sân ĐTĐH Trước khi bắt đầu học kỳ
3 Thực hiện hợp đồng thuê sân, quyết định chỉ định đơn vị và trình ký BGH ĐTĐH Trước khi bắt đầu học kỳ Hợp đồng thuê sân bãi
4 Chuyển hợp đồng cho trường TDTT ký ĐTĐH Trước khi bắt đầu học kỳ
5 Nhận hợp đồng đã ký và chuyển KHTC thanh toán. ĐTĐH Trước khi bắt đầu học kỳ
8 - QUY TRÌNH XỬ LÝ, LƯU TRỮ KẾT QUẢ HỌC TẬP CỦA SINH VIÊN

1.Bảng mô tả chi tiết quy trình xử lý điểm:

    • Căn cứ:
      • Văn bản pháp quy về Đào tạo
      • Quy chế đào tạo theo học chế tín chỉ – Bậc Đại học.
      • Thời khóa biểu toàn trường từng học kỳ.
      • Lịch thi giữa kỳ và cuối kỳ toàn trường từng học kỳ.
      • Đề cương chi tiết các môn học.
      • Bảng điểm từng môn thi.
    • Nội dung thực hiện:
      • Xử lý điểm thi giữa kỳ/cuối kỳ, điểm môn học, điểm học kỳ, điểm tích lũy
      • Xử lý thay đổi điểm.
      • Thực hiện yêu cầu khác về điểm: chuyển điểm cho sinh viên trao đổi.
      • Cấp bảng điểm cho sinh viên.
    • Kết quả ra:
      • Điểm tổng kết từng môn học.
      • Điểm trung bình tích lũy (GPA) theo học kỳ và toàn khóa.

 

STT Mô tả Nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng/TT Khoa/BM
A. Xử lý điểm thi Giữa kỳ/ Cuối kỳ:          
 1 –  Phối hợp cùng chuyên viên Tổ chức thi xuất File nhập điểm các môn thi từ hệ thống quản lý Edusoft.

–  Gửi File nhập điểm, thời hạn nộp điểm, hướng dẫn nhập và nộp điểm cho các Khoa/BM liên quan.

PĐTĐH 2 tuần trước tuần thi Form 1 (giữa kỳ).

Form 2 (cuối kỳ).

Hướng dẫn nhập và nộp điểm.

Bảng thời hạn nộp điểm.

 2 –  Giảng viên nhập điểm vào File Form 1/ Form 2 và gửi về Khoa/ BM.

–  Giảng viên gửi bản in Form 1/Form 2 về Khoa/ BM.

–  Khoa/BM gửi File Form 1/ Form 2 và bản in điểm về P.Đào tạo.

–  Khoa/BM dán thông báo kết quả điểm cho sinh viên.

–  Giảng viên thỉnh giảng do P.Đào tạo mời trực tiếp gửi điểm về P.Đào tạo.

Khoa/BM

Giảng viên

–  Thời hạn nộp điểm: Trong vòng 15 ngày sau ngày thi của môn học.

–  Thời gian dán thông báo kết quả: trong vòng 05 ngày.

–  Thời hạn công bố điểm trên Edusoft web: sau khi nhận điểm  từ Khoa/BM.

  –  Việc công bố điểm cho sinh viên trên Edusoft Web sẽ thực hiện khi P. Đào tạo nhận đủ File điểm, bản in File điểm của môn học.

–  Trường hợp SV liên kết cần điểm sớm để chuyển tiếp, thời hạn nộp điểm có thể thay đổi sớm hơn quy định.

 3 –  Nhập File điểm vào hệ thống quản lý Edusoft.

–  Công bố điểm lên Edusoft Web: điểm từng môn học, điểm trung bình học kỳ và tín chỉ tích luỹ học kỳ.

PĐTĐH
 4 –  Nhắc điểm các trường hợp nộp điểm trễ hạn. PĐTĐH –  Lần 1: vào thứ 2 của tuần lễ sau tuần lễ thi giữa kỳ/ cuối kỳ

–  Lần 2: 15 ngày sau khi kết thúc tuần lễ thi (cũng là thời hạn cho môn thi sau cùng nộp điểm)

 5 –  Scan và lưu bản in File điểm trên máy tính.

–  Lưu bản in File điểm vào còng theo học kỳ.

Đào tạo ĐH Sau khi nhận điểm  từ Khoa/BM
B.

Xử lý thay đổi điểm:

         
  1 Phúc khảo điểm thi cuối kỳ
1.1 –  Sinh viên có nhu cầu phúc khảo điểm cuối kỳ nộp đơn tại P. Đào tạo Sinh viên Trong vòng 01 tuần kể từ ngày công bố điểm môn học Grade Appeal Form
1.2  

–  Gửi bản in phúc khảo theo môn về Khoa/ BM liên quan.

PĐTĐH
1.3 –  Khoa/BM nộp kết quả phúc khảo điểm về P. Đào tạo. Khoa/Bộ môn Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày nhận đơn  
1.4 –  P. Đào tạo nhập kết quả phúc khảo điểm vào hệ thống Edusoft.

–  Cập nhật lại điểm môn học phúc khảo, điểm trung bình học kỳ và tín chỉ tích luỹ học kỳ.

–  Công bố kết quả phúc khảo điểm lên Edusoft web.

–  Thông báo bộ phận Thời khoá biểu và Đăng ký môn học các trường hợp phúc khảo điểm dẫn đến thay đổi trình độ Anh văn IE.

–  Thông báo bộ phận xét học bổng và xử lý học vụ, bộ phận xét tốt nghiệp kiểm tra ảnh hưởng nếu điểm thay đổi sau phúc khảo.

PĐTĐH Sau khi nhận kết quả phúc khảo từ Khoa/ BM
  2 Điều chỉnh điểm từ Giảng viên          
2.1 –  Giảng viên có nhu cầu điều chỉnh điểm, nộp bản điểu chỉnh về P. Đào tạo. Khoa/Bộ môn, giảng viên Score changing Lãnh đạo Khoa/Bộ môn ký xác nhận yêu cầu thay đổi của GV
2.2 –  P. Đào tạo nhập điều chỉnh điểm vào hệ thống Edusoft.

–  Cập nhật lại điểm môn học có điều chỉnh điểm, điểm trung bình học kỳ và tín chỉ tích luỹ học kỳ.

–  Công bố kết quả điều chỉnh điểm lên Edusoft web.

–  Thông báo bộ phận Thời khoá biểu và Đăng ký môn học các trường hợp điều chỉnh điểm dẫn đến thay đổi trình độ Anh văn IE.

–  Thông báo bộ phận xét học bổng, xử lý học vụ, bộ phận xét tốt nghiệp kiểm tra ảnh hưởng của điều chỉnh điểm.

ĐTĐH Sau khi nhận điều chỉnh điểm từ Khoa/ BM
C. Xử lý quy đổi kết quả các môn học ngoài trường:
1 –  Phòng Đào tạo nhận yêu cầu xử lý quy đổi kết quả các môn học ngoài trường từ:

·   Phòng Quan hệ đối ngoại: đối với sinh viên đi học trao đổi.

·   Hoặc sinh viên chuyển từ trường khác sang có yêu cầu quy đổi điểm các môn đã học.

ĐTĐH, QHĐN Khoa/ BM có sinh viên có nhu cầu quy đổi kết quả điểm môn học Sau khi nhận yêu cầu quy đổi điểm phát sinh Request Form Việc xét tính chất tương đương và quy đổi kết quả do Khoa/BM thực hiện.
2 –  Phòng Đào tạo trình Ban Giám Hiệu về các trường hợp quy đổi kết quả điểm.

–  Chuyển điểm quy đổi vào hệ thống quản lý Edusoft; cập nhật điểm trung bình và tín chỉ tích lũy cho sinh viên.

ĐTĐH Sau khi nhận được phê duyệt về cách thức quy đổi kết quả điểm
D. Công bố kết quả          

1.

– Công bố trên Website

– In bảng điểm (theo yêu cầu)

ĐTĐH Khoa/ BM liên quan . Bảng điểm theo học kỳ  
E Lưu trữ kết quả học tập của sinh viên ĐTĐH lưu trữ file, bảng điểm Bài thi File và kết quả lưu vĩnh viễn

Bài thi lưu theo quy định

2.Công văn/ Biểu mẫu áp dụng:

Stt Tên công văn/ Biểu mẫu áp dụng Mô tả
1 Văn bản pháp quy về Đào tạo – Đại học Quốc gia TP.HCM
2 Quy chế đào tạo theo học chế tín chỉ – Bậc Đại học Chương I, mục 5.2, trang 2

Chương III

3 Đề cương chi tiết các môn học
4 Tờ trình liên quan Trường hợp giảng viên có cách đánh giá môn học khác với Quy chế, Đề cương chi tiết môn học.
5 Lịch thi giữa kỳ và cuối kỳ toàn trường (Midterm/ Final Examination Schedule)
6 Form 1: Midterm Examination Grade (Bảng nhập điểm Midterm) Bao gồm:

+ Form 1: hướng dẫn nhập điểm vào File, chữ ký giảng viên vào điểm.

+ Mẫu File nhập điểm giữa kỳ.

7 Form 2: Final Examination Grade (Bảng nhập điểm Assignment và Final) Bao gồm:

+ Form 1: hướng dẫn nhập điểm vào File, tỷ lệ điểm thành phần, chữ ký giảng viên vào điểm.

+ Mẫu File nhập điểm cuối kỳ.

8 Hướng dẫn nhập và nộp điểm thi Midterm/Final
9 Grade Appeal Form Đơn phúc khảo điểm.
10 Score changing Đơn điều chỉnh điểm.
11 Transcript Request Đơn yêu càu cấp bảng điểm.
12 Request Form Đơn yêu cầu khác.
10 - QUY TRÌNH XÉT TỐT NGHIỆP

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy chế học chế tín chỉ
  • Danh sách sinh viên đã bảo vệ luận văn tốt nghiệp
  • Chương trình đào tạo (tiêu chí tốt nghiệp)

Nội dung thực hiện:

  • Xét tốt nghiệp

Kết quả ra:

  • Danh sách sinh viên tốt nghiệp
  • Danh sách sinh viên tốt nghiệp có điều kiện (còn thiếu đk sẽ cập nhật tình trạng : thiếu chứng chỉ tiếng Anh, GDQP, GDTC, cập nhật điểm)

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1 Căn cứ danh sách sinh viên đã làm luận văn tốt nghiệp, xét tốt nghiệp sơ bộ PĐT 1 tuần sau khi có điểm tất cả các môn học -DSSV tot nghiep.pdf

-DSSV khong tot nghiep.pdf

Bằng phần mềm Edusoft
2 Kiểm tra kết quả xét tốt nghiệp  sơ bộ:

–       Nhắc nhở sinh viên nộp các chứng chỉ để hoàn tất điều kiện tốt nghiệp

–       Đề xuất các trường hợp đặc biệt (nếu có): các môn thay thế …

PCTSV Khoa/Bộ môn có SV 1 tuần sau khi xét tốt nghiệp sơ bộ PCTSV kiểm tra bằng TN PTTH
3 Phản hồi thông tin về kết quả xét tốt nghiệp trình Hội đồng xét tốt nghiệp Khoa/Bộ môn có sv TN 3 ngày Gửi về Phòng Đào tạo
4 Tổng hợp ý kiên phản hồi từ các Khoa/Bộ môn, cập nhật dữ liệu

Xét tốt nghiệp

Chuẩn bị nội dung, xin thành lập HĐXTN

PĐT Khoa/Bộ môn có sv TN 3 ngày sau khi nhận phản hồi từ Khoa/Bộ môn
5 Họp HĐXT nghiệp thông qua danh sách sinh viên tốt nghiệp:

–       SV tốt nghiệp

–       SV tốt nghiệp có điều kiện (còn thiết CC, cập nhật điểm…

PĐT Có SV TN 1 ngày BGH
6 Lập danh sách trình BGH ra QĐ SV tốt nghiệp theo kết luận HĐ.

In giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, cấp phát theo danh sách sv tốt nghiệp.

PĐT 2 ngày sau khi họp hội đồng xét TN -Danh sach sv tot nghiep.docx
7 Làm thống kê, gửi xin phôi bằng ĐHQG:

–       Quyết định công nhận danh sách sinh viên tốt nghiệp của các Khoa/Bộ môn

–       Công văn xin cấp phôi bằng

–       Biên bản thống kê phôi bằng

–       Các bổ sung theo yêu cầu của Đại Học Quốc Gia – Tp.HCM

 

PĐT 3 ngày sau khi BGH duyệt DSSV tốt nghiệp  

– QD_CongNhanTN.doc

– CV_TkeVanBang.doc

– CV_XinCapPhoiBang.doc

– Mau BM 02A_Bien ban kiem ke su dung VB tai CSDT.doc

– Mau BM 05A_Thong ke xep loai SV TN.doc

 

8 Liên tục cập nhật dữ liệu tốt nghiệp, trình BGH ra QĐ tốt nghiệp gửi xin phôi bằng ĐHQG PĐT
11 - QUY TRÌNH IN, CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định về việc cấp phát văn bằng chứng chỉ
  • QĐ sinh viên tốt nghiệp
  • Phôi bằng tốt nghiệp

Nội dung thực hiện:

  • Chuẩn bị dữ liệu để in phôi bằng
  • In bằng
  • Vào sổ văn bằng
  • Cấp văn bằng
  • Công khai thông tin tốt nghiệp

Kết quả ra

  • Danh sách in phôi bằng có phê duyệt của Ban Giám hiệu (căn cứ vào QĐTN) có đầy đủ thông tin theo quy định về cấp văn bằng chứng chỉ
  • Sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ
  • Dữ liệu công khai thông tin tốt nghiệp

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1 Chuẩn bị dữ liệu  in bằng gồm đầy đủ thông tin theo quy định trình BGH phê duyệt danh sách in bằng PĐT 5 ngày sau khi nhận phôi bằng Tổ chức kiểm tra chéo

 

2 Nhận danh sách và phôi bằng, in ấn Tổ in bằng 2 ngày sau khi duyệt danh sách in bằng In theo quy trình được duyệt
3 Dán ảnh , Trình ký đóng mộc PĐT 4 ngày sau khi in văn bằng
4 Tiến hành cấp phát văn bằng. Người nhận:

–       Sinh viên: phải có thẻ sinh viên

–       Nhận thay: phụ huynh, anh chị em ruột. Phải có giấy ủy quyền, CMND của người đến nhận, thẻ sv

PĐT K/BM có sinh viên TN
5 Công khai danh sách svtn lên Website theo quy định PĐT 2 ngày sau khi hoàn tất in ấn, vào sổ cấp bằng
6 Vào sổ, lưu trữ văn bằng:

–       Số văn bằng, ký hiệu văn bằng đã câp

–       Số  văn bằng, ký hiệu văn bằng còn tồn, lưu trữ.

–       Vào sổ theo dõi việc lưu trữ phôi văn bằng: còn tồn, đã cấp

PĐT 2 ngày sau khi chuẩn bị dữ liệu in bằng -Mau so cap van bang TN.docx Theo quy định của Qui chế Văn bằng chứng chỉ
12 - QUY TRÌNH XÉT HỌC BỔNG

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy chế học chế tin chỉ
  • Quy định về học bổng tuyển sinh
  • Kết quả tuyển sinh
  • Kết quả học tập học kỳ

Nội dung:

  1. Học bổng tuyển sinh:
  2. Học bổng khen thưởng vượt khó
  3. Học bổng khuyến khích học tập

Kết quả:

  • Quyết định và danh sách học bổng tuyển sinh.
  • Quyết định và danh sách học bổng khen thưởng vượt khó
  • Quyết định và danh sách học bổng khuyến khích học tập.
  • Giấy xác nhận học bổng.
Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1. Học bổng tuyển sinh
1.1 Xét lần đầu:

– Dựa vào:

—  Thí sinh thi tuyển: Xét dựa trên tổng điểm thi Đại học 3 môn.

—  Thí sinh tuyển thẳng: Xét dựa trên giải thưởng học sinh giỏi.

– Gửi thông báo mời sinh viên đạt học bổng tuyển sinh nhập học.

P.ĐTĐH Sau khi có kết quả tuyển sinh Đại học.

 

 TB HBTS
1.2 –   Dựa vào: danh sách SV nhập học và hoàn thành học phí tạm thu.

–   Lập danh sách SV đạt học bổng tuyển sinh trình lãnh đạo phòng.

–   Trình Ban giám hiệu Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng tuyển sinh

–   Gửi danh sách Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng tuyển sinh đến Khoa/Bộ môn, P.KHTC.

–   Đăng danh sách trên EdusoftWeb và dán trước phòng Đào tạo để thông báo sinh viên.

P.ĐTĐH

P.KHTC

Khoa/Bộ môn có SV. 1 tuần sau ngày kết thúc nhận hồ sơ nhập học.  QĐ HBTS1 (đính kèm DS HBTS1)
1.3 Xét lần thứ 2 trở đi:

– Dựa vào:

—  Bảng điểm học kỳ.

—  Thời khóa biểu học kỳ.

·      Danh sách sinh viên xin tạm dừng, xin thôi học, chuyển tiếp, tốt nghiệp, bị đuổi học vì vi phạm kỷ luật.

·      Thông báo về học bổng tuyển sinh

– Xét học bổng tuyển sinh

– Trình danh sách lãnh đạo phòng xem xét.

– Trình Ban giám hiệu Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng tuyển sinh

– Gửi danh sách Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng tuyển sinh đến Khoa/Bộ môn, P.KHTC.

– Đăng danh sách trên EdusoftWeb và dán trước phòng Đào tạo để thông báo sinh viên.

P.ĐTĐH

P.KHTC

Khoa/Bộ môn có SV. Sau khi có đầy đủ điểm học kỳ của sinh viên đạt HBTS. QĐ HBTS2 (đính kèm DS HBTS2)

 

1.4 Tổ chức phần trao học bổng tuyển sinh trong buổi lễ khai giảng:

–   Chuẩn bị danh sách, hình SV đạt học bổng làm silde trình chiếu.

–   Dự trù kinh phí.

–   In giấy khen học bổng, ép gỗ bằng khen.

–   Sơ đồ chỗ ngồi cho SV nhận HBTS.

–   Danh sách SV lên sân khấu nhận HBTS.

–   Gửi công văn Khoa/Bộ môn v/v thông báo SV tập huấn và tham dự lễ khai giảng.

–   Đăng thông báo trên EdusoftWeb và dán trước phòng Đào tạo để thông báo sinh viên.

P.ĐTĐH

 

Khoa/Bộ môn có SV. 2 tuần trước buổi lễ khai giảng. CV TBHBTS

GiaykhenHBTS

2. Học bổng khen thưởng vượt khó
2.1

 

Xét lần đầu:

– Dựa vào: SV có hoàn cảnh đặc biệt.

– Trình danh sách lãnh đạo phòng xem xét.

– Trình Ban giám hiệu Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng khen thưởng vượt khó.

– Gửi danh sách Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng khen thưởng vượt khó đến Khoa/Bộ môn, P.KHTC.

– Đăng danh sách trên EdusoftWeb và dán trước phòng Đào tạo để thông báo sinh viên.

P.ĐTĐH

P.KHTC

Khoa/Bộ môn có SV. Khi SV nộp đơn QĐ HBKTVK
2.2 Xét lần 2 trở đi:

–       Dựa vào:

—  Tiêu chí học bổng khen thưởng vượt khó.

—  Thời khóa biểu học kỳ.

·      Danh sách sinh viên xin tạm dừng, xin thôi học, chuyển tiếp, tốt nghiệp, bị đuổi học vì vi phạm kỷ luật.

– Xét học bổng khen thưởng vượt khó

– Trình danh sách lãnh đạo phòng xem xét.

– Trình Ban giám hiệu Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng khen thưởng vượt khó.

– Gửi danh sách Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng khen thưởng vượt khó đến Khoa/Bộ môn, P.KHTC.

– Đăng danh sách trên EdusoftWeb và dán trước phòng Đào tạo để thông báo sinh viên.

P.ĐTĐH

P.KHTC

Khoa/Bộ môn có SV. 2 tuần sau khi SV có TKB học kỳ.
3.

Học bổng khuyến khích học tập

– Dựa vào:

—  Tiêu chí xét học bổng khuyến khích học tập.

—  Bảng điểm học kỳ sinh viên.

—  Bảng điểm toàn quá trình học sinh viên.

—  Thời khóa biểu học kỳ.

—  Danh sách SV đạt học bổng tuyển sinh, vượt khó.

·      Danh sách sinh viên xin tạm dừng, xin thôi học, chuyển tiếp, tốt nghiệp, bị đuổi học vì vi phạm kỷ luật.

–  Xét học bổng khuyến khích học tập.

– Trình danh sách lãnh đạo phòng xem xét.

– Trình Ban giám hiệu Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng khuyến khích học tập.

– Gửi danh sách Quyết định và danh sách sinh viên đạt học bổng khuyến khích học tập đến Khoa/Bộ môn, P.KHTC.

– Đăng danh sách trên EdusoftWeb và dán trước phòng Đào tạo để thông báo sinh viên.

P.ĐTĐH

P.KHTC

Khoa/Bộ môn có SV. Thời gian xét: 3 tuần trước tuần SP trong lịch năm học. (sau khi có đầy đủ điểm).

Thời gian công bố: tuần SP trong lịch năm học.

QĐ HBKKHT

(đính kèm DS HBKKHT (xuất từ Edusoft))

4.

Giấy xác nhận học bổng

– Nhận đơn xin xác nhận học bổng

– Kiểm tra tình trạng SV, loại học bổng và học kỳ SV đạt.

– Trình lãnh đạo giấy xác nhận học bổng

– Gửi bộ phận tiếp SV để cấp cho SV.

P.ĐTĐH Sau 2 ngày khi SV làm đơn.

 

Student Certificate Form

– GiayXNHB

13 - QUY TRÌNH XỬ LÝ HỌC VỤ

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy chế đào tạo theo học chế tín chỉ – Bậc đại học.
  • Thời khóa biểu từng học kỳ của từng sinh viên (Kết quả đăng ký môn học)
  • Bảng điểm từng học kỳ của từng sinh viên
  • Danh sách sinh viên chưa đóng học phí
  • Danh sách sinh viên xin tạm dừng, xin thôi học, chuyển tiếp, tốt nghiệp, bị đuổi học vì vi phạm kỷ luật.

Nội dung thực hiện: 

  1. Cảnh cáo học vụ đối với sinh viên học lực yếu
  2. Cảnh cáo học vụ đối với sinh viên chưa hoàn thành học ph
  3. Đình chỉ học tập
  4. SV xin nhập học lại

Kết quả ra:

  • Quyết định và danh sách cảnh cáo học vụ (đối với sinh viên học lực yếu).
  • Quyết định và danh sách cảnh cáo học vụ (đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí)
  • Quyết định và danh sách xử lý đình chỉ học tập.
  • Tờ trình tiếp nhận lại sinh viên bị đình chỉ học tập.

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1  – Dựa vào:

—  Bảng điểm học kỳ.

—  Danh sách SV xin thôi học, chuyển tiếp, tốt nghiệp, bị đuổi học vì vi phạm kỷ luật

– Xét xử lý cảnh cáo học vụ (đối với sinh viên học lực yếu).

– Trình danh sách lãnh đạo phòng xem xét.

P.ĐTĐH 2 tuần trước tuần SP trong lịch năm học. (sau khi có đầy đủ điểm) CCHV 1

 

– Dựa vào:

—  Bảng theo dõi tình hình nợ học phí.

—  SV được gia hạn học phí, SV đạt học bổng tuyển sinh được gắn ngoại lệ.

– Xét xử lý cảnh cáo học vụ (đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí).

– Trình danh sách lãnh đạo phòng xem xét.

-Gửi danh sách cảnh cáo học vụ (đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí) đến phòng KHTC kiểm tra.

P.ĐTĐH

P.KHTC

1 tuần trước tuần SP trong lịch năm học. CCHV 2

 

– Dựa vào:

·      Thời khóa biểu từng học kỳ của từng sinh viên (Kết quả đăng ký môn học)

·      Bảng điểm từng học kỳ của từng sinh viên

·      Danh sách sinh viên chưa đóng học phí

·      Danh sách sinh viên xin tạm dừng, xin thôi học, chuyển tiếp, tốt nghiệp, bị đuổi học vì vi phạm kỷ luật.

-Xét xử lý đình chỉ học tập (đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí).

– Trình danh sách lãnh đạo phòng xem xét.

P.ĐTĐH Khoa/Bộ môn có SV 2 tuần trước tuần SP trong lịch năm học. ĐCHT
2 Làm tờ trình Ban giám hiệu và xin lịch họp về việc xử lý học vụ. P.ĐTĐH Tuần SP trong lịch năm học.
– Gửi danh sách đình chỉ học tập xuống Khoa/Bộ môn kiểm tra rà soát.

– Tổng hợp lại danh sách từ Khoa/Bộ môn chuẩn bị họp xử lý học vụ

Khoa/Bộ môn có SV 1 tuần trước tuần SP trong lịch năm học.
3 Tổ chức Họp Hội đồng xử lý học vụ:

–       Trình danh sách xử lý học vụ: Cảnh cáo, đình chỉ

–       Các Khoa/Bộ môn trình bày các trường hợp đặc biệt

PĐTĐH Các Khoa/BM Ban GH chủ trì
4 Trình ban giám hiệu:

—  Biên bản cuộc họp xử lý học vụ.

—  Quyết định và danh sách cảnh cáo học vụ (đối với sinh viên học lực yếu).

—  Quyết định và danh sách cảnh cáo học vụ (đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí)

—  Quyết định và danh sách xử lý đình chỉ học tập.

P.ĐTĐH 1 ngày sau khi họp xử lý học vụ. – QĐ CCHV1 (đính kèm danh sách CCHV1)

– QĐ CCHV2 (đính kèm danh sách CCHV2)

– QĐ ĐCHT (đính kèm danh sách ĐCHT)

5 Thông báo đến SV các Quyết định và danh sách đã được Ban giám hiệu phê duyệt:

– Gửi đến Khoa/Bộ môn, các bộ phận liên quan.

– Dán trước bảng thông báo ở phòng Đào tạo Đại học.

– Đăng trên EdusoftWeb.

P.ĐTĐH Khoa/Bộ môn có SV 1 ngày sau khi Ban giám hiệu phê duyệt danh sách
6 Gửi thư thông báo đến gia đình SV về việc xử lý học vụ P.ĐTĐH – TB CCHV1

– TB CCHV2

– TB ĐCHT

7 Xử lý nhập học lại:

–       SV làm đơn nhập học lại nộp tại Khoa/Bộ môn.

–       Nhận đơn nhập học lại từ Khoa/Bộ môn:

  • Kiểm tra tình trạng SV: học lực, thời gian học còn lại, số tín chỉ chưa hoàn thành…
  • Làm tờ trình BGH tiếp nhận lại SV bị đình chỉ học tập.
  • Gửi tờ trình cho các bộ phận liên quan.
  • Bộ phận QLSV gán tình trạng SV được nhập học lại vào Edusoft.
  • Kiểm tra TKB của SV

–       Gửi tờ trình về Khoa/Bộ môn và thông báo cho SV.

P.ĐTĐH Khoa/Bộ môn có SV 5-7 ngày sau khi SV làm đơn
14 - QUY TRÌNH XIN BẢO LƯU KẾT QUẢ THI TUYỂN SINH_TÂN SINH VIÊN

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT:

Căn cứ thực hiện:

  • Quy chế tuyển sinh của Bộ GDĐT;
  • Quy chế học vụ của trường ĐH Quốc Tế;
  • Danh sách sinh viên trúng tuyển vào trường ĐH Quốc Tế kỳ thi tuyển sinh đại học hàng năm;
  • Căn cứ trên đơn xin bảo lưu kết quả tuyển sinh của SV/PH;

Nội dung thực hiện:

  • Kiểm tra thông tin trúng tuyển của SV, lý do xin bảo lưu;
  • Trình xin ý kiến BGH, Ra quyết định trình ký BGH phê duyệt;
  • Gửi Quyết định cho các bên liên quan;
  • Cập nhật hệ thống Quản lý SV;

Kết quả ra:

  • QĐ bảo lưu

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị

thực hiện

Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
CV SV/PH
1 –  SV/PH nhận, thực hiện  đơn xin bảo lưu kết quả thi tuyển sinh nộp tại Phòng ĐTĐH;

–  SV/PH điền thông tin xin bảo lưu, ghi rõ lý do (có kèm minh chứng);

–  Đơn xin bảo lưu phải có chữ ký xác nhận của phụ huynh SV và số điện thoại liên hệ;

SV/PH Chậm nhất sau ngày thông báo nhập học 15 ngày Đơn xin bảo lưu kết quả thi tuyển sinh

Biên nhận

Lưu ý: nộp xong phải nhận biên nhận
3 kiểm tra đơn, thông tin TS của SV, lý do xin bảo lưu, học phí của SV,…

Tập hợp đơn, lên danh sách làm tờ trình xin ý kiến BGH

CV Sau khi kết thúc thời hạn nhận đơn
4 –      BGH đồng ý: Ra QĐ bảo lưu, trình ký, cập nhật

–      Không đồng ý: thông báo cho sinh viên

CV 7 ngày kể từ ngày hết hạn bảo lưu
5 Thông báo QĐ: sinh viên . ĐHQG CV Ngay khi có QĐ
16 - QUY TRÌNH SINH VIÊN XIN CHUYỂN NGÀNH – CHUYỂN CHƯƠNG TRÌNH

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT:

Căn cứ thực hiện:

  • Quy chế học vụ của trường ĐH Quốc Tế;
  • Căn cứ trên chỉ tiêu tuyển sinh và điểm chuẩn của từng ngành/chương trình đã được ĐHQG HCM phê duyệt hàng năm;
  • Số lượng sinh viên của Khoa//Bộ môn
  • Căn cứ trên đơn xin chuyển ngành – chuyển CT của SV;
  • Căn cứ trên đề nghị của Khoa/BM SV xin chuyển đến và chuyển đi;

Nội dung thực hiện:

  • Kiểm tra tình trạng của sinh viên: điểm chuẩn, điểm trúng tuyển, khối thi, chỉ tiêu ngành xin chuyển, lý do xin chuyển , thời điểm xin chuyển;
  • Làm tờ trình trình BGH xem xét và phê duyệt;
  • BGH đồng ý: Tạo mã số SV mới, lớp mới cho SV, cập nhật hệ thống Quản lý SV;
  • Ra quyết định và thông báo cho SV, gửi quyết định cho các bên liên quan

Kết quả ra:

  • Quyết định chuyển ngành của sinh viên
  • danh sách SV đã cập nhật

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị

thực hiện

Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
CV SV
1 Sinh viên thực  hiện mẫu đơn chuyển ngành /chương trình nộp về Khoa/Bộ môn hoặc hòng Đào tạo, trong đơn đầy đủ thông tin:

–       Tên sinh viên, MSSV

–       Ngành muốn chuyển – lý do

–       Xac nhận đồng ý của Khoa/Bộ môn đi, đến

SV Đơn xin chuyển ngành-chuyển CT
2 KIểm tra và xử lý đơn sinh viên:

–       Điểm trúng tuyển, điểm GPA của sinh viên

–       Kiểm tra số lượng sinh viên, chỉ tiêu ngành

–       Làm tờ trình xin ý kiến của Ban Giám hiệu

ĐTĐH 3 ngày kể từ ngày nhận đơn sinh viên Tờ trình
3 Căn cứ phê duyệt của BGH:

–       Đồng ý: làm QĐ cho sinh viên, gửi QĐ đến các đối tượng liên quan: sinh viên, Khoa/Bộ môn đến, đi, phòng CTSV, KHTC, cập nhật dữ liệu

–       Không đồng ý: thông báo cho sinh viên

ĐTĐH Chậm nhất 2 ngày sau khi có phê duyệt từ Ban Giám hiệu QĐ, DS đính kèm
18 - QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định, quy trình mở ngành của ĐHQG:
  • Chiến lược mở ngành của trường ĐH Quốc tế

Nội dung thực hiện:

  • Thành lập Ban Đề án Xây dựng chương trinh đào tạo
  • Các thủ tục liên quan Đề án xây dựng chương trình Đào tạo: kiểm tra đế án đứng quy định, gửi phản biện, trình Ban Giám hiệu tổ chức Họp HĐKH&ĐT, làm CV trình ĐHQG, làm việc với ĐHQG về thủ tục.
  • Cập nhật phần mềm quản lý, triển khai thực hiện

Kết quả ra

  • Đề án xây dựng chương trỉnh đào tạo

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian chậm nhất hoàn thành Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1 Căn cứ nhu cầu mở ngành đào tạo của Khoa:

–       Tổ chức họp HĐKH&ĐT khoa thông qua định hướng mở ngành, nhân sự tham gia mở ngành

–       Trình BGH (thông qua P.ĐT) định hướng mở ngành, đề nghị nhân sự tham gia mở ngành

 

GV 5/9  

 

2 Phòng Đào tao trình Ban Giám hiệu ra QĐ về Ban Đề án mở ngành 9/9
3 –       Gửi về Khoa Quyết định về Ban Đề Án mở ngành

–       Kế hoạch công  việc mở ngành

 

4 Viết Đề án mở ngành 10/9 Quy định về mở ngành ĐT của ĐHQG
5 KIểm tra Đề án:

Nếu đã đầy đủ, đúng quy định:

–       Gửi xin ý kiến phản biện: 01 Academic, doanh nghiệp

Nếu chưa đạt: phản hồi các Khoa/Bộ môn sửa chữa

ĐTĐH 15/9
6  tổ chức họp HĐKHĐT để thông qua chương trình Đào tạo:

–       Phòng Đào tạo phối hợp với Thư ký HĐ chuẩn bị nội dung

–       Khoa/Bộ môn chuẩn bị trình bày trước Hội đồng

HĐKHĐT Ban Đề án 1-5/10
7 Căn biên bản họp HĐ , Rà soát điều chỉnh theo ý kiến dóng góp của HĐ Ban Đề án 20/10
Trình Ban Giám hiệu thông qua, ký duyệt CV gửi lên ĐHQG ĐTĐH 30/10
8 Phối hợp vói Khoa/Bô môn nhận phản hồi từ Ban Đại học & SĐH về Đề án, thực hiện các điêu chỉnh (nếu có) ĐTĐH Ban Đề án
9 Tham gia bảo vệ Đế án trước Hội đồng cấp trên ĐTĐH Ban Đề án Theo QĐ của ĐHQG Ban Đề án trình bày về chương trỉnh đào tạo
10 Căn cứ kết luận Hội đồng thực hiện các điều chỉnh (nếu có) Theo CV yêu càu của ĐHQG
11 Cập nhật chương trình Đào tạo vào phần mềm quản lý Edu, các công việc liên quan khác sau khi nhận được quyết định mở ngành của ĐHQG
19 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH AUT (NEW ZEALAND)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH AUT
  • Kết quả học tập giai đoạn 1

Nội dung thực hiện:

  • Xác định đối tượng chuyển tiếp
  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Tư vấn, hướng dẫn thủ tục chứng minh tài chính xin visa
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học
    • Visa du học
  • *Người phụ trách chính: Lâm Phương Linh – Văn phòng Điều phối
STT Nội dung công việc Đơn vị thực hiện Mốc thời gian Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn Đợt chuyển tiếp tháng 2 Đợt chuyển tiếp tháng 7      
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 6 Tháng 12 Trong tháng *Bảng điểm sinh viên

*Đăng ký thời khoá biểu

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

2 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp+ thủ tục tài chính xin visa P.ĐT-VPĐP Tháng 7 Tháng 1 1 buổi – Trong tuần thứ 1 của tháng * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form AU02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form AU03)
Gửi thư mời đến phụ huynh + sinh viên
3 Mở sổ tiết kiệm Phụ huynh sinh viên Tháng 8 Tháng 2 Trong tháng Tuỳ theo ngân hàng làm sổ tiết kiệm Hạn mức mở số tối thiểu là 750 triệu đồng, kỳ hạn mở sổ từ 2-3 tháng, mở sổ trước thời gian nộp hồ sơ xin visa 3 tháng (xem chi tiêt quy trình xin visa New Zealand)
4 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 8 Tháng 2 Trong tuần thứ 1 của tháng – Điền hồ sơ chuyển tiếp theo form của trường AUT
 – 1 hình thẻ khổ passport
– bản sao có công chứng passport
– Bảng điểm 2 năm tại IU
– IELTS
SV có kết quả thi TOEFL sẽ xem xét theo từng trường hợp
5 Gửi hồ sơ chuyển tiếp qua trường AUT P.ĐT-VPĐP Tháng 8 Tháng 2 Trong tuần thứ 2 của tháng Trường ĐHQT gửi
6 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp Trường AUT trực tiếp xử lý  

Tháng 9

Tháng 3 4-6 tuần kể từ khi nhận hồ sơ
7 SV gửi hồ sơ tài chính để nhà trường review P.ĐT-VPĐP Tháng 9 Tháng 3 Trong tháng – Bản sao các hồ sơ tài chính (xem chi tiết danh mục hồ sơ tài chính cần chuẩn bị tại biểu hướng dẫn chứng minh tài chính – Form AU04)
8 Phản hồi cho sinh viên về hồ sơ tài chính P.ĐT-VPĐP Tháng 9 Tháng 3 Trong tháng
9 Nhận Offer of Place (thư mời nhập học) Trường AUT Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Nhận qua thư bưu điện
10 Xác nhận chấp nhận học Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng SV gửi xác nhận (bản scan) cho trường ĐHQT để trường gửi trực tiếp qua trường AUT
11 Đóng học phí, phí bảo hiểm và phí nhập học cho năm đầu tiên tại trường AUT Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Chuyển khoản các phí cho trường AUT
12 Gửi biên lai đóng học phí cho trường AUT Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng SV gửi qua email cho trường AUT bản scan biên lai đóng học phí (bản tiếng Anh)
13 Nhận xác nhận đóng học phí từ trường AUT (Acknowledgement of Payment) Trường AUT Tháng 10 Tháng 4 1 tuần sau khi nhận được biên lai đóng học phí Xác nhận do trường AUT gửi qua email cho trường ĐHQT
14 Đặt vé máy bay P.ĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Nhà trường sẽ đặt vé để SV cùng đi chung với nhau
15 Dịch thuật hồ sơ để xin visa Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (form AU05)
16 Điền đơn xin visa Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Theo form quy định của Lãnh sự quán New Zealand
17 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng SV đóng lệ phí 235$ tại ngân hàng ANZ
18 Khám sức khỏe Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Theo địa điểm chỉ định từ Lãnh sự quán NZ:
Family Care- 92 Nguyễn Hữu Cảnh, Quận 1, TP.HCM
Chi phí:
19 Xem lại hồ sơ sinh viên chuẩn bị nộp xin visa P.ĐT-VPĐP Tháng 11 Tháng 5 2 ngày trước khi nộp hồ sơ
20 Nộp hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Theo danh mục hồ sơ xin visa quy định của Lãnh sự quán New Zealand SV nộp hồ sơ tại văn phòng lãnh sự quán NZ:
New Zealand Visa Application Centre
Yoco Building, 5th Floor
41 Nguyen Thi Minh Street
Ben Nghe Ward, District 1
Ho Chi Minh City
21 Đăng ký chỗ ở P.ĐT-VPĐP Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng
22 Nhận visa Sinh viên Tháng 12/ tháng 1 Tháng 6/ tháng 7 4-8 tuần kể từ ngày nộp hồ sơ Nhận qua thư bưu điện
23 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường P.ĐT-VPĐP Tháng 2 Tháng 7 Trong tháng
24 Tiễn sinh viên lên đường du học P.ĐT-VPĐP Tháng 2 Tháng 7 Trong tháng
20 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH SUNY BINGHAMTON (USA)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH Suny Binghamton
  • Bảng điểm trong 2 năm tại IU của sinh viên

Nội dung thực hiện:

  • Xác định sinh viên đủ điều kiện chuyển tiếp
  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Tư vấn, hướng dẫn thủ tục chứng minh tài chính xin visa
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học (I-20)
  • Visa du học

*Người phụ trách chính: Nguyễn Bá Dũng – Văn phòng Điều phối

STT Nội dung công việc Đơn vị thực hiện Mốc thời gian Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn Đợt chuyển tiếp tháng 9      
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 12 Trong tháng *Bảng điểm sinh viên

*Thời khoá biểu sinh viên đăng ký cho học kỳ mới

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

2 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp+ thủ tục tài chính xin visa P.ĐT-VPĐP Tháng 1 1 buổi – Trong tuần thứ 1 của tháng * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form SB02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form SB03)
Phụ huynh + sinh viên + GV bộ môn tham dự
3 Mở sổ tiết kiệm

(dành riêng cho việc xin Visa – không được tiến hành bất cứ giao dịch nào cho đến khi có Visa)

Phụ huynh sinh viên Đầu tháng 2 Trong tháng Tuỳ theo ngân hàng làm sổ tiết kiệm Hạn mức mở số tối thiểu là 1.2 tỷ đồng, kỳ hạn mở sổ từ 2-3 tháng, mở sổ trước thời gian nộp hồ sơ xin visa 3 tháng (xem chi tiêt quy trình xin visa USA)
4 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 2 Trong tháng – Điền hồ sơ chuyển tiếp theo form của Binghamton.
– Dịch thuật, công chứng học bạ, Bằng TNTH sang tiếng Anh
– Giấy xác nhận số dư
– Điền các form của trường Binghamton: International Student Financial Statement
– Bảng điểm 2 năm tại IU
– IELTS
SV thi TOEFL phải yêu cầu đơn vị tổ chức thi gửi trực tiếp kết quả qua trường Binghamton theo code: 2535
5 Gửi hồ sơ chuyển tiếp qua trường Suny Binghamton P.ĐT-VPĐP Tháng 3 Trong tuần thứ 1 của tháng Trường ĐHQT gửi
6 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp Trường SB trực tiếp xử lý Tháng 4 4-6 tuần kể từ khi nhận hồ sơ SV xem tình trạng hồ sơ qua tài khoản trực tuyến do trường SB cấp khi làm hồ sơ chuyển tiếp.
7 Gửi hồ sơ tài chính để nhà trường review P.ĐT-VPĐP Tháng 4 Trong tuần thứ 2 của tháng – Bản sao các hồ sơ tài chính (xem chi tiết danh mục hồ sơ tài chính cần chuẩn bị tại biểu hướng dẫn chứng minh tài chính – Form SB04)
8 Phản hồi cho sinh viên về hồ sơ tài chính P.ĐT-VPĐP Tháng 4 Trong tháng
9 Nhận thông báo của trường Binghamton về kết quả xét hồ sơ chuyển tiếp Trường SB Tháng 5 Trong tháng
10 Xác nhận chấp nhận học cho trường Binghamton Trường SB Tháng 5 Trong tháng Xác nhận qua email do trường Binghamton gửi
11 Đăng ký chỗ ở P.ĐT-VPĐP Tháng 5 Trong tháng Đăng ký qua email do trường Binghamton gửi
12 Đặt vé máy bay P.ĐT-VPĐP Tháng 5 Trong tháng Nhà trường sẽ đặt vé để SV cùng đi chung với nhau
13 Nhận I-20 (thư mời nhập học) Trường SB Tháng 6 Đầu tháng Nhận qua thư bưu điện
14 Điền hồ sơ xin visa, đóng lệ phí SEVIS (An ninh nội địa) Sinh viên Tháng 6 Trong tháng * Form DS-160
* Form I-901
Theo form quy định của Lãnh sự quán USA
15 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 6 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (form SB05) SV phải đóng lệ phí theo quy định (160$) tại ngân hàng HSBC
16 Đặt cuộc hẹn phỏng vấn Sinh viên Tháng 6 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (Form SB05)
17 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 6 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (Form SB05)
18 Gặp mặt sinh viên trước khi phỏng vấn để hướng dẫn cách trả lời phỏng vấn P.ĐT-VPĐP Tháng 6 Trong tháng
19 Đi phỏng vấn Sinh viên Tháng 7 Đầu tháng  4 Lê Duẩn, Bến Nghé, Quận 1
20 Nhận visa Sinh viên Tháng 7 1 tuần từ ngày phỏng vấn  Nhận qua thư bưu điện
21 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường P.ĐT-VPĐP Tháng 8 Trong tháng
22 Tiễn sinh viên lên đường du học P.ĐT-VPĐP Tháng 8 Trong tháng
21 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH HOUSTON (USA)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH Houston
  • Bảng điểm toàn bộ các môn đã học trong 2 năm tại IU của sinh viên

Nội dung thực hiện:

  • Xác định sinh viên đủ điều kiện chuyển tiếp
  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Tư vấn, hướng dẫn thủ tục chứng minh tài chính xin visa
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học (I-20)
  • Visa du học

*Người phụ trách chính: Nguyễn Bá Dũng – Văn phòng Điều phối

 

STT Nội dung công việc Đơn vị thực hiện Mốc thời gian Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn Đợt chuyển tiếp tháng 1 Đợt chuyển tiếp tháng 9
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 6 Tháng 12 Trong tháng *Bảng điểm sinh viên

*Thời khoá biểu sinh viên đăng ký cho học kỳ mới

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

2 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp+ thủ tục tài chính xin visa P.ĐT-VPĐP Tháng 7 Tháng 1 1 buổi – Trong tuần thứ 1 của tháng * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form UH02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form UH03)
Phụ huynh + sinh viên + GV bộ môn tham dự
3 Mở sổ tiết kiệm

(dành riêng cho việc xin Visa – không được tiến hành bất cứ giao dịch nào cho đến khi có Visa)

Phụ huynh sinh viên Tháng 8 Tháng 2 Trong tháng Tuỳ theo ngân hàng làm sổ tiết kiệm Hạn mức mở số tối thiểu là 1.2 tỷ đồng, kỳ hạn mở sổ từ 2-3 tháng, mở sổ trước thời gian nộp hồ sơ xin visa 3 tháng (xem chi tiêt quy trình xin visa USA)
4 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 8 Tháng 2 Trong tuần thứ 1 của tháng – Điền hồ sơ chuyển tiếp trực tuyến (tại applytexas.org) và đóng lệ phí xét hồ sơ (75$)
– Dịch thuật, công chứng học bạ, Bằng TNTH sang tiếng Anh
– Giấy xác nhận số dư
– Điền các form của trường Houston: Letter of Financial Backing, International Address form, FEPRA
– Bảng điểm 2 năm tại IU
– IELTS
5 Gửi hồ sơ chuyển tiếp qua trường Houston P.ĐT-VPĐP Tháng 9 Tháng 3 Trong tuần thứ 2 của tháng Trường ĐHQT gửi
6 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp Trường UH trực tiếp xử lý  

Tháng 10

 

Tháng 4 4-6 tuần kể từ khi nhận hồ sơ
7 Gửi hồ sơ tài chính để nhà trường review P.ĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 4 Trong tuần thứ 2 của tháng – Bản sao các hồ sơ tài chính (xem chi tiết danh mục hồ sơ tài chính cần chuẩn bị tại biểu hướng dẫn chứng minh tài chính – Form UH04)
8 Phản hồi cho sinh viên về hồ sơ tài chính P.ĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng
9 Đặt vé máy bay P.ĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Nhà trường sẽ đặt vé để SV cùng đi chung với nhau
11 Đăng ký chỗ ở P.ĐT-VPĐP Sauk hi UH chấp nhận
12 Nhận I-20 (thư mời nhập học) Trường UH Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Nhận qua thư bưu điện
13 Điền hồ sơ xin visa, đóng lệ phí SEVIS (An ninh nội địa) Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng * Form DS-160
* Form I-901
Theo form quy định của Lãnh sự quán USA
14 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (form UH05) SV phải đóng lệ phí theo quy định (160$) tại ngân hàng HSBC
15 Đặt cuộc hẹn phỏng vấn Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (Form UH05)
16 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (Form UH05)
17 Gặp mặt sinh viên trước khi phỏng vấn để hướng dẫn cách trả lời phỏng vấn P.ĐT-VPĐP Trong tháng 11 Tháng 5 Trong tháng
18 Đi phỏng vấn Sinh viên Trong tháng 11 Đầu tháng 6 Trong tháng
19 Nhận visa Sinh viên 1 tuần kể từ ngày phỏng vấn 1 tuần kể từ ngày phỏng vấn
20 Đăng ký TSI Reading test Sinh viên Tháng 12 Tháng 7 Ngày đăng ký: ngay sau khi qua Houston
21 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường P.ĐT-VPĐP Tháng 12 Tháng 7
22 Tiễn sinh viên lên đường du học P.ĐT-VPĐP Tháng 12 Tháng 7
22 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH NOTTINGHAM (Malaysia)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH Nottingham (UK)
  • Kết quả học tập giai đoạn 1 của sinh viên tại IU

Nội dung thực hiện:

  • Xác định đối tượng chuyển tiếp
  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học
  • Visa du học
  • *Người phụ trách chính: Nguyễn Hữu Trí – Văn phòng Điều phối

 

STT Nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 9
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp PĐT-VPĐP Tháng 11 Tuần 1 *Bảng điểm sinh viên

*Thời khoá biểu sinh viên đăng ký cho học kỳ mới

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

2 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp PĐT-VPĐP Tháng 12 Tuần 1 * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form UN02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form UN03)
3 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp Sinh viên Tháng 1 Tuần 4  – Điền hồ sơ chuyển tiếp theo mẫu quy định của Nottingham
Accommodation form
– 1 thư giới thiệu của giảng viên (theo mẫu quy định của Nottingham)
– Bảng điểm 2 năm tại IU
– IELTS
4 Kiểm tra trước sức khỏe Sinh viên Tháng 1 Trong tháng Theo quy định của chính phủ Malaysia, SV bị dương tính với Viêm gan Siêu Vi B sẽ không được cấp visa du học
5 Nộp hồ sơ chuyển tiếp cho trường ĐHQT Sinh viên Tháng 2 Tuần 2
6 Gửi hồ sơ chuyển tiếp qua trường Nottingham PĐT-VPĐP Tháng 2 Tuần 4 Trường ĐHQT trực tiếp gửi
7 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp Nottingham Tháng 3-4 Trường Nottingham trực tiếp xử lý
8 Cấp Unconditional Letter Nottingham Tháng 5 Tuần 1
9 Chuẩn bị và điền hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 5 Tuần 1 Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (form UN05)
10 Đóng các khoản lệ phí: chỗ ở, Phí chấp nhận học, phí pre-departure Sinh viên Tháng 5 Tuần 1
11 Nộp hồ sơ xin visa Sinh viên Đầu tháng 6 Tuần 1 Trường Nottingham sẽ sang IU thu các bộ hồ sơ xin visa từ sinh viên và sẽ nộp trực tiếp cho EMGS (cơ quan đại diện của chính phủ Malaysia về xét hồ sơ nhập cảnh)
12 Dặn dò sinh viên những việc cần chuẩn bị trước và khi qua Nottingham – Malaysia PĐT-VPĐP Đầu tháng 6 Tuần 1 SV gặp trực tiếp bộ phận tuyển sinh của trường Nottingham để được nghe hướng dẫn
13 Đặt vé máy bay Sinh viên Tháng 6 Tuần 1 Nhà trường sẽ đặt vé để SV cùng đi chung với nhau
14 Nhận VAL (Visa Approval Letter) Sinh viên Được xét trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ xin visa Tháng 6 – tháng 8
15 Nộp VAL để xin visa sang Malaysia Sinh viên Tháng 9 Tuần 1
16 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường PĐT-VPĐP Tháng 9 Tuần 1
17 Tiễn sinh viên lên đường du học PĐT-VPĐP Tháng 9 Tuần 2
23 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH NOTTINGHAM (UK)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH Nottingham (UK)
  • Kết quả học tập giai đoạn 1 của sinh viên

Nội dung thực hiện:

  • Xác định đối tượng chuyển tiếp
  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Tư vấn, hướng dẫn thủ tục chứng minh tài chính xin visa
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học
  • Visa du học
  • *Người phụ trách chính: Nguyễn Hữu Trí – Văn phòng Điều phối

 

STT Nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian thực hiện Thời gian thực hiện Hồ sơ chi tiết Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 9
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp PĐT-VPĐP Tháng 11 Tuấn 1 *Bảng điểm sinh viên

*Thời khoá biểu sinh viên đăng ký cho học kỳ mới

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

2 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp+ thủ tục tài chính xin visa PĐT-VPĐP Tháng 12 Tuấn 1 * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form UN02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form UN03)
 Phụ huynh, sinh viên, GVCN có sinh viên liên kết
3 Mở sổ tiết kiệm Sinh viên Tối thiểu 45 ngày trước khi SV nộp hồ sơ xin visa Hạn mức mở số tối thiểu là 1.2 tỷ đồng, kỳ hạn mở sổ từ 2-3 tháng
4 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp Sinh viên Đầu tháng 3 Tuấn 1  – Điền hồ sơ chuyển tiếp qua hệ thống UCAS
– bản sao có công chứng passport
– Bảng điểm 2 năm tại IU
– IELTS
– 1 thư giới thiệu của giảng viên
5 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp PĐT-VPĐP 4-6 tuần Trường Nottingham sẽ theo dõi và xử lý hồ sơ qua hệ thống UCAS
6 Gửi hồ sơ tài chính để nhà trường review Sinh viên Tháng 4 Tuần 1  – Bản sao các hồ sơ tài chính (xem chi tiết danh mục hồ sơ tài chính cần chuẩn bị tại biểu hướng dẫn chứng minh tài chính – Form UN04)
7 Phản hồi cho sinh viên về hồ sơ tài chính PĐT-VPĐP Tháng 4 Tuần 2
8 Khám sức khỏe lao phổi Sinh viên Tháng 4 Tuần 2 Địa chỉ khám lao phổi theo chỉ định của UKBA: IOM (1B Phạm Ngọc Thạch, Tp. HCM)
Lệ phí: 110$
9 Nhận Unconditional Letter (thư mời nhập học) qua UCAS Sinh viên Tháng 5 Trong tháng
10 Xác nhận chấp nhận học qua UCAS Sinh viên Tháng 5 Ngay khi nhận được thư chấp nhận học
11 Đặt vé máy bay Sinh viên Tháng 5 Tuần 1 Nhà trường sẽ đặt vé để SV cùng đi chung với nhau
12 Đăng ký chỗ ở Sinh viên Tháng 5 Tuần 1
13 Điền hồ sơ xin visa (trực tuyến) Sinh viên Tháng 5 Tuần 1 Theo form quy định của UKBA
14 Đăng ký đặt lịch hẹn Sinh viên Tháng 5 Tuần 2 Lịch hẹn sẽ do nhà trường đề nghị
15 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 5 Tuần 2 Lệ phí xin visa: 627 $
16 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 5 Tuần 2 Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (form UN05)
17 Xem lại hồ sơ sinh viên chuẩn bị nộp xin visa PĐT-VPĐP 5 ngày trước khi SV phỏng vấn Tuần 2
18 Phỏng vấn xin visa Sinh viên Tháng 6 Tuần 1 Địa chỉ phỏng vấn xin visa: Resco Building,
04th Floor,
94-96 Nguyen Du Street,
Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City
19 Nhận visa Sinh viên Tháng 6 Tuần 3
20 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường PĐT-VPĐP Tháng 8 Tuần 2
21 Tiễn sinh viên lên đường du học PĐT-VPĐP Tháng 8 Tuần 3
24 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH NEW SOUTH WALES (ÚC)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH New South Wales
  • Kết quả học tập giai đoạn 1 tại IU

Nội dung thực hiện:

  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Tư vấn, hướng dẫn thủ tục chứng minh tài chính xin visa
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học (eCoE)
  • Visa du học

 

STT Nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian thực hiện Thời gian thực hiện Hồ sơ chi tiết Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 2 Đợt chuyển tiếp tháng 7
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp PĐT-VPĐP Tháng 8 Tháng 12 Tuần 1 – Tuần 4 *Bảng điểm sinh viên

*Thời khoá biểu sinh viên đăng ký cho học kỳ mới

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

2 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp PĐT-VPĐP Tháng 9 Tháng 1 Tuần 1 * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form NS02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form NS03)
3 Gửi thư xác nhận đã hoàn tất giai đoạn 1 tại IU và bảng điểm giai đoạn 1 tại IU PĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 2 Tuần 2 Trường ĐHQT gửi qua văn phòng đại diện NSW tại TP.HCM
4 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp và nộp hồ sơ chuyển tiếp Sinh viên Tháng 10 Tháng 2 Tuần 3-Tuần 4  – Điền hồ sơ chuyển tiếp theo form trực tuyến của NSW.
– Dịch thuật, học bạ, Bằng TNTH sang tiếng Anh
– Bảng điểm giai đoạn 1 tại IU
– Thư xác nhận hoàn tất giai đoạn 1
– IELTS
5 Gửi hồ sơ chuyển tiếp qua trường NSW VPĐD – NSW Tháng 10 Tháng 2 Tuần 4 Văn phòng đại diện NSW trực tiếp gửi hồ sơ của SV
6 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp Trường NSW Tháng 11 Tháng 3 Tuần 1 – Tuần 4 Trường NSW trực tiếp xử lý;
SV xem tình trạng hồ sơ qua tài khoản trực tuyến do trường NSW cấp khi làm hồ sơ chuyển tiếp.
7 Cấp thư mời nhập học cho sinh viên Trường NSW Tháng 12 Tháng 4 Tuần 2-3
9 Đặt vé máy bay Sinh viên Tháng 12 Tháng 4 Tuần 3
8 Xác nhận chấp nhận học cho trường NSW Sinh viên Tháng 12 Tháng 4 Tuần 4 Xác nhận qua email do trường NSW gửi
10 Đóng tiền giữ chỗ, bảo hiểm sức khỏe Sinh viên Tháng 12 Tháng 4 Tuần 4
11 Đăng ký chỗ ở Sinh viên Tháng 12 Tháng 4 Tuần 4
12 Nhận eCOE Sinh viên Tháng 12 Tháng 4 Tuần 4
13 Điền hồ sơ xin visa Theo mẫu đơn của Lãnh sự quán Úc:

http://www.immi.gov.au/Services/Pages/student-visa-online-applications.aspx

14 Đóng lệ phí xin visa Lệ phí: 535$

SV thanh toán bằng thẻ tín dụng khi submit hồ sơ xin visa trực tuyến

15 Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 12 Tháng 4 Tuần 4
16 Khám sức khỏe Sinh viên Tháng 12 Tháng 4 Tuần 4 Các văn phòng khám sức khỏe được chỉ định:

Văn phòng IOM:
1B Pham Ngoc Thach, District 1
Ho Chi Minh City

Care 1- The Executive Health Care Centre of Family Medical Practice
91 Nguyen Huu Canh Street
Ward 22, Binh Thanh District

International SOS:

167A Nam Ky Khoi Nghia Street
District 3

17 Nộp hồ sơ xin visa
18 Nhận visa Sinh viên Tháng 1 Tháng 5 Tuần 4  Nhận qua đường bưu điện
19 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường VPĐD – NSW Tháng 2 Tháng 7 Tuần 1
20 Tiễn sinh viên lên đường du học VPĐD – NSW Tháng 2 Tháng 7 Tuần 2
25 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH RUTGERS (USA)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH Rutgers
  • Bảng điểm trong 2 năm tại IU của sinh viên

Nội dung thực hiện:

  • Xác định sinh viên đủ điều kiện chuyển tiếp
  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Tư vấn, hướng dẫn thủ tục chứng minh tài chính xin visa
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học (I-20)
  • Visa du học

*Người phụ trách chính: Nguyễn Bá Dũng – Văn phòng Điều phối

STT Nội dung công việc Đơn vị thực hiện Mốc thời gian Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn Đợt chuyển tiếp tháng 1 Đợt chuyển tiếp tháng 9      
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 6 Tháng 12 Trong tháng *Bảng điểm sinh viên

*Thời khoá biểu sinh viên đăng ký cho học kỳ mới

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

2 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp+ thủ tục tài chính xin visa P.ĐT-VPĐP Tháng 7 Tháng 1 1 buổi – Trong tuần thứ 1 của tháng * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form RG02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form RG03)
Phụ huynh + sinh viên + GV bộ môn tham dự
3 Mở sổ tiết kiệm

(dành riêng cho việc xin Visa – không được tiến hành bất cứ giao dịch nào cho đến khi có Visa)

Phụ huynh sinh viên Tháng 8 Tháng 2 Trong tháng Tuỳ theo ngân hàng làm sổ tiết kiệm Hạn mức mở số tối thiểu là 1.8 tỷ đồng, kỳ hạn mở sổ từ 2-3 tháng, mở sổ trước thời gian nộp hồ sơ xin visa 3 tháng (xem chi tiêt quy trình xin visa USA)
4 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp P.ĐT-VPĐP Tháng 8 Tháng 2 Trong tuần thứ 1 của tháng – Điền hồ sơ chuyển tiếp trực tuyến (tại www.rutgers.edu) và đóng lệ phí xét hồ sơ (65$)
– Dịch thuật, công chứng học bạ, Bằng TNTH sang tiếng Anh
– Giấy xác nhận số dư
– Điền các form của trường Rutgers: International Student Financial Statement
– Bảng điểm 2 năm tại IU
– IELTS
SV thi TOEFL phải yêu cầu đơn vị tổ chức thi gửi trực tiếp kết quả qua trường Rutgers theo code: 2790
5 Gửi hồ sơ chuyển tiếp qua trường Rutgers P.ĐT-VPĐP Tháng 9 Tháng 3 Trong tuần thứ 2 của tháng Trường ĐHQT gửi
6 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp Trường RG trực tiếp xử lý  

Tháng 10

 

Tháng 4 4-6 tuần kể từ khi nhận hồ sơ SV xem tình trạng hồ sơ qua tài khoản trực tuyến do trường Rutgers cấp khi làm hồ sơ chuyển tiếp.
7 Gửi hồ sơ tài chính để nhà trường review P.ĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 4 Trong tuần thứ 2 của tháng – Bản sao các hồ sơ tài chính (xem chi tiết danh mục hồ sơ tài chính cần chuẩn bị tại biểu hướng dẫn chứng minh tài chính – Form RG04)
8 Phản hồi cho sinh viên về hồ sơ tài chính P.ĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng
9 Đặt vé máy bay P.ĐT-VPĐP Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Nhà trường sẽ đặt vé để SV cùng đi chung với nhau
10 Xác nhận chấp nhận học cho trường Rutgers Tháng 10 Tháng 4 Trong tháng Xác nhận qua email
11 Đăng ký chỗ ở P.ĐT-VPĐP Sauk hi RG chấp nhận
12 Nhận I-20 (thư mời nhập học) Trường RG Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Nhận qua thư bưu điện
13 Điền hồ sơ xin visa, đóng lệ phí SEVIS (An ninh nội địa) Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng * Form DS-160
* Form I-901
Theo form quy định của Lãnh sự quán USA
14 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (form RG05) SV phải đóng lệ phí theo quy định (160$) tại ngân hàng HSBC
15 Đặt cuộc hẹn phỏng vấn Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (Form RG05)
16 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại biểu hướng dẫn quy trình xin visa (Form RG05)
17 Gặp mặt sinh viên trước khi phỏng vấn để hướng dẫn cách trả lời phỏng vấn P.ĐT-VPĐP Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng
18 Đi phỏng vấn Sinh viên Tháng 11 Tháng 6 Trong tháng  4 Lê Duẩn, Bến Nghé, Quận 1
19 Nhận visa Sinh viên Tháng 11 Tháng 6 1 tuần từ ngày phỏng vấn  Qua thư bưu điện
20 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường P.ĐT-VPĐP Tháng 12 Tháng 7 Trong tháng
21 Tiễn sinh viên lên đường du học P.ĐT-VPĐP Tháng 12 Tháng 7 Trong tháng
26 - QUY TRÌNH CHUYỂN TIẾP SINH VIÊN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐI ĐH WEST OF ENGLAND (Anh)

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Văn bản thỏa thuận giữa trường Đại học Quốc tế và trường ĐH West of England (UK)
  • Kết quả học tập giai đoạn 1 của sinh viên tại IU

Nội dung thực hiện:

  • Xác định đối tượng chuyển tiếp
  • Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp
  • Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  • Gửi hồ sơ cho trường đối tác
  • Tiếp nhận thư mời nhập học từ trường đối tác
  • Tư vấn, hướng dẫn thủ tục chứng minh tài chính xin visa
  • Hướng dẫn sinh viên xin visa
  • Xin visa
  • Tiễn sinh viên lên đường du học

Kết quả ra

  • Thư mời nhập học
  • Visa du học

*Người phụ trách chính: Nguyễn Hữu Trí – Văn phòng Điều phối

 

STT Nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian thực hiện Thời gian thực hiện Hồ sơ chi tiết Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 9
1 Xác định đối tượng chuyển tiếp PĐT-VPĐP Tháng 11 Tuần 1 *Bảng điểm sinh viên

*Thời khoá biểu sinh viên đăng ký cho học kỳ mới

*Chia rõ các đối tượng đủ/chưa đủ điều kiện

*Hẹn sinh viên lên tư vấn học tập

*Phối hợp với người phụ trách công tác điểm + xếp tkb

1 Họp hướng dẫn thủ tục chuyển tiếp + chứng minh tài chính xin visa PĐT-VPĐP Tháng 12 Tuần 1 * Đơn đăng ký chuyển tiếp (Form WE02)
* Đơn xin hoãn chuyển tiếp (Form WE03)
2 Mở sổ tiết kiệm Sinh viên Tối thiểu 45 ngày trước khi SV nộp hồ sơ xin visa Hạn mức mở số tối thiểu là 1 tỷ đồng, kỳ hạn mở sổ từ 2-3 tháng
3 Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiếp Sinh viên Đầu tháng 3 Tuần 1  – Điền hồ sơ chuyển tiếp theo form của trường UWE
– bản sao có công chứng passport
– Bảng điểm 2 năm tại IU
– IELTS
– 1 thư giới thiệu của giảng viên
UWE không chấp nhận điểm TOEFL kể từ tháng 4/2014
4 Gửi hồ sơ chuyển tiếp cho trường UWE PĐT-VPĐP Tháng 3 Tuần 2 Trường ĐHQT gửi
5 Xử lý hồ sơ chuyển tiếp UWE 4-6 tuần kể từ khi nhận hồ sơ Trường UWE trực tiếp xử lý;
6 Gửi hồ sơ tài chính để nhà trường review Sinh viên Tháng 4 Tuần 1  – Bản sao các hồ sơ tài chính (xem chi tiết danh mục hồ sơ tài chính cần chuẩn bị tại biểu hướng dẫn chứng minh tài chính – Form WE04)
8 Phản hồi cho sinh viên về hồ sơ tài chính PĐT-VPĐP Tháng 4 Tuần 2
Đặt vé máy bay Sinh viên Tháng 5 Tuần 1 Nhà trường sẽ đặt vé để SV cùng đi chung với nhau
9 Nhận Unconditional Letter (thư mời nhập học) và UWE welcome Sinh viên Tháng 5 Trong tháng 5
10 Xác nhận chấp nhận học (Reply Slip) Sinh viên Tháng 5 Ngay sau khi nhận thư mời nhập học SV gửi xác nhận (bản scan) cho trường ĐHQT để trường gửi trực tiếp qua trường UWE
11 Đóng tiền đặt cọc (deposit Fees) Sinh viên Tháng 5 Trong tháng
12 Gửi biên lai đóng tiền cho trường UWE Sinh viên Tháng 5 Trong tháng SV gửi qua email cho trường UWE bản scan biên lai đóng tiền (bản tiếng Anh): enquiries@uwevietnam.com
13 Cấp CAS Letter cho SV (Confirmation of Acceptance for Studies) UWE Tháng 5 Tuần 3
14 Đăng ký chỗ ở Sinh viên Tháng 5 Ngay khi có thư mời nhập học
15 Điền hồ sơ xin visa (trực tuyến) Sinh viên Tháng 5 Tuần 4 Theo form quy định của Lãnh sự quán Anh
16 Đăng ký đặt lịch hẹn Sinh viên Tháng 5 Tuần 4 Lịch hẹn sẽ do nhà trường đề nghị
17 Khám sức khỏe lao phổi Sinh viên Tháng 5 Tuần 4
18 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 5 Tuần 4 Lệ phí xin visa: 627 $
19 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 5 Tuần 4 Thực hiện theo quy trình hướng dẫn xin visa tại  biểu hướng dẫn quy trình xin visa (form WE05)

Thư bảo lãnh tài chính

20 Xem lại hồ sơ sinh viên chuẩn bị nộp xin visa PĐT-VPĐP 5 ngày trước khi SV phỏng vấn Tuần 4
22 Phỏng vấn xin visa Sinh viên Tháng 6 Tuần 1 Địa chỉ phỏng vấn xin visa: Resco Building,
04th Floor,
94-96 Nguyen Du Street,
Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City
23 Nhận visa Sinh viên Tháng 6 Tuần 3
24 Dặn dò sinh viên trước khi lên đường PĐT-VPĐP Tháng 7 Tuần 1
25 Tiễn sinh viên lên đường du học PĐT-VPĐP Tháng 8 Tuần 3
27 - QUY TRÌNH XIN VISA DU HỌC ANH

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định xin visa của Lãnh sự quán Anh

Nội dung thực hiện:

  • Điền hồ sơ xin visa
  • Chuẩn bị hồ sơ xin visa
  • Đặt lịch hẹn phỏng vấn
  • Đóng lệ phí xin visa
  • Khám lao phổi
  • Xin visa

Kết quả ra

  • Visa du học
Stt Mô tả nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian Biểu mẫu Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 7 (học tiếng Anh) Đợt chuyển tiếp tháng 9
1 Họp hướng dẫn điền hồ sơ xin visa P.ĐT – VPĐP Tháng 5 Tháng 7
2 Điền hồ sơ visa (trực tuyến) Sinh viên Tháng 6 Tháng 8 https://www.visa4uk.fco.gov.uk/

 

3 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 6 Tháng 8 Theo danh mục hồ sơ xin visa Theo form quy định của Lãnh sự quán New Zealand
4 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 6 Tháng 8 Phí Visa: 527 USD (Tier 4 Visa)

Đóng

5 Khám lao phổi Sinh viên Tháng 6 Tháng 8 Phí khám lao phổi: 105 USD

Phòng khám: IOM

1B Phạm Ngọc Thạch, Quận 1, TPHCM. Điện thoại: (84-8) 822 2057

6 Đặt lịch hẹn phỏng vấn Sinh viên Tháng 6 Tháng 8 http://www.vfsglobal.co.uk/Vietnam/

 

7 Đi phỏng vấn Sinh viên Tháng 6 Tháng 8 Ho Chi Minh City

Resco Building,

04th Floor,

94-96 Nguyen Du Street,

Ben Nghe Ward, District 1

8 Nhận visa Sinh viên Tháng 7 Tháng 9 Nhận qua thư bưu điện
28 - QUY TRÌNH XIN VISA DU HỌC MALAYSIA

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định xin visa của Cục xuất nhập cảnh Malaysia

Nội dung thực hiện:

  • Điền hồ sơ xin visa
  • Chuẩn bị hồ sơ xin visa
  • Đóng các khoản lệ phí
  • Nộp hồ sơ xin visa cho trường Nottingham
  • Nộp hồ sơ xin visa cho EMGS

Kết quả ra

  • Visa du học
Stt Mô tả nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 7 (học tiếng Anh) Đợt chuyển tiếp tháng 9
1 Hướng dẫn sinh viên điền hồ sơ xin visa PĐT – VPĐP Tháng 3 Tháng 5
2 Điền hồ sơ xin visa và đơn xác nhận tình trạng sức khỏe Sinh viên Tháng 3 Tháng 5 theo mẫu đơn của Cục xuất nhập cảnh Malaysia:

Mẫu đơn xin visa

Mẫu đơn xác nhận tình trạng sức khỏe

3 Đóng acceptance fee và before arrival fees Sinh viên Tháng 3 Tháng 5 Qua chuyển khoản ngân hàng
4 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 3 Tháng 5 Theo danh mục hồ sơ xin visa
5 Cấp giấy giới thiệu xin visa và bảng điểm cho sinh viên PĐT – VPĐP Tháng 3 Tháng 5
6 Nộp hồ sơ xin visa của sinh viên cho trường ĐH Nottingham (Malaysia campus) PĐT – VPĐP Đầu tháng 4 Đầu tháng 6
7 Nộp hồ sơ xin visa cho EMGS ĐH Nottingham Đầu tháng 4 Đầu tháng 6
8 Xử lý hồ sơ xin visa EMGS Tháng 4 – tháng 7 Tháng  6- tháng 9
9 Theo dõi tình trạng visa Sinh viên Tháng 4 – tháng 7 Tháng  6- tháng 9
10 Nhận visa Sinh viên Tháng 7 Tháng 9
29 - QUY TRÌNH XIN VISA DU HỌC MỸ

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định xin visa của Mỹ

Nội dung thực hiện:

  • Điền hồ sơ xin visa
  • Chuẩn bị hồ sơ xin visa
  • Đặt lịch hẹn phỏng vấn
  • Đóng lệ phí xin visa
  • Xin visa

Kết quả ra

  • Visa du học
Stt Mô tả nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 1 Đợt chuyển tiếp tháng 9
1 Họp hướng dẫn sinh viên điền hồ sơ xin visa PĐT-VPĐP Tháng 11 Tháng 5
2 Điền hồ sơ visa trực tuyến Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Form DS-160

https://ceac.state.gov/genniv/

3 Đóng lệ phí xin visa Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Bảng hướng dẫn thanh toán phí xin visa Lệ phí:160$
4 Đóng lệ phí SEVIS Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 https://www.fmjfee.com/i901fee/desktop/index.jsp?view=desktop Lệ phí: 200$
5 Đặt lịch hẹn phỏng vấn Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 https://cgifederal.secure.force.com/?language=Vietnamese&country=Vietnam
6 Chuẩn bị bộ hồ sơ phỏng vấn Sinh viên Tháng 11 Tháng 5 Theo danh mục hồ sơ phỏng vấn đi Mỹ
7 Cấp giấy giới thiệu xin visa và bảng điểm cho sinh viên PĐT-VPĐP Tháng 11 Tháng 5
8 Tập huấn cho sinh viên cách thức phỏng vấn PĐT-VPĐP Tháng 11 Tháng 5
9 Đi phỏng vấn Sinh viên Tháng 11, tháng 12 Tháng 5, tháng 6 Lãnh sự quán Mỹ: 4 Lê Duẩn, Bến Nghé, Quận 1
10 Nhận kết quả phỏng vấn Sinh viên Ngay trong buổi phỏng vấn Ngay trong buổi phỏng vấn
11 Nhận visa (nếu đạt) Sinh viên Tháng 12 Tháng 6 Qua thư bưu điện
30 - QUY TRÌNH XIN VISA DU HỌC NEW ZEALAND

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định xin visa của Cục xuất nhập cảnh New Zealand

Nội dung thực hiện:

  • Điền hồ sơ xin visa
  • Chuẩn bị hồ sơ xin visa
  • Đặt lịch hẹn phỏng vấn
  • Đóng lệ phí xin visa
  • Xin visa

Kết quả ra

  • Visa du học
Stt Mô tả nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 2 Đợt chuyển tiếp tháng 7
1 Điền hồ sơ visa Sinh viên Tháng 10 Tháng 4 1 buổi Theo form quy định của Lãnh sự quán New Zealand VPĐP đã họp hướng dẫn cách điền hồ sơ visa trước 1 tháng
2 Khám sức khỏe (khám lao phổi) Tháng 10 Tháng 4 1-2 ngày Theo địa điểm chỉ định từ Lãnh sự quán NZ:
Family Care- 91 Nguyễn Hữu Cảnh, Quận 1, TP.HCM
3 Dịch thuật, công chứng hồ sơ xin visa Tháng 10 Tháng 4 3-4 ngày
4 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Tháng 10 Tháng 4 3-4 ngày Theo danh mục hồ sơ xin visa Theo form quy định của Lãnh sự quán New Zealand
5 Đóng lệ phí xin visa Tháng 10 Tháng 4 1 buổi SV đóng lệ phí 235$ tại ngân hàng ANZ
6 Nộp hồ sơ xin visa cho Văn phòng lãnh sự Tháng 11 Tháng 5 1 buổi SV nộp hồ sơ tại văn phòng lãnh sự quán NZ:
New Zealand Visa Application Centre
Yoco Building, 5th Floor
41 Nguyen Thi Minh Street
Ben Nghe Ward, District 1
Ho Chi Minh City
7 Xác nhận đóng học phí cho Lãnh sự Tháng 11 Tháng 5 Trong tháng Trường đối tác xác nhận trực tiếp cho lãnh sự quán
8 Nhận visa Tháng 12/ tháng 1 Tháng 6/ tháng 7 1-2 tháng kể từ ngày xin visa Nhận qua thư bưu điện
31 - QUY TRÌNH XIN VISA DU HỌC ÚC

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định xin visa của Lãnh sự quán Úc

Nội dung thực hiện:

  • Điền hồ sơ xin visa
  • Chuẩn bị hồ sơ xin visa
  • Khám sức khỏe
  • Đóng lệ phí xin visa
  • Xin visa

Kết quả ra

  • Visa du học
Stt Mô tả nội dung công việc Người thực hiện Mốc thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Đợt chuyển tiếp tháng 2 Đợt chuyển tiếp tháng 7
1 Hướng dẫn cho sinh viên điền hồ sơ xin visa VPĐD NSW tại TP.HCM Tháng 11 Tháng 5
2 Điền hồ sơ xin visa Sinh viên Tháng 12 Tháng 5 Theo mẫu đơn của Lãnh sự quán Úc:

http://www.immi.gov.au/Services/Pages/student-visa-online-applications.aspx

3 Đóng lệ phí xin visa Tháng 12 Tháng 5 Lệ phí: 535$

SV thanh toán bằng thẻ tín dụng khi submit hồ sơ xin visa trực tuyến

4 Khám sức khỏe Tháng 12 Tháng 5 Các văn phòng khám sức khỏe được chỉ định:

Văn phòng IOM:
1B Pham Ngoc Thach, District 1
Ho Chi Minh City

Care 1- The Executive Health Care Centre of Family Medical Practice
91 Nguyen Huu Canh Street
Ward 22, Binh Thanh District

International SOS:

167A Nam Ky Khoi Nghia Street
District 3

5 Dịch thuật, công chứng hồ sơ xin visa Tháng 12 Tháng 5
6 Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa Tháng 12 Tháng 5 Theo danh mục hồ sơ xin visa
7 Nộp hồ sơ xin visa Tháng 12 Tháng 5
8 Nhận visa Tháng 1 Tháng 6
32 - QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC HỌP VỚI SINH VIÊN LIÊN KẾT

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Kế hoạch họp với sinh viên liên kết đã được BGH phê duyệt
  • Kết quả học tập của sinh viên liên kết

Nội dung thực hiện:

  • Lên kế hoạch họp
  • Trình xin ý kiến Ban Giám Hiệu
  • Thông báo cho các Khoa/BM có sinh viên liên kết
  • Thông báo cho sinh viên về kế hoạch họp
  • Đặt phòng họp
  • Chuẩn bị tài liệu họp
  • Chuẩn bị slide thuyết trình
  • Tổ chức buổi họp
  • Điểm danh và phát tài liệu cho sinh viên
  • Thuyết trình cho sinh viên
  • Trả lời các thắc mắc của sinh viên

Kết quả ra

  • Thông báo buổi họp
  • Danh sách sinh viên tham gia họp
Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Mốc thời gian thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
Đợt chuyển tiếp tháng 1, 2 Đợt chuyển tiếp tháng 7, tháng 9
1 Lên kế hoạch tổ chức buổi họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1
2 Trình Ban Giám Hiệu về kế hoạch họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1
3 Đặt phòng họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1
4 Chuẩn bị danh sách sinh viên dự họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1
5 Soạn thông báo họp gửi các Khoa/BM có sinh viên liên kết P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1 Thông báo họp
6 Soạn và gửi thông báo cho sinh viên P.ĐT Các Khoa/BM Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1 Thông báo họp
7 Chuẩn bị tài liệu họp cho sinh viên P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1
8 Chuẩn bị slide trình bày P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 1
9 Tổ chức buổi họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Tuần 2
10 Điểm danh và phát tài liệu cho sinh viên trong buổi họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Trong buổi họp
11 Thuyết trình các thông tin cho sinh viên trong buổi họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Trong buổi họp
12 Trả lời các thắc mắc P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Trong buổi họp
13 Kết thúc buổi họp P.ĐT Tháng 7 Tháng 12 Trong buổi họp
33 - QUY TRÌNH CHUYỂN DỮ LIỆU TỪ EDUSOFT LÊN EDUSOFT WEB

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Dữ liệu trên hệ thống Edusoft

Nội dung thực hiện:

  • Cập nhật dữ liệu điểm, TKB, Lịch Thi, Học phí cho sinh viên

Kết quả ra

  • Sinh viên sẽ nhận được thông tin mới nhất về điểm, TKB, Lịch Thi, Học phí

 

Stt

Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT

Khoa/Bộ môn

1 –  Đăng nhập Edusoft với quyền Quản Trị Hệ Thống

–  Tạo file trích xuất dữ liệu trên Edusoft (Bảo Trì \ Trao đổi thông tin với Edusoft Web \ Chuyển thông tin lên Edusoft Web)

PĐT 15 phút  

 

2 –  Chuyển file trích xuất từ server Edusoft lên server Edusoft Web PĐT 10 phút
3 –  Đăng nhập Edusoft Web với account admin

–  Vào Danh mục chức năng chọn upload dữ liệu

–  Chọn gói dữ liệu vừa chuyển lên ở bước 2

PĐT 15 phút
4 –  Login vào tài khoản user bất kỳ

–  Kiểm tra lại thông tin trên Edusoft Web có trùng khớp thông tin dưới Edusoft không

PĐT 5 phút
34 - QUY TRÌNH ĐĂNG THÔNG TIN LÊN TRANG CHỦ EDUSOFT WEB

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Nội dung được gởi từ các phân hệ
  • Nhiệm vụ từng người sử dụng phân hệ cần thông báo thông tin

Nội dung thực hiện:

  • Đăng thông tin lên trang chủ Edusoft Web

Kết quả ra

  • Người dùng có thể sử dụng tài khoản Edusoft của mình trên máy cá nhân

Stt

Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT

Khoa/Bộ môn

1 –  Nhận thông tin cần đăng từ các phân hệ khác PĐT  

 

2 –  Đăng nhập Edusoft Web với account admin

–  Vào Danh mục chức năng

–  Chọn chức năng quản lý thông tin trang chủ

PĐT 5 phút
3 –  Thêm mới thông tin/bài viết

–  Chọn quyền ưu tiên hiển thị cho bài viết xuất hiện ngoài trang chủ

PĐT 5 phút
4 –  Ra ngoài trang chủ kiểm tra lại thông tin vừa đăng PĐT
35 - QUY TRÌNH TẠO MỚI TÀI KHOẢN VÀ CÀI ĐẶT EDUSOFT

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Chức năng từng phòng ban
  • Nhiệm vụ các cá nhân trong phòng

Nội dung thực hiện:

  • Tạo mới tài khoản Edusoft
  • Cài đặt phần mềm Edusoft trên máy người dùng

Kết quả ra

  • Người dùng có thể sử dụng tài khoản Edusoft của mình trên máy cá nhân

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1
  • Login vào server Edusoft với account administrator
  • Tạo tài khoản người dùng trên Edusoft Server

Cấp quyền phù hợp cho tài khoản người dùng trên Edusoft Server

PĐT 5 phút
2
  • Login vào Edusoft với quyền Quản Trị Hệ Thống
  • Tạo tài khoản login vào Edusoft cho người dùng

Cấp quyền tương tác phân hệ phù hợp trong Edusoft cho tài khoản

PĐT 5 phút Tài khoản Edusoft này thường đặt tên giống bước 1 nhưng chức năng khác tài khoản ở bước 1.
3
  • Truy cập vào Edusoft server từ máy user theo đường dẫn \\10.8.34.15
  • Tạo shortcut Edusoft

Tạo folder người dùng local trên máy user

PĐT 5 phút
4
  • Mở Edusoft từ icon shortcut đã tạo

Đăng nhập bằng tài khoản Edusoft

PĐT Tất cả khoa bộ môn cần sử dụng Đăng nhập tài khoản Edusoft ở bước 2
36 - QUY TRÌNH RÀ SOÁT, ĐIỂU CHỈNH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT

Căn cứ:

  • Quy định về việc điểu chỉnh chương trình đào tạo
  • Ý kiến phản hồi của người thụ hưởng
  • Nhu cầu xả hội Chương trỉnh đào tạo của các trường ĐH Liên kết, hoặc trường thứ hạng cao

Nội dung thực hiện:

  • Rà soát chương trình đào tạo
  • Điểu chỉnh, xử lý cáctrường hợp liên quan khi có sự thay đổi
  • Triển khai thực hiện điều chỉnh

Kết quả ra

  • QĐ ban hành chương trình đào tạo được điểu chỉnh

 

Stt Mô tả nội dung công việc Đơn vị thực hiện Thời gian thực hiện Biểu mẫu Ghi chú
Phòng /TT Khoa/Bộ môn
1 Sau 1 khóa đào tạo, tiến hành lầy ý kiến về chương trình đào tạo từ:

–       Doanh nghiệp: từ nhận xét của DN về sinh viên thực tập tốt nghiệp, doanh nghiệp …

–       Nhu cầu xã hội

–       Xu hướng đào tạo ngành/nghề trên thế giới: tham khảo chương trình đào tạo của các trường ĐH trên thế giới

Khoa/Bộ môn Gửi phiếu lấy ý kiến

Tổ chức Hội thảo

2 Tổng hợp, lên kế hoạch điều chỉnh, rà soát lại: mục tiêu đào tạo, chuẩn đầu ra, khung chương trình đào tạo, nội dung, phương pháp đánh giá….. Khoa/Bộ môn
3 Thông qua Hội đồng Khoa học & Đào tạo Khoa/Bộ môn nội dung điều chỉnh Khoa/Bộ môn Khoa/Bộ môn tổ chức họp
4 Tiếp nhận , kiêm tra, trình Ban Giám hiệu về các điều chỉnh: ĐTĐH -Biên bản

-Tờ trình về các điểu chỉnh

4.1 -Thay đổi, điều chỉnh trên 20% chương trình đào tạo:

Gửi phản biệc về chương trình mới (nếu cần thiết)

Xin ý kiến Hội đồng Khoa học & Đào tạo trường (họp hay gửi tài liệu)

Điều chỉnh theo ý kiến Hội đồng KH&ĐT (nếu có) Khoa/BM
Trình Ban Giam hiệu phê duyệt ĐTĐH
4.2 Thay đổi điều chỉnh dưới 20%:

–       Kiểm tra

–       Làm tờ trình BGH phê duyệt

ĐTĐH Trước khi học ký bắt đầu
5 –       Cập nhật chương trình đào tạo vào phần mềm

–       Đóng quyển lưu trữ, cập nhật phần mềm Edu

ĐTĐH  

 

Khoa/Bộ môn

6 Thông báo và hướng dẫn cho sinh viên thực hiện (những liên quan đến sự thay đổi chương trỉnh đào tạo: trả nợ môn học, các môn học thay thế…) Khoa/Bộ môn
7 Gửi báo cáo ĐHQG (Ban Đại học & SĐH ĐTĐH