QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ

1. Hợp tác vơi các địa phương và tập đoàn, doanh nghiệp

a. Mục đích: tìm đầu ra cho các sản phẩm KHCN sẵn có của Trường

b. Nội dung:

  • Bước 1: Xin ý kiến BGH để tiến hành chuyển giao công nghệ
  • Bước 2: Đối với các sản phẩm chưa có đầu ra, tìm địa chỉ áp dụng. Đối với các sản phẩm đã có đầu ra, tiến hành ký kết hợp đồng giữa trường với đại phương chuyển giao
  • Bước 3: Ký kết hợp đồng triển khai đề tài, dự án
  • Bước 4: Ký kết hợp đồng giữa trường và chủ nhiệm đề tài
  • Bước 5: Báo cáo nghiệm thu
  • Bước 6: Thanh lý hợp đồng

c. Lưu đồ

 

2. Quy trình chuyển giao từ các sản phẩm KHCN sẵn có của Trường

a. Mục đích: tìm đầu ra cho các sản phẩm KHCN sẵn có của Trường

b. Nội dung:

  • Bước 1: Xin ý kiến BGH để tiến hành chuyển giao công nghệ
  • Bước 2: Đối với các sản phẩm chưa có đầu ra, tìm địa chỉ áp dụng. Đối với các sản phẩm đã có đầu ra, tiến hành ký kết hợp đồng giữa trường với đại phương chuyển giao
  • Bước 3: Ký kết hợp đồng triển khai đề tài, dự án
  • Bước 4: Ký kết hợp đồng giữa trường và chủ nhiệm đề tài
  • Bước 5: Báo cáo nghiệm thu
  • Bước 6: Thanh lý hợp đồng

c. Lưu đồ

QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NGẮN HẠN

1. Tổ chức đào tạo tại Trường

a. Mục đích: Đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức, kỹ năng của tất cả các đối tượng trong và ngoài Trường

b. Nội dung:

  • Bước 1: Trung Tâm liên hệ làm việc trực tiếp với khoa/bm để tiềm hiểu nhu cầu thực tiễn về các chứng chỉ hành nghề/ nội dung kiến thức cần bổ sung
  • Bước 2: Trung tâm thảo luận với khoa/ bộ môn tiến đến thống nhất nội dung chương trình đào tạo, thời khóa biểu, các chi phí mua nguyên liệu hóa chất cho môn học (nếu có).
  • Bước 3: Sau khi thống nhất, chương trình đào tạo được khoa/bm phê duyệt
  • Bước 4: Trung Tâm tính toán tài chính, thù lao giảng viên, số lượng sinh viên tối thiểu, mức học phí/ học viên, và lập tờ trình gửi BGH phê duyệt.
  • Bước 5: Tham mưu BGH phê duyệt chương trình đào tạo
  • Bước 6: Trung Tâm chuẩn bị nội dung chiêu sinh,tính toán chi phí chiêu sinh
  • Bước 7: Có sự hỗ trợ của phòng QTTB về thời gian địa điểm học tập, xe đưa đón
  • Bước 8: Trình BGH phê duyệt
  • Bước 9: Triển khai kế hoạch chiêu sinh có sự hỗ trợ của các phòng ban khác như phòng quan hệ đối ngoại, phòng công tác sinh viên, tổ dịch vụ web.
  • Bước 10: Chuẩn bị các công tác hậu cần cho lễ khai giảng (thông báo học viên, giảng viên, chuẩn bị tài liệu học tập)
  • Bước 11: Công tác hậu cần trong suốt khóa học để hỗ trợ học viên
  • Bước 12: Chuẩn bị lễ bế giảng trao chứng chỉ
  • Bước 13: Thu thập ý kiến khảo sát- phân tích
  • Bước 14: Lập báo cáo tổng kết, quyết toán thu chi, trình BGH

c. Lưu đồ

2. Tổ chức đào tạo theo nhu cầu

a. Mục đích: Đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức, kỹ năng của tất cả các đối tượng bên ngoài Trường (các tỉnh, địa phương và tập đoàn, doanh nghiệp)

b. Nội dung:

  • Bước 1: Tham quan, khảo sát nhu cầu đào tạo của các cơ quan ban ngành địa phương, doanh nghiệp
  • Bước 2: Liên lạc với các khoa, bộ môn lên chương trình đào tạo phù hợp
  • Bước 3: Liên lạc với đối tác xác định thời gian và số lượng người học
  • Bước 4: Lập phương án đào tạo
  • Bước 5: Trình Ban giám hiệu
  • Bước 6: Ký hợp đồng
  • Bước 7: Tổ chức giảng dạy:
    • Điều phối giảng viên, thủ tục đi lại
    • Xếp lịch học
  • Bước 8: In, phát tài liệu
  • Bước 9: Hoàn thành khóa học:
    • Cấp chứng chỉ
    • Chi trả thù lao
    • Khảo sát ý kiến người học về chương trình đào tạo
  • Bước 10: Lễ tổng kết
  • Bước 11: Quyết toán hợp đồng
  • Bước 12: Báo cáo Ban giám hiệu

c. Lưu đồ

QUY TRÌNH DỊCH VỤ CĂN TIN

1. Tạo thẻ, nạp thẻ và quản lý thẻ

Từ khi căn tin trường đi vào hoạt động, thẻ căn tin Mifare được đưa vào sử dụng. Mỗi CBVC đều sở hữu thẻ căn tin để tiện phục vụ cho nhu cầu mua thức ăn và thức uống cho mình.

1.1 Tạo thẻ

a. Nội dung

  • Bước 1: Yêu cầu trình thẻ sinh viên (đối với sinh viên) hoặc CMND (CBVC)
  • Bước 2: Tìm ID (đối với sinh viên) hoặc số CMND (CBVC) vào cơ sở dữ liệu của chương trình quản lý hệ thống dịch vụ căn tin để tạo thẻ mới
  • Bước 3: Nếu trong cơ sở dữ liệu chưa có, nhập mới Tên, ID (đối với sinh viên) hoặc số CMND (CBVC) vào chương trình để tạo thẻ mới
  • Bước 4: Phát hành thẻ mới cho sinh viên hoặc CBVC

b. Lưu đồ

1.2 Nạp thẻ

a. Nội dung

  • Bước 1: Nhận thẻ căn tin
  • Bước 2: Dùng phần mềm tích tiền vào thẻ để nạp
  • Bước 3: Nhận tiền đủ của sinh viên/ CBVC

b. Lưu đồ

1.3 Trả thẻ, hoàn tiền

a. Nội dung

  • Bước 1: Nhận thẻ căn tin trả của sinh viên/ CBVC
  • Bước 2: Dùng phần mềm quản lý để kiểm tra số tiền còn trong thẻ
  • Bước 3: Trả lại đúng số tiền còn trong thẻ cho sinh viên/ CBVC

b. Lưu đồ

1.4 Mất thẻ & Khai báo

a. Nội dung

  • Bước 1: Sinh viên/ CBVC đến quầy thu ngân khai báo thông tin chủ thẻ
  • Bước 2: Sinh viên/ CBVC báo với thu ngân hoặc BQL căn tin về việc mất thẻ thông qua điện thoại nội bộ hoặc email IUcăn tin
  • Bước 3: Nhập và tìm đúng tên sinh viên/ CBVC vào phần mềm quản lý
  • Bước 4: Thay thế thẻ căn tin có mã code mới lên code thẻ cũ
  • Bước 5: Quẹt thẻ, trừ phí 19.000đ khi làm lại thẻ căn tin mới

b. Lưu đồ

2 Đặt món và thanh toán
2.1 Đặt món

a. Mục đích: Đáp ứng nhu cầu giao thức ăn/ uống tận nơi cho cán bộ giảng viên Trường

b. Nội dung:

  • Bước 1: Tổng hợp lại thực đơn của các quầy
  • Bước 2: Các thực đơn được đưa lên wedsite của trường
  • Bước 3: Các Thầy cô, cán bộ viên chức của trường sẽ gọi đặt thức ăn/ thức uống theo số điện thoại: 8-37244270 – ext: 3996 hoặc 3250 hoặc gửi về email: iucăn tin@hcmiu.edu.vn
  • Bước 4: Nhân viên thu ngân nhận thông tin đặt thức ăn/ nước uống: tên chủ thẻ, mã thẻ, địa điểm giao thức ăn/ nước uống, món ăn/nước uống, số lượng
  • Bước 5: Nhân viên thu ngân thực hiện thao tác chọn món trên máy
  • Bước 6: Sau khi chọn món các hóa đơn được in ra hai nơi
  • Bước 7: Hóa đơn thứ nhất tại quầy được các Thầy cô, cán bộ viên chức của trường đặt món
  • Bước 8: Hóa đơn thứ hai tại quầy thu ngân (hóa đơn này được lưu lại để đối chiếu với hóa đơn thứ nhất khi thanh toán)
  • Bước 9: Quầy được đặt món giao các món tới nơi được đặt ( cầm theo hóa đơn )
  • Bước 10: Lấy chữ ký xác nhận thông tin nếu thanh toán qua thẻ (ký trên hóa đơn)

c. Lưu đồ

2.2 Thanh toán

a. Mục đích: thanh toán các hóa đơn giao hàng tận nơi của cán bộ giảng viên Trường cho các quầy cung cấp dịch vụ food court và coffee shop.

b. Nội dung:

  • Bước 1: Thu ngân tổng hợp các hóa đơn đã đặt món. Có hai loại hóa đơn
  • Bước 2: Loại 1: Các hóa đơn có chữ ký của chủ thẻ
  • Bước 3: Loai 2: Các hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt
  • Bước 4: Các quầy giao hóa đơn cho thu ngân tại căn tin hoặc A2.612
  • Bước 5: Thu ngân kiểm tra hai hóa đơn 1 của quầy và 1 hóa đơn giữ có khớp không
  • Bước 6: Nếu hai hóa đơn trùng khớp với nhau
  • Bước 7: Thu ngân vào phần mềm ezeeBrurrP để thực hiện thao tác thanh toán

c. Lưu đồ

3. Thanh toán
3.1 Quy trình tuyển dụng nhân viên thu ngân tại IU Căn tin

a. Mục đích: Tuyển dụng nhân viên thu ngân phụ trách nạp tiền vào thẻ, nhận đặt món ăn/ uống và thanh toán tiền cho căn tin.

b. Nội dung:

  • Bước 1: Đăng thông tin tuyển dụng thu ngân làm partime trên trang cá nhân của IU Căn tin
  • Bước 2: Các bạn sinh viên nộp hồ sơ tuyển dụng về IU Căn tin
  • Bước 3: IU căn tin xét duyệt hồ sơ và thông báo trúng tuyển qua điện thoại
  • Bước 4: Hỗ trợ Phòng TCHC kí hợp đồng với các bạn thu ngân 6 tháng 1 lần
  • Bước 5: Tập huấn thao tác nghiệp vụ thu ngân

c. Lưu đồ

3.2 Quy trình làm việc của nhân viên thu ngân tại IU Căn tin

a. Mục đích: Phân công cụ thể các công việc, trách nhiệm của thu ngân căn tin trong một ngày làm việc.

b. Nội dung:

  • Bước 1: Nhân viên thu ngân bắt đầu công việc từ lúc 7h và kết thúc vào lúc 16h với 3 ca.
  • Bước 2: Nhân viên thu ngân nhận ca đồng thời nhận những trang thiết bị phục vụ cho công việc.
  • Bước 3: Nhân viên thu ngân trong ca có nhiệm vụ thực hiện các thao tác nghiệp vụ liên quan đến việc phát hành thẻ, làm lại thẻ, nạp tiền, nhận đặt thức ăn, nước uống và thanh toán.
  • Bước 5: Nhân viên thu ngân ký giao ca khi kết thúc ca và giao lại những trang thiết bị và vật dụng cho ca tiếp theo hoặc cho quản lý. Kết thúc ca, nhân viên thu ngân nộp tất cả tiền theo báo cáo cho thủ quỹ.

c. Lưu đồ

4. Hoạt động thường xuyên và mua nhu yếu phẩm căn tin
4.1 Hoạt động thường xuyên
4.1.1 Quản trị Thiết bị

a. Mục đích: Cung cấp cơ sở vật chất, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho việc vận hành căn tin.

b. Nội dung

  • Bước 1: Xem xét, rà soát cơ sở vật chất và văn phòng phẩm còn thiếu ở căn tin
  • Bước 2: Làm tờ đề xuất về cơ sở vật chất hay văn phòng phẩm
  • Bước 3: Trình Trưởng hoặc Phó Trung tâm kí phê duyệt
  • Bước 4: Nộp tờ đề xuất lên phòng QTTB
  • Bước 5: Nhận văn phòng phẩm từ phòng QTTB về Căn tin
  • Bước 6: Xem xét tình trạng hư hỏng của máy POS và các thiết bị liên quan ở căn tin
  • Bước 7: Báo cho phòng QTTB
  • Bước 8: Cùng phối hợp với phòng QTTB để vận hành thông suốt máy móc

c. Lưu đồ

4.1.2 Kế hoạch Tài chính

a. Mục đích: Cung cấp kinh phí cho việc mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị trong căn tin.

b. Nội dung:

  • Bước 1: Làm giấy đề nghị tạm ứng tiền kinh phí mua nhu yếu phẩm hằng tháng của căn tin
  • Bước 2: Trình Trưởng Trung tâm/ Phó Trung tâm kí phê duyệt
  • Bước 3: Nộp giấy đề nghị tạm ứng
  • Bước 4: Kí phiếu chi và nhận tiền
  • Bước 5: Tổng hợp các hóa đơn
  • Bước 6: Làm bảng kê khai thanh toán
  • Bước 7: Trình Trưởng Trung tâm/ Phó Trung tâm kí phê duyệt
  • Bước 8: Nộp bảng kê khai thanh toán
  • Bước 9: Kí phiếu thu và nộp lại tiền thừa
  • Bước 10: Làm hợp đồng và đề nghị thanh toán những trường hợp đột xuất

c. Lưu đồ

4.1.3 Trung tâm Dịch vụ Công nghệ thông tin:

a. Mục đích: Giải quyết các sự cố về máy tính, phần mềm thanh toán POS tại căn tin.

b. Nội dung:

  • Bước 1: Ghi nhận những sự cố xảy ra với phần mềm máy POS hoặc trục trặc về mạng
  • Bước 2: Liên lạc với Trung tâm dịch vụ Công nghệ thông tin
  • Bước 3: Hỗ trợ, giải quyết sự cố

c. Lưu đồ

4.2 Mua nhu yếu phẩm căn tin

Mục đích: Cung cấp cơ sở vật chất, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho việc vận hành căn tin.

4.2.1 Quy trình mua hàng trực tiếp

a. Nội dung:

  • Bước 1: Khảo sát những nhu cầu về nhu yếu phẩm cần thiết tại canteen
  • Bước 2: Tham khảo giá cả tại các cửa hàng hoặc siêu thị có các mặt hàng nhu yếu phẩm đã khảo sát
  • Bước 3: Tiến hành mua hàng
  • Bước 4: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt có kèm theo chứng từ

b. Lưu đồ

4.2.2 Quy trình mua hàng qua điện thoại

a. Nội dung

  • Bước 1: Khảo sát những nhu cầu về nhu yếu phẩm cần thiết tại canteen
  • Bước 2: Tham khảo giá cả các mặt hàng cần mua trên những website và cửa hàng có uy tín
  • Bước 3: Liên hệ các cửa hàng để được tư vấn và chọn lựa những sản phẩm phù hợp
  • Bước 4: Tiến hành đặt hàng qua điện thoại
  • Bước 5: Nhận hàng và thanh toán bằng tiền mặt có kèm chứng từ

b. Lưu đồ

4.2.3 Mua thẻ căn tin

a. Mục đích: Cung cấp đủ số lượng thẻ đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ căn tin.

b. Nội dung

  • Bước 1: Xem xét, rà soát số lượng thẻ căn tin hiện còn
  • Bước 2: Làm tờ trình xin chủ trương mua thẻ với số lượng lớn
  • Bước 3: Xin báo giá về giá thẻ của ít nhất 3 công ty
  • Bước 4: Làm quyết định chỉ định
  • Bước 5: Ký hợp đồng với công ty cung cấp thẻ
  • Bước 6: Giao hàng & nhận hàng
  • Bước 7: Làm biên bản nghiệm thu
  • Bước 8: Nhận hóa đơn đỏ khi mua và nhận hàng
  • Bước 9: Làm thanh lý hợp đồng
  • Bước 10: Thanh toán theo quy định giữa Trường và công ty

c. Lưu đồ

4.4 Chọn nhà thầu cho dịch vụ căn tin trường

a. Mục đích: Lựa chọn nhà cung cấp các dịch vụ food court và coffee shop, đáp ứng nhu cầu cho sinh viên và cán bộ giảng viên

b. Nội dung:

  • Bước 1: Rà soát các quầy dịch vụ căn tin
  • Bước 2: Làm tờ trình xin được phép tổ chức đấu thầu để chọn quầy dịch vụ còn thiếu cho căn tin trường
  • Bước 3: Trình BGH kí phê duyệt
  • Bước 4: Đăng thông báo và các biểu mẫu liên quan đến đấu thầu lên web trường, đồng thời điện thoại mời sự tham gia của các công ty và hộ kinh doanh đang phát triển trên địa bàn thành phố
  • Bước 5: Nhận hồ sơ đấu thầu
  • Bước 6: Xét hồ sơ
  • Bước 7: Tổ chức lễ đấu thầu
  • Bước 8: Chấm điểm, họp bàn về cách trình bày của các đơn vị đấu thầu
  • Bước 9: Tổng hợp phiếu chấm điểm, lập bảng kết quả và tham mưu chọn đơn vị đấu thầu tốt nhất
  • Bước 10: Làm tờ trình, thông báo không trúng thầu gửi đến các đơn vị đấu thầu
  • Bước 11: Làm thông báo trúng thầu gửi đến đơn vị trúng thầu
  • Bước 12: Họp bàn với các quầy trúng thầu
  • Bước 13: Nhận phương án kinh doanh và các giấy tờ cần thiết của các đơn vị trúng thầu
  • Bước 14: Phối hợp với các đơn vị trúng thầu chuẩn bị hoạt động dịch vụ

c. Lưu đồ

4.5 VSATTP + lưu mẫu

Mục đích: Phòng ngừa xảy ra ngộ độc thực phẩm trong Trường, đảm bảo sức khỏe cho sinh viên và cán bộ giảng viên

4.5.1 Quy trình về việc lấy mẫu thực phẩm

a. Nội dung

  • Bước 1: Ngay khi các mẫu thức ăn đã được chế biến tại các quầy
  • Bước 2: Nhân viên quản lý căn tin có nhiệm vụ cho các mẫu thức ăn vào hộp inox (thức ăn đặt ≥ 100g, Thức ăn lỏng ≥100ml, phải mang găng tay vô trùng tránh nhiễm bẩn vào thức ăn)
  • Bước 3: Nhân viên cho tấc cả hộp mẫu inox vào hộp nhựa lớn
  • Bước 4: Nhân viên gián giấy niêm phong hộp nhựa (trên giấy ghi tên quầy và ngày,giờ lấy mẫu)
  • Bước 5: Bảo quản hộp mẫu ở ngăn mát tủ lạnh với điều kiện To: 0-5o
  • Bước 6: Nếu không xảy ra vấn đề gì thì sau 24h hủy mẫu
  • Bước 7: Nếu xảy ra ngộ độc thực phẩm thì lập hội đồng giám định, lập biên bảng
  • Bước 8: Nhân viên đem mẫu đi xét nghiệmtại Viện Pasteur hoặc Trung tâm 3 TP.HCM
  • Bước 9: Báo cáo kết quả cho BGH để tìm hướng khắc phục

b. Lưu đồ

4.5.2 Quy trình chế biến và bảo quản thực phẩm của các quầy
4.5.2.1 Quy trìnhchế biến thực phẩm của các quầy

a. Nội dung

  • Bước 1: Nhập các nguyên liệu thực phẩm
  • Bước 2: Nhân viên của các quầy kiểm tra hàng hóa . Nếu không đạt trả về nơi cung cấp ( sổ nhập hàng thực phẩm)
  • Bước 3: Sơ chế thực phẩm
  • Bước 4: Các quầy chế biến theo thực đơn hàng ngày
  • Bước 5: Nhân viên ban quản lý kiểm tra và lưu mẫu thực phẩm chín (sổ lưu và hủy mẫu thực phẩm)
  • Bước 6: Phục vụ cho các thầy/cô và các bạn sinh viên
  • Bước 7: Nhân viên các quầy thu hồi thực phẩm dư
  • Bước 8: Vệ sinh thực phẩm phân ra hai loại
  • Bước 9: Loai1: các chén, bát bẩn được rửa tại phòng rửa chén
  • Bước 10: Loại 2: các thức ăn thừa đem phân loại và xử lý

 

b. Lưu đồ

4.5.2.2 Quy trình bảo quản thực phẩm của các quầy
  • Bước 1: Cắt thực phẩm thành từng phần
  • Bước 2: Đóng gói
  • Bước 3: Dán tem (ghi tên thực phẩm, ngày nhập)
  • Bước 4: Bảo quản trong tủ chuyên dụng

CÁC QUY TRÌNH VỀ HÀNH CHÍNH

1. Các quy trình về công tác văn thư
1.1 Quy trình quản lý công văn đến

a. Mục đích: Quản lý công văn, thông tin từ bên ngoài Trung tâm

b. Nội dung:

  • Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng văn bản, nơi nhận, dấu niêm phong và tính khẩn cấp của văn bản.
  • Bước 2: Đăng ký văn bản vào sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính.
  • Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến.
  • Bước 4: Sau khi đăng ký, văn bản được trình cho lãnh đạo Trung tâm xem xét và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.
  • Bước 5: Chuyển cho các cá nhân phụ trách theo dõi thực hiện
  • Bước 6: Theo dõi, nhắc nhở giải quyết công việc theo văn bản yêu cầu.

c. Lưu đồ của quy trình:

1.2 Quy trình quản lý công văn đi

Mục đích: Quản lý công văn, thông tin từ Trung tâm gửi ra bên ngoài.

a. Nội dung:

  • Bước 1: Khi có nhu cầu trao đổi thông tin với các đơn vị trong và ngoài Trường, Trung tâm soạn thảo văn bản đi
  • Bước 2: Trước khi gửi đi, thực hiện việc kiểm tra hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
  • Bước 3: Trình ký và đăng ký số:
  • Đối với các công văn được gửi cho các đơn vị ngoài Trường: lãnh đạo Trung tâm kiểm tra, ký nháy trước khi trình Ban giám hiệu ký; sau đó thông qua phòng Tổ chức Hành chính vào sổ và lấy số công văn đi.
  • Đối với các công văn được gửi trong nội bộ Trường: trình cho lãnh đạo Trung tâm ký; sau đó vào sổ công văn đi của Trung tâm và lấy số theo hệ thống số riêng của Trung tâm
  • Bước 4: Photo văn bản:
  • Đối với các công văn được gửi cho các đơn vị ngoài Trường: photo số bản theo yêu cầu và đóng dấu cơ quan.
  • Đối với các công văn được gửi trong nội bộ Trường: photo số bản theo yêu cầu không cần đóng dấu.
  • Bước 5: Gửi văn bản đến các đơn vị có liên quan.
  • Bên ngoài: thực hiện bằng chuyển phát nhanh, email, fax…
  • Nội bộ: gửi trực tiếp hoặc email.

(Đối với một số công văn cần phải được thông báo rộng rãi sẽ được đưa lên website của Trung tâm)

  • Bước 6: Lưu văn bản đi.

b. Lưu đồ của quy trình:

2. Các quy trình về công tác văn thư

a. Mục đích: Phục vụ các khoản chi phí cho các hoạt động của Trung tâm, các nguồn kinh phí đi công tác, hay lên dự toán kinh phí mỗi năm học mới.

b. Nội dung

9.4.2.1. Quỹ hoạt động thường xuyên

  • Bước 1: Làm giấy đề nghị tạm ứng quỹ hoạt động thường xuyên

9.4.2.2. Kinh phí các chuyến công tác Tỉnh

  • Bước 2: Lập dự trù tài chính trình BGH
  • Bước 3: Làm giấy đề nghị tạm ứng tiền cho các chuyến đi công tác Tỉnh

9.4.2.3. Chi phí các hoạt động khác

  • Bước 4: Lập dự trù tài chính trình BGH
  • Bước 5: Làm giấy đề đề nghị tạm ứng cho các hoạt động khác
  • Bước 6: Trình Trưởng/ Phó Trung tâm kí phê duyệt
  • Bước 7: Nộp giấy đề nghị tạm ứng
  • Bước 8: Kí phiếu chi và nhận tiền
  • Bước 9: Tổng hợp các hóa đơn
  • Bước 10: Làm bảng kê khai thanh toán
  • Bước 11: Trình Trưởng Trung tâm/ Phó Trung tâm kí phê duyệt
  • Bước 12: Nộp bảng kê khai thanh toán
  • Bước 13: Kí phiếu thu và nộp lại tiền thừa

9.4.2.4. Dự toán kinh phí

  • Bước 14: Tập hợp nhu cầu kinh phí cho các hoạt động năm học mới
  • Bước 15: Lên dự toán kinh phí sẽ dùng cho thời gian tới của Trung tâm
  • Bước 16: Trình lãnh đạo Trung tâm
  • Bước 17: Nộp về phòng KHTC để tổng hợp, cân bằng kinh phí

c. Lưu đồ của quy trình:

3. Các quy trình về cơ sở vật chất
3.1 Quy trình về cơ sở vật chất & văn phòng phẩm

Khi Chuyên viên được tuyển vào Trung tâm thì sẽ được trang bị bàn, ghế, máy tính, những vật dụng cần thiết khi bắt đầu làm việc.

a. Mục đích: Phục vụ tốt cho công việc ccho các khoản chi phí cho các hoạt động nội bộ của Trung tâm.

b. Nội dung:

  • Bước 1: Xem xét, rà soát cơ sở vật chất (Tủ, bàn, ghế, máy vi tính) hay văn phòng phẩm Trung tâm thiếu
  • Bước 2: Làm tờ đề xuất về cơ sở vật chất hay văn phòng phẩm
  • Bước 3: Trình Trưởng hoặc Phó Trung tâm kí phê duyệt
  • Bước 4: Gửi tờ đề xuất lên phòng QTTB
  • Bước 5: Nhận văn phòng phẩm từ phòng QTTB về Trung tâm

c. Lưu đồ của quy trình:

3.2 Quy trình làm việc xưởng thực nghiệm

Mục đích: Quản lý nhân viên, sinh viên, học viên để đảm bảo an toàn trong xưởng thực nghiệm.

3.2.1 Quy trình về cơ sở vật chất & văn phòng phẩm

a. Nội dung:

  • Bước 1: Gặp quản lý/ kĩ thuật viên phòng lab nhận mẫu đăng kí
  • Bước 2: Hoàn chỉnh biểu mẫu đăng kí
  • Bước 3: Tham gia tập huấn sử dụng thiết bị, quy định chung, các quy trình làm việc, xử lý sự cố
  • Bước 4: Hoàn tất biểu mẫu, xác nhận tập huấn
  • Bước 5: Điền biểu mẫu mượn dụng cụ hóa chất. Nhận tủ dựng dụng cụ/ chìa khóa

b. Danh sách biểu mẫu đính kèm:

c. Lưu đồ quy trình:

3.2.2 Quy trình làm việc tại xưởng thực nghiệm sản xuất

a. Nội dung:

  • Bước 1: Kí tên, điền thông tin ra vào phòng thí nghiệm Pilot
  • Bước 2: Đăng kí sử dụng 1 số thiết bị đặc thù, vào mỗi sáng thứ 2 hàng tuần
  • Bước 3: Ghi chú nhật kí sử dụng thiết bị
  • Bước 4: Đăng kí sử dụng PTN ngoài giờ. Nếu sử dụng PTN sau 21h sử dụng biểu mẫu PL5

b. Danh sách biểu mẫu đính kèm:

c. Lưu đồ của quy trình:

3.2.2 Quy trình báo cáo lỗi thiết bị

a. Nội dung:

  • Bước 1: Khi phát hiện sự cố của thiết bị, cần báo ngay cho quản lý phòng Lab
  • Bước 2: Người sử dụng cuối cùng hoàn tất biểu mẫu mô tả tình trạng thiết bị
  • Bước 3: Quản lý phòng thí nghiệm điền phiếu và gửi phòng QTTB (có xác nhận của trưởng TT)
  • Bước 4: Quản lý phòng thí nghiệm theo dõi phối hợp với phòng QTTB để chỉnh sửa thiết bị

b. Danh sách biểu mẫu đính kèm:

c. Lưu đồ của quy trình:

4. Quy trình báo cáo lỗi thiết bị

Mục đích: Quảng bá hình ảnh, cung cấp thông tin, các hoạt động của Trung tâm đến các phòng ban trong Trường và ngoài Trường.

4.1 Quy trình đăng tải thông tin hoạt động của trung tâm

a. Nội dung:

  • Bước 1: Chuyên viên sau mỗi chuyến đi sẽ viết bản tống hợp (Anh/Việt) và gửi hình cho người quản lý website.
  • Bước 2: Người quản lý website sẽ edit, format hình ảnh, up lên trên website dưới dạng thông tin ẩn.
  • Bước 3: Quản lý website sẽ gửi link của bài viết đến cấp lãnh đạo phòng để kiểm duyệt thông tin, gửi bản thảo tiếng Anh đến chuyên viên phòng để kiểm tra lần 2 trước khi đăng thông tin.
  • Bước 4: Chuyên viên được gửi bản thảo và cấp lãnh đạo phòng có 2 ngày để đọc và góp ý bài viết.
  • Bước 5: Bài viết sau khi được góp ý chỉnh sửa, được đăng lên website ở chế độ mở.
  • Bước 6: Nội dung bài viết phiên bản tiếng Anh được in ra ( rọi ảnh) và chuyển cho thư kí Trung tâm.
  • Bước 7: Thư Kí Trung tâm sẽ chịu trách nhiệm bố trí cập nhật thông lên trên bản thông tin.

b. Lưu đồ của quy trình:

4.2 Quy trình cập nhật thông báo của trung tâm

a. Nội dung:

  • Bước 1: Thư kí sau khi hoàn tất ban hành thông báo (hard copy), sẽ gửi cho người quản lý website bản file mềm (Anh-Việt).
  • Bước 2: Người quản lý website sẽ đăng tải thông báo lên trên website ở dạng thông tin ẩn.
  • Bước 3: Quản lý website sẽ gửi link của bài viết đến cấp lãnh đạo phòng để kiểm duyệt thông tin, gửi bản thảo tiếng Anh đến chuyên viên phòng để kiểm tra lần 2 trước khi đăng thông tin.
  • Bước 4: Bài viết sau khi được góp ý chỉnh sửa, được đăng lên website ở chế độ mở.

b. Lưu đồ của quy trình:

4.3 Quy trình cập nhật thông tin chuyên gia của trung tâm

a. Nội dung:

  • Bước 1: Các chuyên viên theo sự phân công của cấp lãnh đạo phòng, gửi thư ngỏ đến các thầy cô để xin CV (Anh-Việt).
  • Bước 2: Sau khi trao đổi qua email, và được sự chấp thuận của thầy cô, chuyên viên liên lạc thư kí khoa/bộ môn để nhận CV của thầy cô.
  • Bước 3: Chuyên viên phụ trách sàng lọc, chọn lựa thông tin dựa trên nội dung yêu cầu của biểu mẫu.
  • Bước 4: Sau khi hoàn tất biểu mẫu, chuyên viên gựi lại cho thầy cô xin ý kiến (file mềm và file cứng).
  • Bước 5: Sau khi thầy cô chấp nhận thông tin, chuyên viên gửi bản thảo file mềm đến quản lý website.
  • Bước 6: Người quản lý website format và edit nội dung up lên website ở dạng thông tin ẩn.
  • Bước 7: Quản lý website sẽ gửi link của bài viết đến cấp lãnh đạo phòng để kiểm duyệt thông tin, gửi bản thảo tiếng Anh đến chuyên viên phòng để kiểm tra lần 2 trước khi đăng thông tin
  • Bước 8: Bài viết sau khi được góp ý chỉnh sửa, được đăng lên website ở chế độ mở.

b. Danh sách biểu mẫu đính kèm:

  • Web 1 (Bước 1)
  • Web 2 (Bước 3,4)

c. Lưu đồ của quy trình:

ĐOÀN THỂ (CÔNG ĐOÀN, ĐOÀN THANH NIÊN)

Đoàn thể (công đoàn, đoàn thanh niên)

Trung tâm hiện nay đang thuộc Tổ công đoàn Tổ chức hành chính. Vì Trung tâm đã có trên 5 CBVC gia nhập Công Đoàn nên thời gian sắp tới, Trung tâm sẽ xin được thành lập Tổ Công Đoàn riêng, tham gia tất cả các hoạt động Công Đoàn Trường tổ chức.

a. Mục đích: Tạo môi trường giao lưu, chi sẽ, gặp gỡ giữa các Công đoàn viên của các Khoa, Bộ môn, Phòng ban, Trung tâm trong Trường.

b. Nội dung:

  • Bước 1: Nhận email hoặc văn bản thông báo từ Ban chấp hành Công Đoàn.
  • Bước 2: Chuyển tiếp email, văn bản và phổ biến nội dung hoạt động đến các Công Đoàn viên trong Tổ Công Đoàn.
  • Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện, tham gia các hoạt động của Công Đoàn Trường cùng các Tổ Công Đoàn khác.

c. Lưu đồ của quy trình: