A. LOGISTIC

I. LOGISTIC CHO HỘI THẢO

1. Quy trình tổ chức hội thảo

a. Mục Đích           

Tổ chức các hội thảo trong nước, giới thiệu các thông tin chung và học bổng của các trường đối tác.

b. Phạm vi đối tượng

Các hội thảo, bài nói chuyện trong nước.

c. Đơn vị phối hợp

  • Phòng Tổ chức Hành chính
  • Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng Kế hoạch Tài chính
  • Phòng Quản trị Thiết bị
  • Trung tâm Dịch vụ Công nghệ Thông tin
  • Phòng Công tác Sinh viên

d. Tài liệu viện dẫn

  • Thông tư Số: 100/2000/TT-BTC về việc Quy định chế độ chi tiêu tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam và chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (ban hành ngày 16/10/2010)
  • Quy chế chi tiêu nội bộ – Tự chủ tài chính bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên của Trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM

e. Định nghĩa/Viết tắt:

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc tế
  • BGH: Ban Giám Hiệu
  • VP BGH: Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • Phòng KHTC: Phòng Kế hoạch tài chính
  • Phòng QTTB: Phòng Quản trị Thiết bị
  • TTDVCNTT: Trung tâm Dịch vụ Công nghệ Thông tin
  • Phòng CTSV: Phòng Công tác Sinh viên
  • Phòng ĐTĐH: Phòng Đào tạo Đại học

f. Lưu đồ quy trình

g. Diễn giải quy trình:

Bước 1: Trình xin ý kiến BGH về kế hoạch tổ chức hội thảo

  • QHĐN tiếp nhận yêu cầu từ đối tác hoặc từ các Khoa/ Bộ môn.
  • QHĐN trình xin ý kiến BGH về kế hoạch tổ chức hội thảo

Bước 2: Chuẩn logistics

  • Liên hệ với P. ĐT (SEM) đặt phòng tổ chức hội thảo
  • Liên hệ P. QTTB đăng ký xe đưa đón diễn giả và chuẩn bị teabreak (nếu cần) (Form02.SEM).
  • Phối hợp với P.KHTC để tạm ứng kinh phí. (Form03.SEM)
  • Chuẩn bị hoa, nước uống, quà tặng, máy ảnh, danh sách tham dự để ký tên.

Bước 3: Thống nhất chương trình tổ chức hội thảo với đối tác

  • Gửi cho đối tác nội dung, thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo, hướng dẫn đường đi.
  • Cập nhật thông tin CV của diễn giả, tóm tắt chung của bài diễn văn.

Bước 4: Thông báo về việc tổ chức hội thảo

  • Phối hợp với P.TCHC (gửi email cho toàn bộ CBGV), P.CTSV (đưa lên các kênh facebook, website của P.CTSV), TTDVCNTT (đưa lên website trường) và thư ký Khoa/ Bộ môn (gửi thông báo toàn Khoa/ Bộ môn, dán thông báo trên các bảng tin) thông báo rộng rãi về việc tổ chức hội thảo. Thông tin sẽ thông báo gồm Thông báo hội thảo bằng 2 ngôn ngữ Anh và Việt, CV của diễn giả, tóm tắt chung về bài diễn văn.
  • Thu thập Danh sách đăng ký tham dự hội thảo từ các đơn vị (nếu cần)

Bước 5: Quyết toán kinh phí tạm ứng

  • Thu thập hóa đơn, chứng từ để quyết toán kinh phí tạm ứng tổ chức hội thảo (Liên hệ P.KHTC (SEM)

h. Danh mục biểu mẫu

  • Giấy đề nghị xin phòng: Form01.SEM
  • Giấy đề nghị xin xe: Form02.SEM
  • Giấy đề nghị tạm ứng và thanh toán: Form03.SEM
  • Bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng: Form04.SEM
2. Quy trình tổ chức sự kiện

a. Mục đích:

Tổ chức sự kiện nhằm quảng bá, giới thiệu cho các chương trình đào tạo của trường ĐHQT đến Phụ huynh học sinh (Chương trình toàn thời gian 4 năm và chương trình liên kết).

b. Phạm vi đối tượng:        

Các sự kiện lớn của trường (Information Day, Tư vấn tuyển sinh …)

c. Đơn vị phối hợp

  • Phòng Tổ chức Hành chính
  • Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng Kế hoạch Tài chính
  • Phòng Quản trị Thiết bị
  • Phòng Đào tạo Đại học
  • Trung tâm Dịch vụ Công nghệ Thông tin

d. Tài liệu viện dẫn

  • Quy chế chi tiêu nội bộ – Tự chủ tài chính bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên của Trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM
  • Kế hoạch hoạt động thường xuyên của trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM.
  • Quyết định giao nhiệm vụ kinh phí sự nghiệp năm học của trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM

e. Định nghĩa/Viết tắt

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc tế
  • BGH: Ban Giám Hiệu
  • VP BGH: Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • Phòng KHTC: Phòng Kế hoạch tài chính
  • Phòng QTTB: Phòng Quản trị Thiết bị
  • TTDVCNTT: Trung tâm Dịch vụ Công nghệ Thông tin
  • Phòng CTSV: Phòng Công tác Sinh viên
  • Phòng ĐTĐH: Phòng Đào tạo Đại học

f. Lưu đồ quy trình

g. Diễn giải quy trình:

Bước 1: Trình xin ý kiến BGH về kế hoạch tổ chức sự kiện

  • QHĐN trình xin ý kiến về việc kế hoạch tổ chức sự kiện, dự trù kinh phí (Form01.EVE),, nội dung thư mời, danh sách khách mời đối tác.

Bước 2: Chuẩn bị logistics

  • Tìm và đăng ký địa điểm tổ chức sự kiện (đã bao gồm teabreak) (Phối hợp P.KHTC thống nhất hợp đồng)
  • In ấn, thiết kế thiệp mời, standee, băng rôn, backdrop, banner, bảng tên, đây đeo … cho sự kiện, các trường đối tác và các Khoa/ bộ môn.
  • Liên hệ báo đài để PR và Quảng cáo.
  • Liên hệ đơn vị cho thuê mặt bằng cung cấp bản vẽ kỹ thuật.
  • Lên sơ đồ sắp xếp bàn tư vấn và chỗ ngồi tại sự kiện (Phối hợp với P.Đào tạo)
  • Phát thư mời tại cơ sở 3B Lý Tự Trọng mỗi ngày, tại các Ngày hội tư vấn tuyển sinh … (Phối hợp với P.ĐT)

Bước 3: Liên hệ với đối tác

  • Gửi thư mời (Form02.EVE), chương trình làm việc (Form03.EVE) cho các trường đối tác và ĐHQG TPHCM.
  • Xác nhận tham dự từ khách mời đối tác.
  • Gửi invoice thông tin tài khoản để nhận tài trợ từ đối tác (Form04.EVE)
  • Tổng hợp các bài giới thiệu của trường ĐHQT (Phối hợp với P.ĐT) và của đối tác sẽ trình bày tại sự kiện và (sử dụng 2 ngôn ngữ Anh và Việt).

Bước 4: Kiểm tra tiến độ

  • Kiểm tra các quảng cáo và PR của báo đài
  • Kiểm tra việc in ấn standee, băng rôn, backdrop, banner, bảng tên, đây đeo …
  • Đăng thông báo lên các kênh truyền thông. Phối hợp với P.TCHC (gửi email cho toàn bộ CBGV), P.CTSV (đưa lên các kênh facebook, website của P.CTSV), TTDVCNTT (đưa lên website trường). Thông tin gửi đi gồm Thông báo sự kiện, Chương trình làm việc bằng 2 ngôn ngữ Anh và Việt.
  • Đề xuất MC của hội thảo
  • Liên hệ P.CTSV/ Đoàn Thanh niên về việc biểu diễn văn nghệ trước giờ khai mạc
  • Tuyển và huấn luyện nhóm SV tình nguyện (SVTN), phiếu đặt câu hỏi cho người tham dự
  • Thu thập bài phát biểu của BGH sử dụng 2 ngôn ngữ Anh và Việt (Liên hệ P.TCHC)
  • Phối hợp với P.KHTC thanh toán các khoản tạm ứng 30% của Hợp đồng thuê địa điểm, in ấn thiết kế brochure, quảng cáo báo đài… (Form05.EVE)
    • Trước 1 ngày
  • Đăng ký xe của P.QTTB để chuyển máy móc, trang thiết bị, vật dụng lên địa điểm tổ chức
  • Đến địa điểm diễn ra sự kiện kiểm tra âm thanh ánh sáng, lắp đặt standee, băng rôn, backdrop, banner…. Khoa/ Bộmôn chuyển máy móc trang thiết bị lên địa điểm diễn ra sự kiện.

Bước 5: Diễn ra sự kiện

  • Đón tiếp hướng dẫn đại diện các trường đối tác và phụ huynh học sinh đến đúng vị trí, mời khách VIP vào phòng VIP dùng teabreak, trò chuyện với BGH, lãnh đạo Phòng, Khoa…
  • Chụp ảnh
  • Mời khách và hội trường chính khi chương trình chính thức bắt đầu.
  • Phát và thu lại giấy lấy ý kiến của Phụ huynh học sinh, chuyển lên cho chủ tọa đoàn giải đáp thắc mắc.

Bước 6: Tổng kết sau sự kiện

  • Làm báo cáo tổng kết gửi BGH
  • Phối hợp với P.KHTC quyết toán các khoản còn lại 70% của Hợp đồng thuê địa điểm, in ấn thiết kế brochure, quảng cáo báo đài… (Form05.EVE)

h. Danh mục biểu mẫu:

II. LOGISTIC CHO ĐOÀN RA ĐOÀN VÀO

1. Quy trình hỗ trợ đoàn ra

a. Mục Đích           

Tổ chức đoàn đi công tác, tìm kiếm, mở rộng cơ hội hợp tác với các trường đối tác trên Thế giới.

b. Phạm vi đối tượng

Các đoàn đi công tác nước ngoài.

c. Đơn vị phối hợp

  • Ban Quan hệ Đối ngoại – Đại học Quốc Gia TP.HCM
  • Phòng Tổ chức Hành chính
  • Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng Kế hoạch Tài chính
  • Phòng Quản trị Thiết bị

d. Tài liệu viện dẫn

  • Thông tư 102/2012/TT-BTC về việc Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí (ban hành ngày 21/6/2012
  • Quy chế chi tiêu nội bộ (1.2016) – Tự chủ tài chính bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên của Trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM
  • Kế hoạch hoạt động thường xuyên của trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM

e. Định nghĩa/Viết tắt:

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc Tế
  • BGH: Ban Giám Hiệu
  • VP BGH: Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • Phòng KHTC: Phòng Kế hoạch Tài chính
  • Phòng QTTB: Phòng Quản trị Thiết bị

f. Diễn giải quy trình:

Bước 1: Trình xin ý kiến BGH về kế hoạch đoàn đi công tác nước ngoài

  • QHĐN tiếp nhận yêu cầu từ đối tác hoặc Phòng chủ động đề xuất căn cứ vào kế hoạch đoàn ra của năm học.
  • QHĐN trình xin ý kiến BGH về kế hoạch đoàn đi công tác nước ngoài

Bước 2: Thống nhất chương trình làm việc với đối tác

  • Thống nhất nội dung, thời gian, địa điểm họp.
  • Ghi nhận thông tin liên hệ đầu mối của đối tác.

Bước 3: Chuẩn bị thủ tục và logistics đợt 1

  • Thu thập công văn của ĐHQG về việc cử Hiệu trưởng đi công tác và Quyết định cử đoàn đi công tác của trường ĐHQT (Liên hệ P.TCHC). Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: tờ trình, thư mời, bản dịch thư mời có xác nhận đúng bản gốc của Trưởng P.QHĐN, chương trình làm việc dự kiến (OGD), dự toán kinh phí đoàn đi công tác (Form01.OGD).
  • Đặt vé máy bay (travelocity.com, orbitz.com, các công ty du lịch), khách sạn (wesite agoda, tripadvisors; hostels.com, ratehot, booking.com…), phối hợp với P.KHTC để thống nhất hợp đồng.

Bước 4: Xin visa

  • Tập hợp hình và các form xin visa cho các thành viên trong đoàn sau khi các thành viên đã điền thông tin đầy đủ.
  • Làm thủ tục xin visa. Hiệu trưởng sử dụng hộ chiếu công vụ và công hàm, các thành viên khác sử dụng hộ chiếu phổ thông.

Thủ tục xin cấp HCCV: cần có:

  • Quyết định cử đi công tác: Bản chính, chữ ký mực
  • Thư mời: bản photocopy
  • Tờ khai để cấp hộ chiếu công vụ (hiện tại có thể điền online): bản chính, dán hình 4 x 6 có đóng dấu giáp lai, có ghi đầy đủ xác nhận của thủ trưởng cơ quan quản lý trực tiếp với dấu và chữ ký rõ ràng. (Trưởng Phòng TCHC có thể ký xác nhận)
  • Hình 4×6 để làm hộ chiếu: 02 tấm, phông hình màu trắng, không đeo kính, mới chụp trong vòng 6 tháng.
  • Giấy giới thiệu (cho người đến làm hộ chiếu)
  • Bản sao CMND
  • Hộ chiếu hết hạn

Thủ tục cấp công hàm: cần có:

  • Giấy giới thiệu (cho người đến làm công hàm)
  • Quyết định cử đi công tác của ĐHQG: bản chính, chữ ký mực
  • Hộ chiếu: bản chính
  • Thư mời: bản photocopy

* Lưu ý: kiểm tra tùy theo từng Quốc gia có thể Công hàm cần dịch sang tiếng Anh và công chứng.

Bước 5: Chuẩn bị logistics đợt 2

  • Chuẩn bị bản đồ, phương tiện di chuyển, thuốc, quà tặng đối tác, đĩa CD/USB có thông tin về trường.
  • Phối hợp với P.KHTC tạm ứng kinh phí đoàn ra) (Form03.INCOM.Giay DN TU va TT)
  • Liên hệ P.TCHC xin giấy giới thiệu để mua ngoại tệ tại ngân hàng Eximbank Sở giao dịch (OUTGO.giay UQ mua ngoai te) hoặc đổi tiền tại Quầy đổi tiền Exim 135 Đồng Khởi Q.1;

Để tạm ứng tiền cần có:

Dự trù kinh phí (bản gốc) + quyết định cử đi công tác + Thư mời + Chương trình làm việc dự kiến.

Để đổi ngoại tệ cần có:

Visa, Passport, Vé máy bay, Quyết định cử đi công tác, Thư mời, Giấy giới thiệu của người đến đổi ngoại tệ, Giấy Ủy quyền.

Bước 6: Nhận visa bàn giao cho người đại diện trong đoàn

  • Đem theo CMND, giấy hẹn và giấy giới thiệu (Liên hệ P.TCHC xin giấy giới thiệu)
  • Biên nhận bàn giao kinh phí của đoàn đi công tác và hồ sơ đem đi (mỗi người 1 bộ)

Bước 7: Quyết toán kinh phí tạm ứng

  • Thu thập hóa đơn, chứng từ của đoàn.
  • Quyết toán kinh phí tạm ứng đoàn đi công tác (Liên hệ P.KHTC – OGD)

*  Để thanh toán tiền vé máy bay: cần liên hệ P.KHTC và chuẩn bị các giấy tờ sau:

  • Tờ trình (bản photo)
  • Quyết định cử đi công tác (2 bản chính)
  • Form đề nghị thanh toán chuyển khoản (OGD)
  • Báo giá (bản chính hoặc bản fax; nếu giá trị cần thanh toán lớn hơn 100 triệu thì phải có 3 bản Báo giá từ hai Đại lý cung cấp vé máy bay khác nhau; mỗi báo giá phải có hãng Vietnam Airlines)
  • Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp vé máy bay (2 bản chính)
  • Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu và Thanh lý Hợp Đồng
  • Hóa đơn

g. Lưu đồ quy trình:

h. Danh mục biểu mẫu

  • Dự toán kinh phí đoàn ra: Form01.OGD
  • Quyết toán kinh phí đoàn ra: Form02.OGD
  • Giấy đề nghị tạm ứng và thanh toán: Form03.OGD
  • Lịch làm việc dự kiến: Form04.OGD
  • Giấy ủy quyền mua/mang ngoại tệ ra nước ngoài: Form05.OGD
  • Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản: Form06.OGD
2. Quy trình hỗ trợ và tiếp đón đoàn vào

a. Mục đích:

Đón tiếp và mở rộng cơ hội hợp tác với các đoàn khách từ các trường đối tác trên Thế giới đến thăm và làm việc tại trường ĐHQT.

b. Phạm vi đối tượng:        

Các đoàn đối tác nước ngoài bao gồm Trường, Viện, Trung tâm…

c. Đơn vị phối hợp

  • Ban Quan hệ Đối ngoại – Đại học Quốc Gia TP.HCM
  • Phòng Tổ chức Hành chính
  • Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng Kế hoạch Tài chính
  • Phòng Quản trị Thiết bị

d. Tài liệu viện dẫn

  • Nghị định 82/2001/ND-CP ngày 6/11/2005 của Thủ tướng Chính phủ về nghi lễ Nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài
  • Quy chế chi tiêu nội bộ – Tự chủ tài chính bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên của Trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM
  • Kế hoạch hoạt động thường xuyên của trường ĐHQT – ĐHQG TPHCM

e. Định nghĩa/Viết tắt

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc Tế
  • BGH: Ban Giám Hiệu
  • VP BGH: Văn phòng Ban Giám Hiệu
  • Phòng QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • Phòng KHTC: Phòng Kế hoạch Tài chính
  • Phòng QTTB: Phòng Quản trị Thiết bị

f. Diễn giải quy trình:

Bước 1: Trình xin ý kiến BGH về kế hoạch đón tiếp

  • QHĐN trình kế hoạch đón tiếp, thông tin nổi bật về trường đối tác, in kèm nội dung email/ thư ngỏ của đối tác.

Bước 2: Thống nhất chương trình làm việc với đối tác

  • Thống nhất nội dung, thời gian, địa điểm buổi họp.
  • Gửi chương trình làm việc và hướng dẫn đường đi cùng bản đồ cho đối tác (Form01.IDE; Form05.IDE; Form06.IDE hoặc Form07.IDE)

Bước 3: Chuẩn bị logistics

  • Đăng ký phòng họp (Liên hệ P.TCHC)
  • Xin xe đưa đón khách, chuẩn bị trà nước (Liên hệ P.QTTB) (Form02.IDE)
  • Đăng ký lịch tuần (Liên hệ P.TCHC)

Bước 4: Đón tiếp khi khách đến

  • Chuẩn bị phòng họp, máy chiếu, brochure, máy ảnh, laptop, quà tặng …
  • Mời cơm trưa khách (nếu có)

Bước 5: Tổng kết sau buổi họp

  • Làm biên bản họp, báo cáo BGH
  • Quyết toán chi phí tạm ứng

g. Lưu đồ quy trình

h. Danh mục biểu mẫu:

  • Danh sách các đoàn đối tác đến thăm và làm việc tại trường: DS01.IDE
  • Chương trình làm việc:Form01.IDE
  • Giấy đề nghị xin xe: Form02.IDE
  • Giấy đề nghị tạm ứng và thanh toán: Form03.IDE
  • Bảng kê thanh toán tạm ứng: Form04.IDE
  • Hướng dẫn đường đến ĐHQT: Form05.IDE
  • Bản đồ đến ĐHQT cơ sở Thủ Đức: Form06.IDE
  • Bản đồ đến ĐHQT cơ sở 234 Pasteur, phường 6, Quận 3: Form07.IDE

B. QUY TRÌNH KÝ KẾT BIÊN BẢN GHI NHỚ, BIÊN BẢN THỎA THUẬN HỢP TÁC

I. QUY TRÌNH KÝ KẾT BIÊN BẢN THỎA THUẬN KHUNG (MoU)

Quy trình ký kết biên bản thảo thuận khung (Mou)

a. Mục đích

  • Nhằm cung cấp thông tin giúp các đơn vị và bộ phận có cái nhìn tổng quan về quá trình ký kết thỏa thuận hợp tác khung (MOU) giữa Trường Đại học Quốc Tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
  • Các đơn vị và bộ phận theo dõi, phối hợp thực hiện.

b. Phạm vi, đối tượng áp dụng và cấp có thẩm quyền ký kết

  • Phạm vi:

Áp dụng đối với các mối quan hệ hợp tác mới hình thành và triển khai giữa Trường Đại học Quốc Tế và các đơn vị trong và ngoài nước.

  • Đối tượng áp dụng:

Áp dụng cho các quan hệ hợp tác được triển khai ở cấp trường (BGH, các Phòng ban) và cấp Khoa/Bộ môn.

  • Cấp có thẩm quyền ký kết:

Hiệu trưởng nhà trường Căn cứ theo Quyết Định 1431/QĐ-ĐHQG-QHQT ngày 31/12/2007 của ĐHQG-HCM.

c. Định nghĩa/Viết tắt

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc Tế
  • QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • MOU: Biên bản Thỏa thuận khung (Memorandum of Understanding): là văn bản thể hiện mong muốn hợp tác giữa hai đơn vị trước khi tiến tới hợp tác trong một chương trình hoặc lĩnh vực cụ thể nào đó. Đây là văn bản đầu tiên được ký kết giữa hai bên, thể hiện các khả năng hợp tác chung mà hai bên mong muốn triển khai.
  • BGH Ban Giám Hiệu
  • BM Bộ môn

d. Diễn giải quy trình

Bước 1: P.QHĐN tiếp nhận thông tin về triển khai hoạt động hợp tác với đối tác thông qua các nguồn:

  • Theo chỉ đạo hợp tác của BGH;
  • Từ trao đổi trực tiếp với đối tác thông qua gặp mặt, email hoặc các kênh khác;
  • Theo đề xuất hợp tác của các Khoa/BM hoặc giảng viên;
  • Theo đề xuất hợp tác của các Phòng ban.

Bước 2: P.QHĐN xin ý kiến chỉ đạo của BGH về mặt nguyên tắc để làm cơ sở xúc tiến trao đổi với đối tác.

  • Nếu BGH đồng ý: bước 3;
  • Nếu BGH không đồng ý: P.QHĐN trả lời không hợp tác với đối tác/Khoa/BM/Phòng ban liên quan;

Bước 3: P.QHĐN liên lạc hoặc phối hợp với Khoa/BM/Phòng ban liên quan liên lạc với đối tác nhằm thống nhất các nội dung hợp tác giữa hai bên.

Bước 4: Sau khi đã thống nhất về nội dung hợp tác, P.QHĐN làm Tờ trình xin BGH phê duyệt nội dung hợp tác, đồng thời trình phương án ký kết giữa hai bên.

  • Nếu BGH yêu cầu chỉnh sửa nội dung hợp tác: P.QHĐN sẽ thảo luận lại với đối tác để chỉnh sửa nội dung cần thiết, quy trình lặp lại như Bước 3.
  • Nếu BGH đồng ý phê duyệt: bước 5.

Bước 5: P.QHĐN chuẩn bị công tác tổ chức lễ ký kết (nếu có sự có mặt của hai bên ký kết) hoặc tiến hành xin chữ ký và gửi văn bản ký kết cho đối tác bằng đường bưu điện (hoặc ngược lại: đối tác ký trước và gửi về ĐHQT bằng đường bưu điện).

  • Sau khi hoàn tất ký kết: P.QHĐN lưu trữ văn bản gốc. Các đơn vị liên quan giữ bản photo.

e. Lưu đồ quy trình

II. QUY TRÌNH KÝ KẾT BIÊN BẢN THỎA THUẬN HỢP TÁC (MOA)

Quy trình ký kết biên bản thỏa thuận hợp tác (MOA)

a. Mục đích

  • Nhằm cung cấp thông tin giúp các đơn vị và bộ phận có cái nhìn tổng quan về quá trình ký kết Biên bản Thỏa thuận cho một hoạt động hợp tác cụ thể (MOA) giữa Trường Đại học Quốc Tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
  • Các đơn vị và bộ phận theo dõi, phối hợp thực hiện.

b. Phạm vi, đối tượng áp dụng và cấp có thẩm quyền ký kết

  • Phạm vi:

Áp dụng đối với các mối quan hệ hợp tác giữa Trường Đại học Quốc Tế và các đơn vị trong và ngoài nước đã ký kết Biên bản thỏa thuận khung (MOU);

Riêng đối với hoạt động liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài: trước khi hai bên tiến hành ký kết MOA: cần có văn bản chấp thuận của ĐHQG-HCM cho phép triển khai chương trình.

  • Đối tượng áp dụng:

Áp dụng cho các quan hệ hợp tác được triển khai ở cấp trường (BGH, các Phòng ban) và cấp Khoa/Bộ môn.

  • Cấp có thẩm quyền ký kết:

Hiệu trưởng nhà trường Căn cứ theo Quyết Định 1431/QĐ-ĐHQG-QHQT ngày 31/12/2007 của ĐHQG-HCM.

c. Định nghĩa/Viết tắt

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc Tế
  • QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • MOA: Biên bản Thỏa thuận hợp tác (Memorandum of Agreement) là văn bản thể hiện mong muốn hợp tác giữa hai đơn vị ở một trong những lĩnh vực cụ thể như sau: hợp tác liên kết đào tạo, trao đổi sinh viên – giảng viên, trao đổi tài liệu nghiên cứu, tổ chức hội thảo – hội nghị
  • BGH Ban Giám Hiệu
  • BM                        Bộ môn
  • Hợp tác loại A Là hoạt động liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài
  • Hợp tác loại B Tất cả các hoạt động hợp tác khác, ngoại trừ hoạt động liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài (loại A), bao gồm hợp tác nghiên cứu, trao đổi sinh viên – giảng viên – nghiên cứu sinh, trao đổi tài liệu nghiên cứu, tổ chức hội nghị – hội thảo, v.v.
  • CTLK Chương trình liên kết

d. Diễn giải quy trình

Quy trình ký kết Biên bản Thỏa thuận cụ thể (MOA) áp dụng khi hai bên đã ký kết Biên bản Thỏa thuận khung (MOU).

Bước 1: P.QHĐN tiếp nhận thông tin về triển khai hoạt động hợp tác với đối tác thông qua các nguồn:

  • Theo chỉ đạo hợp tác của BGH;
  • Từ trao đổi trực tiếp với đối tác thông qua gặp mặt, email hoặc các kênh khác;
  • Theo đề xuất hợp tác của các Khoa/ BM hoặc giảng viên;
  • Theo đề xuất hợp tác của các Phòng ban.

Bước 2: P.QHĐN xin ý kiến chỉ đạo của BGH về mặt nguyên tắc để làm cơ sở xúc tiến trao đổi với đối tác.

  • Nếu BGH đồng ý: bước 3a hoặc 3b;
  • Nếu BGH không đồng ý: P.QHĐN trả lời không hợp tác với đối tác/Khoa/BM/Phòng ban liên quan;

Bước 3-a: Nếu là hoạt động hợp tác liên kết đào tạo, có yếu tố nước ngoài (Hợp tác loại A):

–     Phòng QHĐN và Khoa/ BM cùng phối hợp xây dựng Đề cương xin chủ trương gửi ĐHQG để được ủng hộ về mặt chủ trương trong việc xây dựng chương trình liên kết đào tạo; đồng thời P. QHĐN làm Công văn trình BGH ký về Đề cương xin chủ trương của ĐHQG Tp. HCM đối với hoạt động liên kết đào tạo sắp triển khai.

  • Nếu ĐHQG đồng ý: bước 4;
  • Nếu ĐHQG không đồng ý: P.QHĐN trả lời không hợp tác với đối tác/ Khoa/BM/ Phòng ban liên quan;

Bước 3-b: Nếu là các hoạt động hợp tác khác (hợp tác loại B): bước 4.

Bước 4: P.QHĐN trực tiếp liên lạc hoặc phối hợp với Khoa/ BM/ Phòng ban liên quan cùng làm việc với đối tác nhằm thống nhất các nội dung hợp tác giữa hai bên.

Bước 5: Sau khi đã thống nhất về nội dung chương trình hợp tác, P.QHĐN làm Tờ trình xin BGH phê duyệt nội dung hợp tác, đồng thời trình phương án ký kết giữa hai bên.

  • Nếu BGH yêu cầu chỉnh sửa nội dung hợp tác: P.QHĐN sẽ thảo luận lại với đối tác để chỉnh sửa nội dung cần thiết, quy trình lặp lại như Bước 4.
  • Nếu BGH đồng ý phê duyệt: bước 6.

Bước 6: P.QHĐN chuẩn bị công tác tổ chức lễ ký kết (nếu có sự có mặt của hai bên ký kết) hoặc tiến hành xin chữ ký và gửi văn bản ký kết cho đối tác bằng đường bưu điện (hoặc ngược lại: đối tác ký trước và gửi về ĐHQT bằng đường bưu điện).

  • Sau khi hoàn tất ký kết: P.QHĐN lưu trữ văn bản gốc. Các đơn vị liên quan giữ bản photo.
  • Đối với chương trình liên kết đào tạo: P.QHĐN và Khoa/BM liên quan làm việc với đối tác để chuẩn bị hồ sơ xin mở chương trình liên kết theo quy trình (tham khảo Quy trình CTLK)

e. Lưu đồ quy trình

C. CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT

I. QUY TRÌNH MỞ CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐÀO TẠO CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI

Quy trình mở chương trình liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài

a. Mục đích:

Nhằm hệ thống trình tự công việc xin cấp giấy phép triển khai CTLKĐT có yếu tố nước ngoài một các khoa học, phục vụ công tác xin Quyết định vận hành CTLKĐT nhanh chóng, hiệu quả.

b. Phạm vi:

Áp dụng đối với chương trình liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài chưa được Đại học Quốc Gia cấp Quyết định vận hành chương trình.

c. Tài liệu viện dẫn:

  • Nghị định 18/2001/NĐ-CP ngày 04/5/2001 quy định về lập và hoạt động của các cơ sở văn hoá, giáo dục nước ngoài tại Việt Nam
  • Nghị định số 165/2004/NĐ-CP ngày 16/9/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Giáo dục về quản lý hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giáo dục
  • Nghị định 73/2012/NĐ-CP: Nghị định Quy định về hợp tác, đầu tư của nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục
  • Thông tư số 26/2013/TT-BGDĐT ngày 15/7/2013 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT sửa đổi bổ sung một số điều của Quy định về trình tự, thủ tục công nhận văn bằng do cơ sở nước ngoài cấp ban hành kèm theo Quyết định số 77/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/12/2007
  • Thông tư 34/2014/TT-BGDĐT ngày 15/10/2014 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 73/2012/NĐ-CP
  • Thông tư liên tịch số 29/2014/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH ngày 26/8/2014 quy định về quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán và thuế đối với hợp tác và đầu tư của nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo và dạy nghề.
  • Quyết định số 803/QĐ-ĐHQG ngày 30/6/2015 của Đại học Quốc Gia Tp. HCM về việc ban hành Quy định thực hiện Chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài tại Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh và các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc.

d. Định nghĩa/Viết tắt:

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc Tế
  • BGH: Ban Giám Hiệu
  • Phòng QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • Phòng ĐT: Phòng Đào tạo Đại học và Sau Đại học
  • Phòng KHTC: Phòng Kế hoạch Tài chính
  • MoU:             Biên bản Thỏa thuận khung (Memorandum of Understanding)
  • MoA: Biên bản Thỏa thuận hợp tác (Memorandum of Agreement)
  • CTLK: Chương trình liên kết
  • CTLKĐT: Chương trình liên kết đào tạo

e. Diễn giải quy trình:

Quy trình mở CTLKĐT có yếu tố nước ngoài được áp dụng khi:

  • ĐHQG có văn bản chấp thuận về chủ trương cho phép trường ĐHQT liên kết đào tạo với nước ngoài
  • Trường ĐHQT và đối tác đã ký kết Biên bản Thỏa thuận hợp tác (MOA)

Bước 1: Tập hợp hồ sơ

  • QHĐN là đầu mối tập hợp thông tin, tài liệu từ phía Đối tác, các Phòng, Khoa/ BM theo Danh mục hồ sơ xin mở CTLKĐT mới (CL01/CTLK01). Theo đó, các đơn vị sẽ cung cấp hồ sơ như sau:
  • Đối tác cung cấp hồ sơ Pháp lý (mục 1, 3, 4, 5, 6); hồ sơ xây dựng đề án (mục 7.9, 7.10, 7.11,7.14, 7.17, 7.18).[1]
  • Khoa/ BM: hỗ trợ Phòng QHĐN trong quá trình xây dựng hồ sơ pháp lý (mục 2, 3); xây dựng hồ sơ mở CTLKĐT (mục từ 7.1 đến 7.13, 7.15, 7.16, 7.19).
  • ĐT: cung cấp thông tin, hỗ trợ Khoa/ BM trong quá trình xây dựng hồ sơ mở CTLKĐT (mục 7.4, 7.5, 7.10, 7.12, 7.15, 7.19) và hỗ trợ khi có yêu cầu liên quan đến chuyên môn.
  • QTTB: cung cấp thông tinvề cơ sở vật chất (mục 7.13) và hỗ trợ khi có yêu cầu liên quan đến chuyên môn.
  • KHTC: cung cấp thông tin về học phí, khoản hỗ trợ, quyết toán thu chi, quyết toán thuế (mục 7.14) và hỗ trợ khi có yêu cầu liên quan đến chuyên môn.

Bước 2: Hoàn thiện đề án

  • Sau khi đã tập hợp đầy đủ hồ sơ từ các đơn vị có liên quan, Phòng QHĐN xây dựng và hoàn chỉnh đề án, gửi về Ban QHĐN – ĐHQG

Bước 3: Tiếp nhận và Thẩm định hồ sơ

  • Ban QHĐN tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng QHĐN thực hiện sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ theo thông báo từ Ban QHĐN – ĐHQG.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ, Ban QHĐN tiến hành phối hợp Ban ĐH&SĐH, Trung tâm KT&KĐCLĐT, Ban KHTC, các thành viên phản biện, Ban Pháp chế (nếu cần) cho công tác thẩm định.
  • Trong quá trình thẩm định, nếu:
  • Đề án cần bổ sung, Phòng QHĐN tiến hành bổ sung theo Biên bản kết luận của hội đồng thẩm định ĐHQG.
  • Nếu Đề án đã đủ hồ sơ nhưng không điều kiện phê duyệt, CTLKĐT sẽ không được cấp Quyết định triển khai vận hành. Phòng QHĐN tiến hành bổ sung hồ sơ theo Biên bản kết luận của hội đồng thẩm định ĐHQG.
  • Nếu Đề án đã đủ hồ sơ và đủ điều kiện phê duyệt, trường ĐHQT được cấp Quyết định triển khai CTLK.

Bước 4: Thông báo các đơn vị và triển khai chương trình

  • Phòng QHĐN nhận Quyết định và thông báo đến các đơn vị liên quan để triển khai chương trình.

Bước 5: Báo cáo định kỳ

  • Phòng QHĐN là đầu mối tập hợp báo cáo định kỳ hằng năm từ Khoa/ BM, Phòng ĐT ĐH & SĐH, Phòng QTTB và Phòng KHTC (nếu cần). Theo đó, các đơn vị sẽ cung cấp thông tin theo Danh mục báo cáo tổng kết công tác thực hiện CTLKĐT (CL03/CTLK01) như sau:
  • Khoa/ BM: cập nhật những thay đổi trong chương trình đào tạo (phần II), giảng viên (phần III), biện pháp giám sát và đảm bảo chất lượng (phần VI), đánh giá chung (phần VIII)
  • Phòng ĐT ĐH & SĐH cung cấp: thông tin về công tác tuyển sinh (phần I), học viên (phần IV)
  • Khoa/ BM và Phòng ĐT ĐH&SĐH cùng phối hợp để cập nhật biện pháp giám sát, đảm bảo chất lượng đào tạo của các CTLK (phần VI), đánh giá chung (phần VIII)
  • Phòng QTTB: cập nhật những thông tin liên quan đến cơ sở vật chất cho CTLK (phần V)
  • Phòng KHTC: cung cấp thông tin về mức học phí, khoản hỗ trợ, quyết toán thu chi, thuế hằng năm (phần VII)

e. Lưu đồ quy trình:

Lưu đồ quy trình mở chương trình liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài

g. Danh mục biễu mẫu:

  • Danh mục Checklist
    • Danh mục hồ sơ xin mở CTLKĐT mới: CL01/CTLK01
    • Danh mục đối tác cung cấp hồ sơ CTLK mới: CL02/CTLK01
    • Danh mục báo cáo tổng kết công tác thực hiện CTLKĐT: CL03/CTLK01
  • Danh mục các biểu mẫu:
    • Mẫu thư xin mở CTLK (Letter of Submission): M01/CTLK01
    • Mẫu danh sách giảng viên: M02/CTLK01
    • Mẫu Đề án CTLK: M03/CTLK01
    • Mẫu Quyết định thành lập trường: M04/CTLK01
    • Mẫu Quyết định thành lập khoa: M05/CTLK01
    • Mẫu Chứng chỉ kiểm định AACSB: M06/CTLK01
    • Mẫu Chứng chỉ kiểm định AUN: M07/CTLK01

II. QUY TRÌNH GIA HẠN CHƯƠNG TRÌNH LIÊN KẾT ĐÀO TẠO CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI

Quy trình gia hạn chương trình liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài

a. Mục đích:

Nhằm hệ thống trình tự công việc xin gia hạn giấy phép triển khai chương trình liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài một các khoa học và chương trình liên kết đào tạo được gia hạn đúng hạn, hiệu quả.

b. Phạm vi:

Áp dụng đối với chương trình liên kết đào tạo có yếu tố nước ngoài đang vận hành và sắp đến kỳ gia hạn. Thời điểm áp dụng trước 06 tháng so với thời hạn liên kết đào tạo hết hiệu lực. 

c. Tài liệu viện dẫn:

  • Nghị định 18/2001/NĐ-CP ngày 04/5/2001 quy định về lập và hoạt động của các cơ sở văn hoá, giáo dục nước ngoài tại Việt Nam
  • Nghị định số 165/2004/NĐ-CP ngày 16/9/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Giáo dục về quản lý hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giáo dục
  • Nghị định 73/2012/NĐ-CP: Nghị định Quy định về hợp tác, đầu tư của nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục
  • Thông tư số 26/2013/TT-BGDĐT ngày 15/7/2013 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT sửa đổi bổ sung một số điều của Quy định về trình tự, thủ tục công nhận văn bằng do cơ sở nước ngoài cấp ban hành kèm theo Quyết định số 77/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/12/2007.
  • Thông tư 34/2014/TT-BGDĐT ngày 15/10/2014 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 73/2012/NĐ-CP.
  • Thông tư liên tịch số 29/2014/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH ngày 26/8/2014 quy định về quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán và thuế đối với hợp tác và đầu tư của nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo và dạy nghề.

d. Định nghĩa/Viết tắt

  • ĐHQG-HCM: Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
  • ĐHQT: Đại học Quốc Tế
  • BGH: Ban Giám Hiệu
  • Phòng QHĐN: Phòng Quan hệ Đối ngoại
  • Phòng ĐT: Phòng Đào tạo Đại học và Sau Đại học
  • Phòng KHTC: Phòng Kế hoạch Tài chính
  • MoU: Biên bản Thỏa thuận khung (Memorandum of Understanding)
  • MoA: Biên bản Thỏa thuận hợp tác (Memorandum of Agreement)
  • CTLK: Chương trình liên kết
  • CTLKĐT: Chương trình liên kết đào tạo

e. Diễn giải quy trình

Quy trình gia hạn CTLKĐT có yếu tố nước ngoài được áp dụng tại thời điểm 06 tháng trước khi thời hạn liên kết đào tạo hết hiệu lực.

Bước 1: Tập hợp hồ sơ

  • QHĐN là đầu mối tập hợp thông tin, tài liệu từ phía Đối tác, các Phòng, Khoa/ BM theo Danh mục hồ sơ CTLKĐT gia hạn (CL01/CTLK02). Theo đó, các đơn vị sẽ cung cấp hồ sơ như sau:
  • Đối tác cung cấp hồ sơ Pháp lý (mục 1, 2); hồ sơ hoàn thiện đề án gia hạn (mục 6, 7.1, 7.6, 7.8).
  • Khoa/ BM: hỗ trợ Phòng QHĐN trong quá trình hoàn thiện đề án, cung cấp thông tin ở mục 2, 3, 4; 6, 7.1
  • ĐT: cung cấp thông tin cho Phòng QHĐN trong quá trình hoàn thiện hồ sơ gia hạn (mục 3, 4, 5, từ 7.2 đến 7.8) và hỗ trợ khi có yêu cầu liên quan đến chuyên môn.
  • QTTB: cung cấp thông tin cho Phòng QHĐN về cơ sở vật chất ở mục 3 (nếu có thay đổi) và hỗ trợ khi có yêu cầu liên quan đến chuyên môn.
  • KHTC: cung cấp thông tin cho Phòng QHĐN về tài chính (mục 8) và hỗ trợ khi có yêu cầu liên quan đến chuyên môn.

Bước 2: Hoàn thiện đề án

  • Sau khi đã tập hợp đầy đủ hồ sơ từ các đơn vị có liên quan, Phòng QHĐN xây dựng và hoàn chỉnh đề án, gửi về Ban QHĐN – ĐHQG.

Bước 3: Tiếp nhận và Thẩm định hồ sơ

  • Ban QHĐN tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng QHĐN thực hiện sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ theo thông báo từ Ban QHĐN – ĐHQG.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ, Ban QHĐN tiến hành phối hợp Ban ĐH&SĐH, Trung tâm KT&KĐCLĐT, Ban KHTC, các thành viên phản biện, Ban Pháp chế (nếu cần) cho công tác thẩm định.
  • Trong quá trình thẩm định, nếu:
  • Đề án cần bổ sung, Phòng QHĐN tiến hành bổ sung theo Biên bản kết luận của hội đồng thẩm định ĐHQG.
  • Nếu Đề án đã đủ hồ sơ nhưng không điều kiện phê duyệt, CTLKĐT sẽ không được cấp Quyết định triển khai vận hành.
  • Nếu Đề án đã đủ hồ sơ và đủ điều kiện phê duyệt, trường ĐHQT được cấp Quyết định triển khai CTLK.

Bước 4: Thông báo các đơn vị và triển khai chương trình

  • Phòng QHĐN nhận Quyết định và thông báo đến các đơn vị liên quan để triển khai chương trình.

Bước 5: Báo cáo tổng kết quá trình thực hiện CTLK

  • Sau khi được cấp giấy phép gia hạn, Phòng QHĐN là đầu mối tập hợp báo cáo định kỳ tương tự báo cáo định kỳ hằng năm theo Danh mục báo cáo tổng kết công tác thực hiện CTLKĐT (CL03/CTLK01). Theo đó, các đơn vị phối hợp như sau:
  • Khoa/ BM: cập nhật những thay đổi trong chương trình đào tạo (phần II), giảng viên (phần III)
  • Phòng ĐT ĐH & SĐH cung cấp: thông tin về công tác tuyển sinh (phần I), học viên (phần IV).
  • Khoa/ BM và Phòng ĐT ĐH&SĐH cùng phối hợp để cập nhật biện pháp giám sát, đảm bảo chất lượng đào tạo của các CTLK (phần V).
  • Phòng QTTB: cập nhật những thông tin liên quan đến cơ sở vật chất cho CTLK
  • Phòng KHTC: cung cấp thông tin về mức học phí, khoản hỗ trợ, quyết toán thu chi, thuế hằng năm
  • Thời điểm gửi báo cáo về Ban Đối ngoại – ĐHQG hạn chót là ngày 30/7 hằng năm.

f. Lưu đồ quy trình

 

g. Danh mục biểu mẫu

  • Danh mục Checklist
    • Danh mục hồ sơ xin mở CTLKĐT gia hạn: CL01/CTLK02
    • Danh mục đối tác cung cấp hồ sơ CTLKĐT gia hạn: CL02/CTLK01
    • Danh mục báo cáo tổng kết công tác thực hiện CTLKĐT: CL03/CTLK01
  • Danh mục Form

D. QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM DỊCH VỤ SINH VIÊN QUỐC TẾ

Quy trình hoạt động trung tâm dịch vụ sinh viên quốc tế

a. Mục đích

ISSC trực thuộc phòng Quan hệ Đối ngoại, chịu sự quản lý trực tiếp của Hiệu trưởng và Phó Hiệu Trưởng phụ trách sinh viên, có chức năng sau:

  • Phụ trách mảng Trao đổi sinh viên
  • Phụ trách mảng Dịch vụ hỗ trợ sinh viên và học giả quốc tế.

b. Phạm vi phục vụ

c. Định nghĩa và viết tắt

i.         Đối tượng phục vụ
·       Sinh viên quốc tế(SVQT)

International Student

Là các SV có quốc tịch khác quốc tịch Việt Nam
·       Sinh viên IU(SVIU)

IU Student

Là các SV mang quốc tịch Việt Nam hiện đang học tập toàn thời gian tại IU
·       Học giả quốc tế (HGQT)

(International Scholar)

Giáo sư, giảng viên, nghiên cứu viên, nghiên cứu sinh có quốc tịch ngoài Việt Nam đến tham gia giảng dạy, nghiên cứu, làm việchoặc học tập tại ĐHQT trong thời gian ngắn
 ii.         Hoạt động
·      Chương trình 4 năm tại trường ĐHQT (IU Program)

–     Là chương trình đào tạo ĐH/SĐH do ĐHQT tổ chức giảng dạy toàn thời gian tại ĐHQT

–     ĐHQT cấp bằng cho sinh viên sau khi hoàn tất khóa học

 

·      Chương trình liên kết bằng đôi (Double Degree Program) –     Là chương trình đào tạo ĐH/SĐH do ĐHQT và trường đối tác cùng tổ chức giảng dạy tại ĐHQT và trường đối tác

–     Sau khi hoàn tất khóa học, SV nhận được bằng do ĐHQT và trường đối tác cấp

–     Chương trình này áp dụng cho:

·  SV bậc đại học hoặc cao học của trường đối tác (có ký kết với ĐHQT) đến học tại ĐHQT từ 1 đến 2 năm (tùy theo từng bậc đào tạo)

·  SV được trường-gửi-đi (home institution) xét duyệt hồ sơ và đề cử sang học tại ĐHQT

·  SV không phải đóng học phí cho trường ĐHQT-là trường-tiếp-nhận SV vào học(host institution), mà chỉ đóng cho trường-gửi-đi (home institution)

·  Sau khi hoàn tất khóa học tại ĐHQT, SV được cả 2 trường cấp bằng (mỗi trường một bằng)

 

·      Chương trình liên kết (Joint Program)

 

–    Là chương trình đào tạo ĐH/SĐH do ĐHQT và trường đối tác hợp tác giảng dạy. SV được chuyển tiếp sang trường đối tác sau khi hoàn tất gian đoạn 1 học tại ĐHQT.

–   Sau khi hoàn tất khóa học, SV nhận được bằng do trường đối tác cấp

Chương trình trao đổi

(Exchange Program)

–   Là chương trình trao đổi chuyên môn bậc ĐH/SĐH dành cho SV toàn thời gian của một trường tham gia học tập tại trường khác có tích lũy tín chỉ trong thời gian ngắn hạn (1 hoặc 2 học kỳ)

–  Chương trình này áp dụng cho:

·  SVQT thuộc các trường đối tác có ký kết thỏa thuận hợp tác trao đổi với IU

·  SV IUvà các SVQTcủa IU (kể cả chương trình IU và chương trình liên kết)theo học tại các trường đối tác có ký kết thỏa thuận hợp tác trao đổi với IU

·  Sinh viên được trường-gửi-đi (home institution) xét duyệt hồ sơ và đề cử sang học tại trường-tiếp-nhận (host institution)

–  SV đóng học phí cho trường-gửi-đi

–  Sau khi hoàn tất khóa học, ISSC sẽ hoàn tất các thủ tục chuyển tiếp cho SV tham gia chương trình

Chương trình trao đổi trực tiếp

(Study Abroad Program)

–  Là chương trình trao đổi chuyên môn bậc ĐH/SĐH cho SV toàn thời gian của một trường tham gia học tập tại trường khác có tích lũy tín chỉ trong thời gian ngắn hạn (1 hoặc 2 học kỳ)

–  Chương trình này áp dụng cho:

·  SVQT không thuộc hệ thống các trường đối tác của IU

·  SV IU đăng ký học tại các trường không thuộc hệ thống các trường đối tác của IU

–  SV được trường-gửi-đi cho phép chọn trường và đăng ký học tại trường-tiếp-nhận.

–  SV phải đóng học phí cho trường-tiếp-nhận

–  Sau khi hoàn tất khóa học, ISSC sẽ hoàn tất các thủ tục chuyển tiếp cho SV tham gia chương trình

Chương trình ngắn hạn

(Short-term Program)

–  Là chương trình trao đổi do ĐHQT thiết kế theo yêu cầu của trường gửi SV đến tham gia học tập và giao lưu ngắn hạn (tối đa 3 tháng) tại ĐHQT

–  Nội dung của chương trình học có thể là trao đổi văn hóa, các khóa học chuyên môn ngắn hạn, tham quan, kiến tập tại các doanh nghiệp, kết hợp du lịch khám phá Việt Nam

–  SV theo học chương trình này được cấp chứng chỉ theo yêu cầu, nhưng không được tích lũy tín chỉ khi hoàn tất chương trình

Trao đổi văn hóa

(Cultural Exchange Program)

–  Là chương trình giao lưu văn hóa giữa SV ĐHQT và SVQT của các trường nước ngoài đến thăm và giao lưu

–  Đối với các chương trình trao đổi văn hóa, ISSC là đầu mối tổ chức đón tiếp, giao lưu nhưng không cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho SV quốc tế tham gia chương trình này

    iii.         Dịch vụ
·      Visa (Visa) Visa (hay thị thực nhập cảnh): cho phép công dân nước ngoài nhập cảnh vào VN với mục đích lưu trú (học tập, làm việc, du lịch) trong khoảng thời gian nhất định
·      Nhà ở (Accommodation) Các loại nhà ở (ký túc xá, phòng dịch vụ, căn hộ,nhà ở cùng với người bản địa) dành cho SVQT/HGQT lựa chọn khi lưu trú tại Việt Nam
·      Đi lại trong Tp.HCM (Local Transportation) Các hướng dẫn về đường đi, phương tiện đi lại trong Tp.HCM
·      Bạn đồng hành (Buddy) Là SV trường ĐHQT được tuyển dụng nhằm hỗ trợ SVQT/ HGQT trong thời gian lưu trú tại Việt Nam (1 SV Việt Nam đồng hành cùng 1 SVQT/ HGQT)
·      Bảo hiểm y tế dành cho SVQT/ HGQT (Medical Insurance) Là loại bảo hiểm, dịch vụ y tế dành cho công dân nước ngoài lưu trú tại Việt Nam (hợp đồng ký từng năm một)
·      Đón tại sân bay (Pick up service) – Là loại dịch vụ đón SVQT/HGQT ở sân bay Tân Sơn Nhất, do SV bạn đồng hành phụ trách

– SVQT/ HGQT tự túc chi phí di chuyển từ sân bay về nơi ở

 

·      Tuần học định hướng (Orientation Week) – Giới thiệu chung về trường, giới thiệu các quy trình học tập, các dịch vụ của ĐHQT; các hoạt động, sự kiện dành cho SVQT/ HGQT

– Tham quan khuôn viên trường và tour tham quan Tp.HCM

 

·      Ngày hội Quốc tế (International Fairs) Buổi giao lưu, giới thiệu văn hóa – ẩm thực giữa SV các nước và SV Việt Nam
·      Ngày hội giới thiệu các chương trình trao đổi sinh viên (Student Exchange Fair) –  Giới thiệu các chương trình trao đổi SV của Trường với đối tác. Đối tượng: SVIU và SVQT

–  Tổ chức các gian hàng nhỏ, để SVQT-trao-đổi giới thiệu về trường của mình đến toàn thể SV

·      Tư vấn, giải đáp thắc mắc (Academic Couseling and Support) Giải quyết nhanh chóng các khúc mắc, hỗ trợ các thủ tục liên quan học vụ, sinh hoạt cho SVQT
·      Sổ tay hướng dẫn SVQT (International Student’s Handbook) Các thông tin hướng dẫn về việc học tập tại ĐHQT và sinh hoạt tại Việt Nam
·      Brochure/ Leaflet/ Poster quảng bá các chương trình trao đổi sinh viên Cung cấp thông tin, quảng bá về ĐHQT cho SVQT/ HGQT, các trường đối tác và không là đối tác
·      Website dành cho SVQT –  Hệ thống thông tin hướng dẫn dành cho SVTQ/ HGQT, các thông báo đều được cập nhật và đăng tải lên trang web này

–  Các biểu mẫu đăng ký dịch vụ, hệ thống đăng ký dịch vụ online

I. QUY TRÌNH TRAO ĐỔI SINH VIÊN

1. Quy trình Tiếp nhận sinh-viên-đến

a. Nội dung

  • Bước 1: 03 tháng trước khi học kỳ chính thức diễn ra

ISSC tiếp nhận hồ sơ sinh viên trao đổi từ đối tác, bản softcopy hoặc hardcopy, gồm: thư đề cử sinh viên, hồ sơ đăng ký trao đổi sinh viên theo quy định của trường ĐHQT, bảng điểm gốc bằng tiếng Anh, CV/ Résume (nếu có), chứng chỉ TOEFL, IELTS (phụ thuộc yêu cầu của từng trường đối tác), 01 bản scan passport

  • Bước 2:

Đối tác mới: trình BGH cho ý kiến hợp tác, nếu BGH đồng ý thì tiến hành ký kết MOU, MOA. Gửi đối tác chương trình đào tạo (curriculum), đề cương bài giảng (syllabus) và IU Fact sheet mỗi học kỳ

Đối tác cũ: tiếp nhận hồ sơ sinh viên như bình thường.

Chuyển hồ sơ sinh viên xuống Khoa/ Bộ môn liên quan

Ghi chú:

Luôn rà soát, đối chiếu Fact sheet của trường đối tác (họ sẽ gửi định kỳ bản cập nhật của từng năm học), đặc biệt là MOA đã ký giữa 2 trường về chương trình học, thời hạn, học phí, nơi ở, bảo hiểm, học bổng, tỉ lệ sinh viên cân bằng giữa 2 trường.

Đồng thời định kỳ mỗi học kỳ gửi IU Fact sheet đến đối tác.

  • Bước 3: 2.5 tháng trước khi học kỳ chính thức diễn ra

Khoa/ Bộ môn cử một cán bộ chuyên trách về sinh viên phối hợp với người phụ trách chương trình trao đổi sinh viên của ISSC. Cán bộ phụ trách sinh viên này cần nắm rõ quy trình tiếp nhận, thủ tục, hồ sơ; hỗ trợ, tư vấn SV về mặt học thuật.

Khoa/ Bộ môn tiến hành xét duyệt hồ sơ ứng viên, gửi công văn phản hồi đồng ý tiếp nhận sinh viên và cho phép đăng ký môn học phù hợp trình độ đến ISSC.

  • Bước 4: ISSC chuyển hồ sơ sinh viên và công văn chấp thuận của Khoa/ Bộ môn đến Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau Đại học.
  • Bước 5: 02 tháng trước khi học kỳ chính thức diễn ra

Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau Đại học trình xin ý kiến BGH

Nếu BGH không đồng ý, ISSC chuyển phản hồi đến trường đối tác

Nếu BGH đồng ý, phòng Đào tạo/ phòng Đào tạo Sau Đại học ban hành Quyết định tiếp nhận sinh viên trao đổi (bản Việt-Anh), mã số sinh viên, tài khoản Edusoftweb/ EdusoftMaster, mức thu học phí (đối với dạng Study Abroad). Tất cả các thông tin này sẽ được chuyển về ISSC.

  • Bước 6: 1.5 tháng trước khi học kỳ chính thức diễn ra

ISSC tiến hành:

Lưu dữ liệu Quyết định tiếp nhận sinh viên trao đổi này vào hệ thống Edusoftweb/ EdusoftMaster.

Gửi thư mời nhập học đến trường đối tác và sinh viên (bản softcopy và hardcopy)

Xin visa nhập cảnh cho sinh viên:

Gói hồ sơ bao gồm công văn gửi Cục Xuất nhập cảnh,Quyết định tiếp nhận sinh viên (bản tiếng Việt), bản scan passport của sinh viên. Công văn của Cục Xuất nhập cảnh, đề nghị Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại cho phép sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam.

ISSC đến nộp tại Cục Xuất nhập cảnh. Sau 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, ISSC đến Cục Xuất nhập cảnh tiếp nhận công văn đồng ý cho sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam

Sau khi hồ sơ của sinh viên được Cục Xuất nhập cảnh phê duyệt, Cục Xuất nhập cảnh sẽ fax công văn đồng ý cho sinh viên nhập cảnh, đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại của sinh viên. Đồng thời, ISSC sẽ gửi đến sinh viên bản copy công văn này qua email. Quá trình này trong khoảng 7 ngày làm việc.

Cung cấp danh sách nhà ở, bảo hiểm để sinh viên lựa chọn

  • Bước 7: 01 tháng trước khi học kỳ chính thức diễn ra

ISSC chuyển thông tin sinh viên đến các đơn vị liên quan:

Phòng Công tác sinh viên: cung cấp buddy cho sinh viên, đón sinh viên tại sân bay

Trung tâm Dịch vụ Công nghệ thông tin: tạo tài khoản email, blackboard, E-library cho sinh viên

Thư viện: tạo tài khoản đăng nhập Thư viện Trung tâm ĐHQG Tp.HCM, quy định mượn trả sách, cung cấp sách cho SV năm nhất (đối với chương trình ĐHQT và CTLK)

Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau đại học hỗ trợ đăng ký môn học, cung cấp thời khóa biểu

Các thông tin này chuyển về ISSC tổng hợp.

  • Bước 8: 01 tuần trước khi học kỳ chính thức diễn ra

ISSC chủ trì tổ chức tuần định hướng, gồm:

Nội dung Đơn vị phối hợp
Thuyết trình giới thiệu:

1.    Tổng quan trườngĐHQT

2.    Các dịch vụ hỗ trợ dành cho SVQT/ HGQT và thông tin chung về sinh hoạt tại Việt Nam (ăn uống, đi lại, hệ thống các bệnh viện/ dịch vụ y tế, liên hệ trong trường hợp khẩn cấp và an ninh xã hội)

3.    Cách sử dụng blackboard,email account, Edusoftweb/ EdusoftMaster;

4.    Thông tin chug về quy chế học vụ

5.    Dịch vụ mượn sách/ tài liệu

6.    Dịch vụ bạn đồng hành

Khoa/ Bộ môn

P.ĐT/ P.SĐH

TTD CNTT

Thư viện

P.CTSV

 

 

Làm thẻ SV P.CTSV
Tổ chức welcome party (văn nghệ và các trò chơi dân gian, tea-break) Đoàn TN
Campus tour Bạn đồng hành
City tour và tour ngắn ngày (chi phí tự  túc) Bạn đồng hành
  • Bước 9: Thường xuyên

Khoa/ Bộ môn: Quản lý sinh viên, hỗ trợ học thuật cho SV, phối hợp giải đáp các thắc mắc liên quan đến học thuật

Phòng Công tác Sinh viên: phối hợp tổ chức các hoạt động cho SV

Phòng Đào Tạo/ Phòng Sau Đại học: phối hợp giải quyết các yêu cầu của SV theo quy chế đào tạo

Các thông tin này sẽ được chuyển về ISSC. ISSC là đơn vị cuối cùng, phản hồi thông tin để tư vấn và giải đáp các thắc mắc của SV

  • Bước 10: Sau khi kết thúc khóa học 1 tháng

Phòng Đào Tạo/ Phòng Sau Đại học gửi 02 bảng điểm đến ISSC

  • Bước 11: ISSC gửi đến đối tác và sinh viên kết quả học tập này. Kết thúc quá trình tiếp nhận sinh-viên-đến.

c. Danh mục biểu mẫu

Biểu mẫu và sample:

Stt Nội dung Ký hiệu
Form
1.       Application form for Inbound Student F-IEX1
2.       Course Registration Form F-IEX2
3.       Buddy Request Form F-IEX3
4.       Registra Form (Accommodation request, Airport Pick up service, Place for collecting visa, Flight information) F-IEX4
5.       Health Information Form F-IEX5
6.       Term and Agreements F-IEX6
7.       Request Form F-IEX7
8.       Servey for International Student F-IEX8
Sample
1.  Giấy đề nghị tiếp nhận sinh viên, gửi Khoa/Bộ môn S-IEX1
2. Quyết định cho phép nhập học trao đổi (bản Anh-Việt) S-IEX2V, S-IEX2E
3. Letter of Acceptance (from IU side) S-IEX3
4. Công văn xin cấp visa, gửi Cục Xuất nhập cảnh S-IEX4
5. Công văn của Cục Xuất nhập cảnh, đề nghị Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại cho phép sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam S-IEX5
Manual
1.       General Guideline for Incoming International Student M-IEX1
2.       Handbook for International Student M-I1

 

Checklist:

Stt Nội dung Ký hiệu
Checklist sinh-viên-đến cần nộp
1.       Application form for Inbound Student

–     Thư đề cử sinh viên,

–     Hồ sơ đăng ký trao đổi sinh viên

–     Bảng điểm gốc bằng tiếng Anh,

–     CV/ Résume (nếu có),

–     Chứng chỉ TOEFL, IELTS

–     01 bản scan passport

F-IEX1
2.       Course Registration Form for Undergraduate F-IEX2
3.       Course Registration Form for Graduate F-IEX3
4.       Registra Form (Buddy request, Accommodation request, Airport Pick up service, Place for collecting visa, Flight information) F-IEX4
5.       Health Information Form F-IEX5
6.       Term and Agreements F-IEX6
7.       Servey for International Student F-IEX7
Checklist sinh-viên-đến nhận được từ ISSC
9.       Application form for Inbound Student F-IEX1
10.    Course Registration Form for Undergraduate F-IEX2
11.    Course Registration Form for Graduate F-IEX3
12.    Registra Form (Buddy request, Accommodation request, Airport Pick up service, Place for collecting visa, Flight information) F-IEX4
13.    Health Information Form F-IEX5
14.    Term and Agreements F-IEX6
15.    Servey for International Student F-IEX7
16.    Letter of Acceptance (from IU side) S-IEX3
17.    Quyết định cho phép nhập học trao đổi (bản tiếng Anh) S-IEX2A
18.    Công văn của Cục Xuất nhập cảnh, đề nghị Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại cho phép sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam S-IEX5

d. Lưu đồ

2. Quy trình gửi sinh-viên-đi

a. Nội dung

  • Bước 1: Trước 3 tháng của đợt gửi đi

ISSC tiếp nhận thông báo, Fact sheet từ đối tác

  • Đối tác mới: trình BGH cho ý kiến hợp tác, nếu BGH đồng ý thì tiến hành ký kết MOU, MOA. Gửi đối tác chương trình đào tạo (curriculum), đề cương bài giảng (syllabus) và IU Fact sheet mỗi học kỳ.
  • Đối tác cũ: tiến hành triển khai hoạt động gửi sinh-viên-đi như bình thường.

ISSC có trách nhiệm đề nghị đối tác gửi chương trình đào tạo (curriculum), đề cương bài giảng (syllabus) cập nhật (nếu có) đến ISSC à ISSC chuyển đến Khoa/ Bộ môn có liên quan để xét duyệt các môn học tương đương, cho phép sinh viên chuyển điểm về IU à ISSC tổng hợp trình BGH à Sau khi phê duyệt, ISSC lưu và gửi Phòng Đào tạo/ Phòng Sau Đại học để làm cơ sở công nhận tín chỉ và kết quả học tập của sinh viên; đồng thời đây sẽ là cơ sở dữ liệu để Khoa/ Bộ môn tư vấn môn học tương đương cho sinh viên.

Ghi chú:

Luôn rà soát, đối chiếu Fact sheet của trường đối tác để biết điều kiện tham gia trao đổi, hạn nộp hồ sơ, người phụ trách tiếp nhận sinh-viên-đến, các vấn đề học thuật – danh sách các môn học giảng dạy bằng tiếng Anh, workload học kỳ, đăng ký bảo hiểm, mức phí sinh hoạt, hạn đăng ký nhà/ ký túc xá…Thông tin này sẽ được trường đối tác gửi định kỳ từng năm học).

Đặc biệt là MOA đã ký giữa 2 trường về chương trình học, thời hạn học, học phí, nơi ở, bảo hiểm, học bổng, tỉ lệ sinh viên cân bằng giữa 2 trường. Đồng thời định kỳ mỗi học kỳ gửi IU Fact sheet đến đối tác.

  • Bước 2:

ISSC: Tổ chức International Exchange Fair Day để quảng bá các chương trình trao đổi sinh viên hiện có của trường.

ISSC viết thông báo chương trình trao đổi sinh viên (Anh – Việt):

Đăng tải rộng rãi lên trang web chủ của Trường

Gửi thông báo (bản hard và softcopy) đến các Khoa/Bộ môn, để phổ biến đến sinh viên của đơn vị mình.

Ngoài ra, ISSC thông báo đến sinh viên: thông qua các fanpage của ISSC, phòng Công tác Sinh viên, Đoàn Thanh Niên, của các Khoa/ Bộ môn.

  • Bước 3: Trước 2.5 tháng của đợt gửi đi

Sinh viên nộp hồ sơ về Khoa/ Bộ môn trước thời hạn đã thông báo, gồm: Đơn đăng ký, Biên bản thỏa thuận chuyển điểm, Bảng điểm gốc, Chứng chỉ tiếng Anh (nếu có), Bản photo hộ chiếu

  • Khoa/ Bộ môn xét duyệt hồ sơ ứng viên.

Căn cứ danh mục các môn học tương đương đã được phê duyệt, khoa/ Bộ môn ký xác nhận Credit Transfer Agreement do sinh viên điền, có đủ thông tin về các môn học, số tín chỉ công nhận tương đương. Biên bản này cần được đồng ý và ký bởi Trưởng hoặc Phó Khoa/ bộ môn mà sinh viên đang theo học. Trong quá trình tham gia chương trình, sinh viên có thể thay đổi biên bản này (ví dụ: do môn học không được mở ở nước sinh viên đi trao đổi), tuy nhiên phải được sự đồng ý trước của các bên có liên quan (Khoa/ Bộ môn, trường đối tác).

Trường hợp Khoa/ Bộ môn không đồng ý: sẽ phản hồi đến sinh viên

Trường hợp Khoa/ Bộ môn đồng ý: gửi công văn đề cử danh sách sinh viên cho phép đi học trao đổi và hồ sơ sinh viên đính kèm đến ISSC

  • Bước 4: ISSC tổng hợp hồ sơ sinh viên và công văn chấp thuận của các Khoa/ Bộ môn, làm tờ trình gửi xin ý kiến phê duyệt của Ban giám hiệu

Nếu BGH không đồng ý, ISSC chuyển phản hồi đến Khoa/ Bộ môn

Nếu BGH đồng ý, ISSC gửi danh sách và thông tin của sinh viên đến đối tác

  • Bước 5: Trước 2 tháng của đợt gửi đi

ISSC gửi thông tin sinh viên đến đối tác, gồm: Thư đề cử sinh viên tham gia trao đổi, Hồ sơ sinh viên (đơn đăng ký, bảng điểm gốc, chứng chỉ tiếng Anh (nếu có), bản photo hộ chiếu)

Nếu đối tác không đồng ý: sẽ gửi phản hồi về ISSC à ISSC báo về Khoa/ Bộ môn

Nếu đối tác đồng ý: sẽ gửi Letter of Acceptance về ISSC à ISSC làm công văn thông báo, chuyển Letter of Acceptance và tờ trình BGH đã phê duyệt đến Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau Đại học.

  • Bước 6: Trước 1.5 tháng của đợt gửi đi

Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau Đại học ban hành:

  • Quyết định Quyết định cử sinh viên đi học trao đổi (bản Việt-Anh), chuyển ISSC
  • Ban hành mức thu học phí các môn học tương đương, thông tin này sẽ được Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau Đại học chuyển đến Phòng Kế hoạch – Tài chính
  • Bước 7: Trước 1 tháng của đợt gửi đi
  • Phòng Kế hoạch – Tài chính: Kiểm tra tình trạng đóng học phí của sinh viên
  • ISSC:
    • Lưu dữ liệu Quyết định tiếp nhận sinh viên trao đổi này vào hệ thống Edusoftweb/ EdusoftMaster.
    • Tư vấn các thủ tục visa xuất cảnh và tổ chức họp dặn dò trước khi sinh viên lên đường đi học
  • Bước 8: ISSC theo dõi và quản lý sinh viên theo học từ xa
  • Bước 9: Sau khi kết thúc khóa học 1 tháng

     ISSC tiếp nhận 02 bảng điểm gốc của sinh viên từ đối tác và chuyển Khoa/ Bộ môn

  • Bước 10: Dựa trên bản Credit Transfer Agreement đã phê duyệt từ trước và bản điểm của trường đối tác, Khoa/ Bộ môn chuyển đổi điểm và tín chỉ tương đương cho sinh viên, sau cùng gửi công văn công nhận kết quả tương đương về ISSC.
  • Bước 11: ISSC tiếp nhận công văn công nhận kết quả học tập, số tín chỉ sinh viên tích lũy do Khoa/ Bộ môn gửi, chuyển:

Công văn này và 01 bảng điểm gốc đến Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau Đại học

01 bảng điểm gốc đến sinh viên

  • Bước 12: Sau khi kết thúc khóa học 1.5 tháng

Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau Đại học:

Công nhận kết quả học tập, số tín chỉ sinh viên tích lũy

Lưu bảng điểm gốc của trường đối tác

Kết thúc quy trình gửi sinh-viên-đi

c. Danh mục biểu mẫu

Biểu mẫu và sample:

Stt Nội dung Ký hiệu
Form
1.       Application form for Onbound Student F-OEX1
2.       Credit Transfer Agreement F-OEX2
3.       Health Information Form F-OEX5
4.       Term and Agreements F-OEX6
5.       Servey for Outbound Student F-OEX7
Sample
1. Thông báo các chương trình trao đổi sinh viên với đối tác và hạn nộp hồ sơ S-OEX1
2. Tờ trình xin ý kiến Ban giám hiệu phê duyệt danh sách sinh viên được Khoa/ Bộ môn đề cử đi học trao đổi, công văn của Khoa/ Bộ môn đính kèm S-OEX2
3. Nomination letter, gửi đối tác S-OEX3
4. Confirmation Letter (để sinh viên xin visa xuất cảnh) S-OXE4
5. Quyết định cử đi học trao đổi (Anh-Việt) S-OEX5V, S-OEX5E
6. Letter of Acceptance (đối tác gửi) S-OEX6
Manual
1.       General Guideline for Outbound Student M-OEX1

 

Checklist:

Stt Nội dung Ký hiệu
Checklist sinh-viên-đi cần nộp
1.       Application form for Inbound Student

–     Hồ sơ đăng ký trao đổi sinh viên

–     Bảng điểm gốc

–     Chứng chỉ TOEFL, IELTS (nếu có)

–     01 bản scan hộ chiếu

F-OEX1
2.       Credit Transfer Agreement F-OEX2
3.       Health Information Form F-OEX3
4.       Term and Agreements F-OEX6
5.       Servey for Outbound Student F-OEX7
Checklist sinh-viên-đi nhận được từ ISSC
6.       Nomination letter, gửi đối tác S-OEX3
7.       Confirmation Letter (để sinh viên xin visa xuất cảnh) S-OXE4
8.       Quyết định cử đi học trao đổi (bản tiếng Anh) S-OEX5E
9.       Letter of Acceptance (đối tác gửi) S-OEX6
10.    General Guideline for Outbound Student M-OEX1

 d. Lưu đồ

 

II. QUY TRÌNH DỊCH VỤ HỖ TRỢ SINH VIÊN QUỐC TẾ/ HỌC GIẢ QUỐC TẾ

1. Dịch vụ hỗ trợ dành cho SVQT

a. Nội dung

  • Bước 1: Trước 3 tháng của đợt tiếp nhận

Hoặc trước kỳ nhập học chính thức 2 tuần (khi đó sinh viên quốc tế sẽ tự lo visa nhập cảnh vào Việt Nam)

Phòng Đào tạo / Phòng Sau Đại học chuyển danh sách sinh viên quốc tế và gói hồ sơ gồm: Thư mời nhập học, Quyết đinh nhập học, Mã số sinh viên, tài khoản Edusoftweb/ EdusoftMaster, Mức thu học phí đến ISSC

  • Bước 2: ISSC tiếp nhận, thống kê danh sách SVQT theo học tại trường, báo cáo BGH và chuyển danh sách xuống Khoa/ Bộ môn để quản lý sinh viên
  • Bước 3: 2.5 tháng trước kỳ học chính thức diễn ra

ISSC tiến hành:

Xin visa nhập cảnh cho sinh viên (nếu có nhu cầu): gói hồ sơ bao gồm công văn gửi Cục Xuất nhập cảnh, Quyết định tiếp nhận sinh viên (bản tiếng Việt), bản scan passport của sinh viên.

Cung cấp danh sách nhà ở, bảo hiểm để sinh viên lựa chọn (nếu có nhu cầu)

  • Bước 5: 01 tháng trước khi học kỳ chính thức diễn ra

ISSC chuyển thông tin sinh viên đến các đơn vị liên quan:

Phòng Công tác sinh viên: cung cấp buddy cho sinh viên, đón sinh viên tại sân bay

Trung tâm Dịch vụ Công nghệ thông tin: tạo tài khoản email, blackboard, E-library cho sinh viên

Thư viện: tạo tài khoản đăng nhập Thư viện Trung tâm ĐHQG Tp.HCM, quy định mượn trả sách, cung cấp sách cho SV năm nhất (đối với chương trình ĐHQT và CTLK)

Phòng Đào tạo/ Phòng Đào tạo Sau đại học hỗ trợ đăng ký môn học, cung cấp thời khóa biểu

Các thông tin này chuyển về ISSC tổng hợp.

  • Bước 6: 01 tuần trước khi học kỳ chính thức diễn ra

ISSC chủ trì tổ chức tuần định hướng, gồm:

Nội dung Đơn vị phối hợp
Thuyết trình giới thiệu:

1.    Tổng quan trườngĐHQT

2.    Các dịch vụ hỗ trợ dành cho SVQT/ HGQT và thông tin chung về sinh hoạt tại Việt Nam (ăn uống, đi lại, hệ thống các bệnh viện/ dịch vụ y tế, liên hệ trong trường hợp khẩn cấp và an ninh xã hội)

3.    Cách sử dụng blackboard,email account, Edusoftweb/ EdusoftMaster;

4.    Thông tin chug về quy chế học vụ

5.    Dịch vụ mượn sách/ tài liệu

6.    Dịch vụ bạn đồng hành

Khoa/ Bộ môn

P.ĐT/ P.SĐH

TTD CNTT

Thư viện

P.CTSV

 

 

Làm thẻ SV P.CTSV
Tổ chức welcome party (văn nghệ và các trò chơi dân gian, tea-break) Đoàn TN
Campus tour Bạn đồng hành
City tour và tour ngắn ngày (chi phí tự  túc) Bạn đồng hành
  • Bước 7: Thường xuyên

ISSC: Tiếp nhận yêu cầu của sinh viên. Thu lý thủ tục xin gia hạn visa cho sinh viên

Phòng Đào Tạo/ Phòng Sau Đại học: phối hợp giải quyết các yêu cầu của SV theo quy chế đào tạo

Khoa/ Bộ môn: Quản lý sinh viên, hỗ trợ học thuật cho SV, phối hợp giải đáp các thắc mắc liên quan đến học thuật

Phòng Công tác Sinh viên: phối hợp tổ chức các hoạt động cho SV

Các thông tin này sẽ được chuyển về ISSC. ISSC là đơn vị cuối cùng, phản hồi thông tin để tư vấn và giải đáp các thắc mắc của SV. Kết thúc quy trình hỗ trợ sinh viên quốc tế.

b. Danh mục biểu mẫu

Biểu mẫu và sample:

Stt Nội dung Ký hiệu
Form
1.       Request Form F-I1 (F-IEX7)
2.       Buddy request F-I2 (F-IEX3)
3.       Registra Form (Accommodation request, Airport Pick up service, Place for collecting visa, Flight information) F-I3 (F-IEX4)
4.       Course Registration Form F-I5 (F-IEX2)
5.       Health Information Form F-I6 (F-IEX5)
6.       Form gia hạn/ cấp mới visa N5 F-I7
7.       Servey for International Student F-I8 (F-IEX8)
Sample
1. Giấy đề nghị các đơn vị liên quan giải đáp thắc mắc của sinh viên S-I1
2. Phiếu phản hồi yêu cầu của sinh viên/ hoặc qua email S-I2
3. Công văn xin cấp/ gia hạn visa, gửi Phòng/ Cục Xuất nhập cảnh S-I3 (S-IEX4)
4. Công văn của Cục Xuất nhập cảnh, đề nghị Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại cho phép sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam S-I4 (S-IEX5)
5. Bản scan passport S-I5
Manual
1. Handbook for International Student M-I1

Checklist:

Stt Nội dung Ký hiệu
Checklist sinh viên quốc tế cần nộp
1.       Request Form F-I1
2.       Buddy request F-I2
3.       Registra Form (Accommodation request, Airport Pick up service, Place for collecting visa, Flight information) F-I3
4.       Course Registration Form F-I5
5.       Health Information Form F-I6
6.       Form gia hạn/ cấp mới visa N5 F-I7
7.       Servey for International Student F-I8
8.       Bản scan passport S-I5
Checklist  sinh viên quốc tế  nhận được từ ISSC
1.       Phiếu phản hồi yêu cầu của sinh viên/ hoặc qua email  

 c. Lưu đồ

2. Dịch vụ hỗ trợ dành cho HGQT

a. Nội dung

  • Bước 1: Trước 3 tháng của đợt tiếp nhận

Khoa/ Bộ môn chuyển đến ISSC danh sách học giả quốc tế (HGQT), Thư mời và bản photo tờ trình đã được BGH tiếp nhận HGQT.

  • Bước 2: 2.5 tháng trước kỳ học chính thức diễn ra

ISSC tiến hành:

Xin visa nhập cảnh cho HGQT (nếu có nhu cầu): gói hồ sơ bao gồm công văn gửi Cục Xuất nhập cảnh, Quyết định tiếp nhận HGQT (bản tiếng Việt), bản scan passport của HGQT.

Cung cấp danh sách nhà ở, bảo hiểm để HGQT lựa chọn (nếu có nhu cầu)

  • Bước 5: 01 tháng trước khi học kỳ chính thức diễn ra

ISSC chuyển thông tin HGQT đến các đơn vị liên quan:

Phòng Công tác sinh viên: cung cấp buddy cho HGQT, đón HGQT tại sân bay

Phòng Tổ chức – Hành chính: tạo tài khoản email (nếu cần)

Thư viện: tạo tài khoản đăng nhập Thư viện Trung tâm ĐHQG Tp.HCM, quy định mượn trả sách

Các thông tin này chuyển về ISSC tổng hợp và cung cấp đến HGQT.

  • Bước 6: Thường xuyên

ISSC: Tiếp nhận yêu cầu của HGQT. Thụ lý thủ tục xin gia hạn visa cho HGQT

Phòng Tổ chức – Hành chính: phối hợp giải quyết các yêu cầu của HGQT theo quy chế chi tiêu nội bộ của trường ĐHQT và theo luật Lao Động

Khoa/ Bộ môn: phối hợp giải quyết các yêu cầu của HGQT theo quy chế của Khoa/ Bộ môn và của trường ĐHQT

  • Bước 7: Trong vòng 1 tuần

Các thông tin này sẽ được chuyển về ISSC. ISSC là đơn vị cuối cùng, phản hồi thông tin để tư vấn và giải đáp các thắc mắc của HQGT. Kết thúc quy trình hỗ trợ HQGT.

b. Lưu đồ

c. Danh mục biểu mẫu

Biểu mẫu và sample:

Stt Nội dung Ký hiệu
Form
1.       Request Form F-IS1 (F-IEX7)
2.       Buddy request F-IS2 (F-IEX3)
3.       Registra Form (Accommodation request, Airport Pick up service, Place for collecting visa, Flight information) F-IS3 (F-IEX4)
4.       Health Information Form F-IS4 (F-IEX5)
5.       Form gia hạn/ cấp mới visa NA5 F-IS5 (F-I5)
6.       Servey for International Scholar F-IS6
7.       Bản scan passport S-I5
Sample
1. Giấy đề nghị các đơn vị liên quan giải đáp thắc mắc của HGQT S-IS1
2. Phiếu phản hồi yêu cầu của  HGQT / hoặc qua email S-IS2
3. Công văn xin cấp visa, gửi Cục Xuất nhập cảnh S-IS3
4. Công văn của Cục Xuất nhập cảnh, đề nghị Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại cho phép sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam S-IS4
5. Công văn xin gia hạn visa, gửi Phòng/Cục Xuất nhập cảnh S-IS5
Manual
1. Handbook for International Scholar M-I1

 

Checklist:

Stt Nội dung Ký hiệu
Checklist HGQT cần nộp
1.       Request Form F-IS1
2.       Buddy request F-IS2
3.       Registra Form (Accommodation request, Airport Pick up service, Place for collecting visa, Flight information) F-IS3
4.       Health Information Form F-IS4
5.       Form gia hạn/ cấp mới visa N5 F-IS5
6.       Servey for International Scholar F-IS6
7.       Bản scan passport S-I5
Checklist  HGQTs  nhận được từ ISSC
1.       Phiếu phản hồi yêu cầu của sinh viên/ hoặc qua email S-IS2

3. Các quy trình con dịch vụ hỗ trợ SVQT/ HGQT

Quy trình cung cấp dịch vụ Visa
  1. Nội dung

(i) Cấp mới:

Visa nhận tại Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại của SVQT/ HGQT

  • Bước 1: Một khi đã được nhận theo học tại trường ĐHQT, SVQT/ HGQT sẽ nhận được Thư Mời nhập học/ giảngdạy/nghiên cứu từ Trường, đồng thời Trường sẽ gửi email và yêu cầu sinh viên điền biểu mẫu Registration form thông tin về địa điểm tiếp nhận visa ở Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại của sinh viên.
  •  Bước 2:

Trường ĐHQT sẽ nộp các hồ sơ cần thiết của sinh viên đến Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh tại Tp. Hồ Chí Minh (VID-HCMC).

Gói hồ sơ bao gồm công văn gửi Cục Xuất nhập cảnh, Quyết định tiếp nhận sinh viên (bản tiếng Việt), bản scan passport của sinh viên. Công văn của Cục Xuất nhập cảnh, đề nghị Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại cho phép sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam.

  • Bước 3:

ISSC đến nộp tại Cục Xuất nhập cảnh.

Sau 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, ISSC đến Cục Xuất nhập cảnh tiếp nhận công văn đồng ý cho sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam

  • Bước 4:

Sau khi hồ sơ của sinh viên được VID-HCMC phê duyệt, VID-HCMC sẽ fax công văn phép sinh viên nhập cảnh đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại của sinh viên

Đồng thời sinh viên cũng sẽ nhận bản copy công văn này từ trường ĐHQT qua email.

  • Bước 5: Ngay khi nhận được bản copy công văn chấp thuận cho phép sinh viên nhập cảnh từ trường ĐHQT, sinh viên có trách nhiệm in văn bản này ra và đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại của mình để nộp đơn xin visa. Các giấy tờ cần thiết, bao gồm:

Hộ chiếu còn thời hạn tối thiểu 06 tháng, không bị rách hoặc bị mờ số

Công văn cho phép nhập cảnh (Bản coppy in trên khổ giấy A4)

Thư mời nhập học của trường ĐHQT

Biểu mẫu đăng ký xin visa (sinh viên điền biểu mẫu này theo sự hướng dẫn của nhân viên Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam)

Nộp lệ phí visa tại Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam theo quy định

  • Bước 6: Sinh viên sẽ được nhân viên Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam thông báo thời gian tiếp nhận visa. Thời gian tiếp nhận visa phụ thuộc vào quy định của từng Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Visa nhận tại cửa khẩu sân bay quốc tế của Việt Nam (Sân bay Tân Sơn Nhất, Nội Bài, Đà Nẵng)

Đây là một cách khác để xin visa đến Việt Nam. Visa này được cấp  tại cửa khẩu sân bay ngay khi sinh viên hạ cánh xuống Việt Nam. Visa nhập cảnh dạng này sẽ chỉ được cấp trong các trường hợp sau:

Không có Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia sinh viên đang sinh sống

Trường hợp khẩn cấp

Các thủ tục làm visa:

  • Bước 1: Một khi đã được nhận theo học tại trường ĐHQT, sinh viên sẽ nhận được Thư Mời nhập học từ Trường, đồng thời Trường sẽ gửi email và yêu cầu sinh viên điền biểu mẫu Registration form thông tin về địa điểm tiếp nhận visa ngay tại cửa khẩu của một trong các sân bay quốc tế Việt Nam như: sân bay Tân Sơn Nhất hoặc Hà Nội hoặc Đà Nẵng
  • Bước 2:

Trường ĐHQT sẽ nộp các hồ sơ cần thiết của sinh viên đến Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh tại Tp. Hồ Chí Minh (VID-HCMC).

Gói hồ sơ bao gồm công văn gửi Cục Xuất nhập cảnh, Quyết định tiếp nhận sinh viên (bản tiếng Việt), bản scan passport của sinh viên. Công văn của Cục Xuất nhập cảnh, đề nghị Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại cho phép sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam.

  • Bước 3:

ISSC đến nộp tại Cục Xuất nhập cảnh.

Sau 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, ISSC đến Cục Xuất nhập cảnh tiếp nhận công văn đồng ý cho sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam và nhận visa tại cửa khẩu của một trong các sân bay quốc tế Việt Nam

  • Bước 4:

Sau khi hồ sơ của sinh viên được VID-HCMC phê duyệt, VID-HCMC sẽ fax công văn cho phép sinh viên nhập cảnh và nhận visa tại cửa khẩu của một trong các sân bay quốc tế Việt Nam

Đồng thời sinh viên cũng sẽ nhận bản copy công văn này từ trường ĐHQT qua email.

  • Bước 5: Ngay khi nhận được bản copy công văn chấp thuận cho phép sinh viên nhập cảnh từ trường ĐHQT, sinh viên có trách nhiệm in văn bản này ra và mang theo bên mình để có thể nhận visa tại cửa khẩu. Các giấy tờ cần thiết, bao gồm:

Hộ chiếu

Công văn cho phép nhập cảnh (Bản coppy in trên khổ giấy A4)

Thư mời nhập học của trường ĐHQT

Biểu mẫu đăng ký xin visa (sinh viên điền biểu mẫu theo sự hướng dẫn của Cán bộ quản lý xuất nhập cảnh tại sân bay)

Nộp lệ phí visa tại sân bay theo quy định

  • Bước 6: Sinh viên sẽ được Cán bộ quản lý xuất nhập cảnh cấp visa ngay tại sân bay

Visa Du lịch

Là loại visa cấp cho khách du lịch quốc tế vào Việt Nam, thông thường có thời hạn 1 tháng kể từ ngày nhập cảnh.

Trong trường hợp khẩn cấp, sinh viên có thể tự liên hệ với đại lý du lịch xin cấp visa dạng này để nhập cảnh vào Viêt Nam. Trước thời hạn hết hiệu lực visa du lịch, sinh viên phải đến ISSC điền biểu mẫu N5 để tiến hành các thủ tục xin gia hạn visa lưu trú học tập tại trường ĐHQT.

Kết thúc quy trình cung cấp dịch vụ cấp mới visa.

(ii) Gia hạn/ Làm mới:

15 ngày trước khi hết hạn visa, SVQT/ HGQT có nghĩa vụ đến ISSC để đăng ký nộp đơn xin gia hạn. Thủ tục gồm:

  • Bước 1: SVQT/ HGQT nộp đầy đủ các giấy tờ sau:

Form N5: SVQT/ HGQT điền đầy đủ thông tin

Hộ chiếu: bản chính

01 hình thẻ 4×6

Bản photo thẻ sinh viên có đóng mộc Trường (yêu cầu này chỉ đối với sinh viên)

Bản photo nội dung xác nhận tạm trú gần nhất của Công an Phường, nơi SVQT/ HGQT sinh sống. SVQT/ HGQT liên hệ với chủ nhà nơi cung cấp dịch vụ ở để mượn Sổ đăng ký tạm trú dành cho người nước ngoài (bìa màu hồng).

  • Bước 2: ISSC trả phiếu hẹn SVQT/ HGQT thời gian nhận lại visa
  • Bước 3:

ISSC soạn công văn gửi Cục/ Phòng xuất nhập cảnh

Đối với SVQT/ HGQT thuộc các nước Đông Nam Á: gửi Cục xuất nhập cảnh

Đối với SVQT/ HGQT thuộc các nước còn lại: Phòng xuất nhập cảnh

  • Bước 4: ISSC đến nộp tại Cục/ Phòng Xuất nhập cảnh
  • Bước 5:

Sau 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, ISSC đến Cục/Phòng Xuất nhập cảnh tiếp nhận visa đã được gia hạn

ISSC thay mặt SVQT/ HGQT thanh toán phí gia hạn cho Cục/Phòng Xuất nhập cảnh

  • Bước 6: ISSC liên hệ mời Cục/ Phòng xuất nhập cảnh đến nhận visa
  • Bước 7:

SVQT/ HGQT xuất trình phiếu hẹn

ISSC gửi trả visa kèm hóa đơn đã tạm ứng phí gia hạn cho SVQT/ HGQT

SVQT/ HGQT hoàn trả kinh phí này cho ISSC và nhận visa.

Kết thúc quá trình cung cấp Gia hạn/ Làm mới visa.

Quy trình cung cấp dịch vụ Nhà ở
  • Bước 1: 2 tháng trước kỳ học chính thức

Căn cứ vào danh mục nhà ở và biểu mẫu Registra Form do ISSC cung cấp từ trước, SVQT/ HGQT điền thông tin yêu cầu loại nhà ở theo mong muốn (tối đa 3 lựa chọn)

  • Bước 2: 1.5 tháng trước kỳ học chính thức

ISSC tổng hợp yêu cầu của SVQT/ HGQT

ISSC chọn lựa nhà ở đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu và tìm nhà phù hợp theo yêu cầu của SVQT/ HGQT. Chuyển thông tin này cho Bạn đồng hành

Bạn đồng hành hỗ trợ đến kiểm tra nhà và báo cáo tình hình cho ISSC

  • Bước 3: 1 tháng trước kỳ học chính thức

ISSC gửi kết quả đến SVQT/ HGQT

  • Bước 4: 03 tuần trước kỳ học chính thức

Nếu SVQT/ HGQT không đồng ý, ISSC cung cấp nhà khác phù hợp hơn

Nếu SVQT/ HGQT đồng ý, ISSC gửi biểu mẫu để SVQT/ HGQT xác nhận sẽ sử dụng nhà đã chọn và chuyển khoản phí đặt cọc giữ chỗ 50$ đến tài khoản của chủ nhà

  • Bước 5: 01 tuần trước kỳ học chính thức

ISSC chuyển thông tin nhà ở chính thức mà SVQT/ HGQT chọn đến Phòng Công tác Sinh viên để sắp xếp Bạn đồng hành hỗ trợ đưa đón

  • Bước 6: Ngày đầu tiên khi SVQT/ HGQT vừa đến Việt Nam

SVQT/ HGQT sẽ được Bạn đồng hành đón và đưa về tận nơi ở.

Kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ Nhà ở

Quy trình cung cấp dịch vụ Bạn đồng hành
  • Bước 1: SVQT/ HGQT điền thông tin yêu cầu vào biểu mẫu Buddy Form do ISSC cung cấp từ trước
  • Bước 2: ISSC tổng hợp và chuyển danh sách và biểu mẫu xuống Phòng Công tác Sinh viên
  • Bước 3: Phòng Công tác Sinh viên chọn lọc bạn đồng hành phù hợp và chuyển kết quả về cho ISSC
  • Bước 4: ISSC gửi email giới thiệu đến SVQT/ HGQT

Kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ Bạn đồng hành

Quy trình cung cấp dịch vụ Đón tại sân bay
  • Bước 1: SVQT/ HGQT điền thông tin yêu cầu vào biểu mẫu Registra Form do ISSC cung cấp từ trước, thông tin chuyến bay gồm: hãng máy bay, số hiệu chuyến bay, giờ đáp máy bay, địa chỉ nhà ở tại Tp.HCM.
  • Bước 2: ISSC tổng hợp và chuyển danh sách và biểu mẫu xuống Phòng Công tác Sinh viên
  • Bước 3: Phòng Công tác Sinh viên bố trí Bạn đồng hành đón SVQT/ HGQT tại ga quốc tế sân bay Tân Sơn Nhất và hỗ trợ, dẫn đường đưa về tận nhà.

Kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ Đón tại sân bay

Quy trình cung cấp dịch vụ Tạo tài khoản ngân hàng
  • Bước 1: SVQT/ HGQT điền thông tin yêu cầu dịch vụ Tạo tài khoản ngân hàng vào biểu mẫu Registra Form do ISSC cung cấp từ trước.
  • Bước 2:

ISSC liên hệ Phòng Kế hoạch Tài chính để liên hệ ngân hàng mà SVQT/ HGQT có nhu cầu mở tài khoản, để nhận biểu mẫu Đăng ký tài khoản cá nhân dành cho người nước ngoài

ISSC gửi biểu mẫu này đến SVQT/ HGQT

  • Bước 3:

SVQT/ HGQT

Điền đầy đủ thông tin như yêu cầu vào biểu mẫu và gửi lại cho ISSC (bản chữ ký gốc)

Nộp cho ISSC bản scan passport

  • Bước 4:

ISSC tổng hợp các giấy tờ, gồm: biểu mẫu Đăng ký tài khoản cá nhân, bản scan passport, Thư mời nhập học/ làm việc, Quyết định nhập học/ làm việc của SVQT/ HGQT

Chuyển gói hồ sơ này đến Phòng Kế hoạch Tài chính

  • Bước 5: Sau 10 ngày kể từ ngày nộp đơn đăng ký

Phòng Kế hoạch Tài chính sẽ tiếp nhận thông tin tài khoản của SVQT/ HGQT đã mở từ ngân hàng và thống báo đến ISSC.

  • Bước 6:

ISSC liên hệ mời SVQT/ HGQT đến ngân hàng để nhận thẻ ATM

Tại ngân hàng, SVQT/ HGQT sẽ được nhận:

Thư tay gửi riêng cho SVQT/ HGQT: gồm có thẻ ATM và số tài khoản ngân hàng

Biên nhận khách hàng (cụ thể là SVQT/ HGQT) nhận thẻ. Khi nhận thẻ, SVQT/ HGQT ký vào biên nhận Biên nhận khách hàng, từ đó thẻ sẽ được kích hoạt.

 Kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ Tạo tài khoản ngân hàng

Quy trình cung cấp dịch vụ làm Thẻ sinh viên
  • Bước 1: 01 tuần trước kỳ học chính thức diễn ra

ISSC sẽ chuyển danh sách SVQT mới nhập học vào đầu từng học kỳ đến Phòng Công tác Sinh viên để lưu trữ dữ liệu, gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, mã số sinh viên, chuyên ngành, thời gian theo học tại Trường.

  • Bước 2: Trong ngày đầu tiên của Tuần học định hướng

Bạn đồng hành sẽ dẫn SVQT đến chụp hình và nhận thẻ sinh viên tại chỗ chỉ trong 05 phút.

Kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ làm Thẻ sinh viên

Quy trình cung cấp dịch vụ làm Thẻ căntin
  • Bước 1: 01 tuần trước kỳ học chính thức diễn ra

ISSC sẽ chuyển danh sách SVQT/HGQT mới nhập học vào đầu từng học kỳ đến Ban Quản lý Cantin, gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, mã số sinh viên, chuyên ngành, thời gian theo học tại Trường.

  • Bước 2: Trong ngày đầu tiên của Tuần học định hướng

Bạn đồng hành sẽ dẫn SVQT đến Ban Quản lý Căntin để làm và nhận thẻ ngay tại chỗ, trong vòng 05 phút

Kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ làm Thẻ căn tin
Quy trình hỗ trợ đăng ký môn học/ Add-Drop môn học

i. Đăng ký môn học

  • Bước 1: ISSC tiếp nhận thông báo thời gian Đăng ký môn học theo khóa và danh sách các môn học mở trong đầu từng học kỳ
  • Bước 2: ISSC sẽ thông báo đến SVQT:

Thời gian Đăng ký môn học theo khóa và danh sách các môn học mở trong đầu từng học kỳ đến SVQT

Giảng viên nào là Giáo viên chủ nhiệm phụ trách sinh viên

  • Bước 3: SVQT

Liên hệ Giáo viên chủ nhiệm để được tư vấn, xem xét và phê duyệt các môn học được phép đăng ký

Điền danh sách các môn học đã được Giáo viên chủ nhiệm phê duyệt vào Course Registration Form, có đầy đủ chữ ký của SVQT và chữ ký xác nhận của Giáo viên chủ nhiệm

Nộp trực tiếp hoặc email Course Registration Form này đến ISSC

  • Bước 4: ISSC tổng hợp, chuyển đến Phòng Đào Tạo/ Phòng Sau Đại học
  • Bước 5: Phòng Đào Tạo/ Phòng Sau Đại học gửi kết quả đăng ký môn học, cụ thể là Thời Khóa Biểu đến ISSC
  • Bước 6: ISSC chuyển đến:

SVQT

Phòng Công tác Sinh viên: đế Bạn đồng hành, hỗ trợ, giúp đỡ SVQT

Phòng Kế hoạch Tài chính: Quản lý việc thu học phí

Kết thúc quá trình hỗ trợ Đăng ký môn học.

ii. Add – Drop môn học

Trong tuần đầu tiên của học kỳ chính thức, SVQT đi học theo Thời khóa biểu do ISSC cung cấp và được phép Add – Drop môn học, cụ thể như sau:

  • Bước 1: Trước ngày thứ Sáu của tuần được phép Add – Drop môn học

SVQT

Liên hệ Giáo viên chủ nhiệm để được:

Tư vấn các môn học dự kiến hủy

Xem xét và phê duyệt những môn được phép đăng ký mới

Điền danh sách các môn học đã được Giáo viên chủ nhiệm phê duyệt vào Course Registration Form, có đầy đủ chữ ký của SVQT và chữ ký xác nhận của Giáo viên chủ nhiệm

Nộp trực tiếp hoặc email Course Registration Form này đến ISSC

  • Bước 2: ISSC tổng hợp, chuyển đến Phòng Đào Tạo/ Phòng Sau Đại học
  • Bước 3: Ngày thứ Bảy của tuần được phép Add – Drop môn học

Phòng Đào Tạo/ Phòng Sau Đại học gửi kết quả đăng ký môn học, cụ thể là Thời Khóa Biểu chính thức cuối cùng đến ISSC

  • Bước 6: ISSC chuyển đến:

SVQT

Phòng Công tác Sinh viên: đế Bạn đồng hành, hỗ trợ, giúp đỡ SVQT

Phòng Kế hoạch Tài chính: Quản lý việc thu học phí

Kết thúc quá trình hỗ trợ Add – Drop môn học.

E. QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢNG BÁ, TUYỂN SINH

I. QUY TRÌNH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ (TCBC)

Quy trình viết thông cáo báo chí (TCBC)

a. Nội dung

Các sự kiện: Lễ Khai giảng, Lễ Tốt nghiệp, Ngày hội Thông tin tuyển sinh, Hội thảo cấp trường, Hội nghị Quốc tế, lễ ký kết hợp tác trong và ngoài nước…, phòng QHĐN sẽ chủ động viết TCBC.

Riêng đối với các bài viết về Giảng viên/ Sinh viên trường ĐHQT hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan báo đài/ truyền thông hay các trường hợp đột xuất khác, Phòng QHĐN sẽ viết tờ trình xin ý kiến BGH.

Nếu BGH không đồng ý, Phòng QHĐN phản hồi từ chối đến cơ quan báo đài/ truyền thông

Nếu BGH đồng ý, phòng QHĐN phản hồi đến cơ quan báo đài/ truyền thông và xúc tiến viết TCBC

  • Bước 1: Thu thập các dữ liệu cần thiết từ các đơn vị liên quan, viết và in trên bản giấy đẹp với nội dung tương thích cho từng sự kiện
  • Bước 2: Trình xin ý kiến BGH phê duyệt nội dung TCBC, trước khi phổ biến ra ngoài

Nếu BGH không đồng ý, Phòng QHĐN chỉnh sửa lại cho phù hợp và trình lại

Nếu BGH đồng ý, BGH sẽ ký trực tiếp trên TCBC này. Phòng QHĐN nhân bản với số lượng phù hợp và đóng mộc Trường, đồng thời scan bản đóng mộc để email đến các phóng viên, biên tập viên báo đài, truyền thông.

Kết thúc quy trình viết TCBC.

b. Biểu mẫu

Stt Nội dung Ký hiệu
Sample
1.       Tờ trình S-P1
2.       Thông cáo báo chí S-P3

 c. Lưu đồ

II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP BÁO, MỜI PHÓNG VIÊN

Quy trình tổ chức họp báo, mời phóng viên

a. Nội dung

  • Các sự kiện chung và định kỳ của toàn trường:

Lễ Khai giảng, Lễ Tốt nghiệp, Ngày hội Thông tin tuyển sinh, Hội thảo cấp trường, Hội nghị Quốc tế, Lễ ký kết hợp tác quan trọng, Mở ngành…, phòng QHĐN sẽ chủ động viết TCBC, mời phóng viên đến tham dự.

  • Phỏng vấn Giảng viên/ Sinh viên trường ĐHQT hoặc họp báo theo yêu cầu từ các cơ quan báo đài/ truyền thông hay các trường hợp đột xuất khác: Phòng QHĐN sẽ viết tờ trình xin ý kiến BGH đề xuất đơn vị báo chí, truyền thông, cũng như kinh phí dự trù chi thù lao phóng viên, biên tập viên.
  • Bước 1: Trước 15 – 20 ngày diễn ra sự kiện/ phỏng vấn/ họp báo/ gặp gỡ báo chí

Phòng QHĐN Làm tờ trình xin ý kiến phê duyệt BGH: Danh sách phóng viên báo đài dự kiến mời và kinh phí dự trù hỗ trợ phóng viên

Nếu BGH không đồng ý, Phòng QHĐN chỉnh sửa lại cho phù hợp và trình lại

Nếu BGH đồng ý, Phòng QHĐN chuyển Phòng Kế hoạch – Tài chính các văn bản: bản gốc tờ trình đã được BGH phê duyệt, Giấy đề nghị Tạm ứng kinh phí và nhận kinh phí bằng tiền mặt từ Phòng Kế hoạch – Tài chính.

  • Bước 2: Trước 10 – 15 ngày diễn ra sự kiện/ phỏng vấn/ họp báo/ gặp gỡ báo chí

Phòng QHĐN thu thập các dữ liệu cần thiết từ các đơn vị liên quan, viết và in trên bản giấy đẹp với nội dung tương thích cho từng sự kiện

Trình xin ý kiến BGH phê duyệt nội dung TCBC, trước khi phổ biến ra ngoài

Nếu BGH không đồng ý, Phòng QHĐN chỉnh sửa lại cho phù hợp và trình lại

Nếu BGH đồng ý, BGH sẽ ký trực tiếp trên TCBC này. Phòng QHĐN nhân bản với số lượng phù hợp và đóng mộc Trường, đồng thời scan bản đóng mộc để email đến các phóng viên, biên tập viên báo đài, truyền thông.

  • Bước 3: Trước 5 – 10 ngày diễn ra sự kiện/ phỏng vấn/ họp báo/ gặp gỡ báo chí

Phòng QHĐN tiếp nhận thư mời từ đơn vị chủ trì tổ chức sự kiện

Phòng QHĐN mời phóng viên, biên tập viên báo đài, truyền thông: gửi thư mời bản hardcopy đến các phóng viên, biên tập viên, đồng thời email mời các phóng viên, biên tập viên đến tham dự sự kiện, đính kèm là bản softcopy thư mời và TCBC

  • Bước 4: Trước ngày diễn ra sự kiện/ phỏng vấn/ họp báo/ gặp gỡ báo chí

Phòng QHĐN gọi điện, email đến phóng viên, biên tập viên để xác nhận sự tham dự

Chuẩn bị bảng kê kinh phí thù lao gửi phóng viên

Bao thư, gồm: TCBC, kinh phí

  • Bước 5: Trong ngày diễn ra sự kiện/ phỏng vấn/ họp báo/ gặp gỡ báo chí

Gửi bao thư có TCBC và kinh phí hỗ trợ đến phóng viên, đồng thời mời phóng viên ký nhận vào bảng kê (có đầy đủ thông tin của phóng viên, đơn vị đang công tác, CMND). Bảng kê này là cơ sở để thanh quyết toán với Phòng Kế hoạch – Tài chính.

  • Bước 6: Sau khi diễn ra sự kiện/ phỏng vấn/ họp báo/ gặp gỡ báo chí

Điền thông tin đề nghị thanh quyết toán tạm ứng vào Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

Chuyển Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, số tiền dư (nếu có) kèm bảng kê có đầy đủ chữ ký của các phóng viên tham dự, chữ ký người lập bảng, trưởng đơn vị đến Phòng Kế hoạch – Tài chính để thanh quyết toán.

Kết thúc quy trình tổ chức họp báo, mời phóng viên.

b. Biểu mẫu

Stt Nội dung Ký hiệu
Sample
1.       Tờ trình S-P1
2.       Thư mời S-P2
3.       Thông cáo báo chí S-P3
4.       Bảng kê kinh phí S-P4
5.       Giấy đề nghị tạm ứng S-P5
6.       Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng S-P6

 c.Lưu đồ

 

III. QUY TRÌNH THÔNG BÁO HỌC BỔNG, SỰ KIỆN, HOẠT ĐỘNG

Quy trình Thông báo học bổng, sự kiện, hoạt động

a. Nội dung

  • Bước 1: Phòng QHĐN nhận thông báo từ đối tác
  • Bước 2: Phòng QHĐN trình BGH

Nếu BGH không đồng ý, P.QHĐN thông báo đến đối tác

Nếu BGH đồng ý, P.QHĐN biên soạn thông báo (Anh –Việt)

Gửi Trung tâm Dịch vụ Công nghệ Thông tin để đăng tải lên mục thông báo/ học bổng trang chủ của Trường.

  • Bước 3: Sau khi hoàn tất việc đăng tải thông báo lên trang web chủ, Trung tâm Dịch vụ Công nghệ Thông tin gửi email thông báo đến P.QHĐN
  • Bước 4:

P.QHĐN:

Dán bản hardcopy lên bảng thông báo của Phòng

Gửi hardcopy đến Khoa/ Bộ môn, đồng thời email gửi đường link thông báo mà Trung tâm Dịch vụ Công nghệ thông tin đã đăng tải đến các thư ký Khoa/ Bộ môn, để từ đó thông báo đến sinh viên của đơn vị mình

Đăng tải đường link này đến các Fanpage của trường, ISSC, Phòng Công tác Sinh viên, Đoàn Thanh Niên

Gửi hardcopy/ softcopy đến Phòng Đào tạo/ Phòng Sau Đại học để biết

Kết thúc quy trình thông báo học bổng, sự kiện, hoạt động.

b. Biểu mẫu

Stt Nội dung Ký hiệu
Sample
1.       Thông báo Anh – Việt S-N1

c. Lưu đồ

IV. QUY TRÌNH TỔ CHỨC TƯ VẤN TUYỂN SINH CÁC TRƯỜNG THPT QUỐC TẾ

Quy trình tổ chức Tư vấn tuyển sinh các trường THPT Quốc tế

a. Nội dung

  • Bước 1: Tháng 9 hàng năm

Định kỳ hàng năm, P.QHĐN tổng hợp và cập nhật danh sách, địa chỉ và người phụ trách các trường THPT quốc tế, các trường THPT song ngữ vừa có yếu tố nước ngoài – vừa học theo chương trình đào tạo của Bộ Giáo dục & Đào tạo.

Phối hợp Phòng Đào tạo, cập nhật và tổng hợp các yêu cầu, điều kiện tuyển sinh:

Xét tuyển: dành cho các học sinh:

Quốc tịch Việt Nam hoặc nước ngoài tốt nghiệp THPT chương trình quốc tế ký theo học chương trình ĐHQT;

Quốc tịch Việt Nam hoặc nước ngoài tốt nghiệp THPT chương trình quốc tế đăng ký theo học chương trình liên kết tại trường ĐHQT

Thi tuyển: dành cho các học sinh Việt Nam tốt nghiệp THPT chương trình song ngữ (vừa có yếu tố nước ngoài, vừa học theo chương trình đào tạo của Bộ Giáo dục & Đào tạo) đăng ký theo học chương trình ĐHQT

Tiếp nhận cẩm nang tuyển sinh đại học hàng năm (bản Việt – Anh) từ Phòng Đào Tạo

Phối hợp với Phòng Đào Tạo xây dựng/ cập nhật file trình chiếu (tiếng Anh) giới thiệu tổng quan về trường, các ngành đào tạo, đối tác đào tạo, chất lượng đào tạo, cơ sở vật chất, điều kiện tuyển sinh, cấp bằng.

Xây dựng Thư ngỏ (tiếng Anh) trên giấy letter head, bản đẹp để gửi các trường THPT, với nội dung: tổng quan về trường, các ngành đào tạo, đối tác đào tạo, chất lượng đào tạo, cơ sở vật chất, điều kiện tuyển sinh, cấp bằng. Đề xuất thời gian tổ chức buổi tư vấn tuyển sinh tại khuôn viên các trường THPT và mời thăm quan trường ĐHQT.

  • Bước 2: Tháng 10 hàng năm

Lập kế hoạch đi tư vấn tuyển sinh với nội dung: Danh sách các trường các trường THPT quốc tế, các trường THPT song ngữ; Đơn vị phối hợp (Khoa/ Bộ môn, Phòng Đào tạo); Kinh phí dự trù; Nhân sự dự kiến) và đính kèm Thư ngỏ, trình BGH phê duyệt về mặt nguyên tắc:

Nếu BGH không đồng ý, P.QHĐN điều chỉnh cho phù hợp và trình lại

Nếu BGH đồng ý, BGH sẽ ký phê duyệt trên Tờ trình và cả Thư ngỏ.

  • Bước 3:

P.QHĐN

Chuyển tờ trình đã được phê duyệt đến các Khoa/ Bộ môn, Phòng Đào tạo để biết nắm kế hoạch

Nhân bản Thư ngỏ, đóng mộc Trường. Gửi bản hardcopy đến các trường THPT theo danh sách đã có, đồng thời gửi email đến trường họ và người phụ trách.

  • Bước 4: Tháng 11 hàng năm

QHĐN liên hệ và thống kê các trường THPT xác nhận thời gian, địa điểm cho phép đến tư vấn hoặc thời gian các trường đến thăm quan trường ĐHQT.

Gửi bảng thống kê này đến Phòng Đào Tạo, Khoa/ Bộ môn. Đồng thời gửi Khoa/ Bộ môn nội dung fle trình chiếu, cẩm nang tuyển sinh (để Khoa/ Bộ môn chuẩn bị phần giới thiệu)

Phối hợp với Phòng Đào Tạo, Khoa/ Bộ môn trong việc phân bố nhân sự cùng tham gia tư vấn (đoàn tư vấn tối đa 03 người, gồm P.QHĐN, Phòng Đào Tạo, Khoa/ Bộ môn )

Tổng hợp đầy đủ các nội dung trên, báo cáo BGH (để biết).

  • Bước 5: Từ tháng 12 hàng năm trở đi

(i) Đến tư vấn tại các trường THPT, nội dung như sau:

Trình chiếu slide:

Giới thiệu chung về Trường (P.QHĐN)

Giới thiệu các chương trình đào tạo, điều kiện tuyển sinh (Phòng Đào Tạo)

Giới thiệu chuyên sâu về ngành nghề đào tạo của Trường nói chung – của đơn vị mình nói riêng, hướng nghiệp và cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp. (Khoa/ Bộ môn)

Hỏi đáp (P.QHĐN, Phòng Đào Tạo, Khoa/ Bộ môn)

Phát: Cẩm nang tuyển sinh đại học hàng năm, Thư mời Ngày hội thông tin tuyển sinh trường ĐHQT tháng 3 hàng năm

(ii) Các trường đến ĐHQT thăm quan:

Phối hợp với Phòng Đào Tạo, Đội tư vấn Tuyển sinh trực thuộc phòng Đào tạo và Khoa/ Bộ môn tiếp đón và tư vấn, cụ thể:

Tư vấn chung trong hội trường:

Giới thiệu chung về Trường (P.QHĐN)

Giới thiệu các chương trình đào tạo, điều kiện tuyển sinh (Phòng Đào Tạo)

Giới thiệu chuyên sâu về ngành nghề đào tạo của Trường nói chung – của đơn vị mình nói riêng, hướng nghiệp và cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp. (Khoa/ Bộ môn)

Hỏi đáp (P.QHĐN, Phòng Đào Tạo, Khoa/ Bộ môn),

Phát: Cẩm nang tuyển sinh đại học hàng năm, Thư mời Ngày hội thông tin tuyển sinh trường ĐHQT tháng 3 hàng năm

Tham quan Trường

Dự thính lớp học, phòng thí nghiệm (tùy thuộc yêu cầu của các trường )

  • Bước 6: Tháng 8 hàng năm

Phối hợp Phòng Đào Tạo thống kê số lượng học sinh tham dự thi/ xét tuyển từ các trường THPT quốc tế, các trường THPT song ngữ vừa có yếu tố nước ngoài – vừa học theo chương trình đào tạo của Bộ Giáo dục & Đào tạo.

Kết thúc quy trình tổ chức Tư vấn tuyển sinh các trường THPT Quốc tế.

b. Biểu mẫu

Stt Nội dung Ký hiệu
Sample
1.       Tờ trình tổ chức Tư vấn tuyển sinh  
2.       Danh sách các trường THPT dự kiến  
3.       Thư ngỏ (tiếng Anh)  
4.       File trình chiếu  
5.       Cẩm nang tuyển sinh (tiếng Việt)  
6.       Cẩm nang tuyển sinh (tiếng Anh)  
7.       Thư mời Ngày hội thông tin tuyển sinh trường ĐHQT tháng 3 hàng năm  

c. Lưu đồ