QUI TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NCCB CỦA NAFOSTED

(Ban hành theo Quyết định số:14/QĐ/ĐHQT-QHQT & QLKH ngày 21 tháng 01 năm 2013)

TT Thời gian Nội dung Thực hiện Chi tiết
Năm I: ĐĂNG KÝ  VÀ PHÊ DUYỆT ĐỀ TÀI
1 Tháng 2 Thông báo đăng ký đề tài P.QHQT & QLKH Thông báo trên website của Trường, email cho tất cả CB-GV
Văn bản gửi các Trưởng đơn vị
2 Tháng 2-4 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký đề tài Chủ nhiệm đề tài (CNĐT) Cách đăng ký đề tài, thực hiện theo các bước sau:
1. Đăng ký trên Hệ thống website của Quỹ Nafosted (http://www.nafosted.gov.vn/): CNĐT sẽ tạo tài khoản và điền các mẫu hồ sơ theo qui định, biểu mẫu của Nafosted
2. Sau khi, CNĐT đã điền đầy đủ các thông tin trên biểu mẫu, hồ sơ từ hệ thống website của Quỹ Nafosted, CNĐT xuất các dữ liệu ra bản giấy, ký tên (Có ký nháy của Trưởng đơn vị) và gửi về Phòng QHQT & QLKH
Hồ sơ đề tài bao gồm:
– Đơn đăng ký (M1, M1e)
– Thuyết minh đề tài  M2, M2e)
– Dự toán kinh phí của đề tài (Mẫu M0)
– Lý lịch khoa học của CNĐT và các thành viên tham gia (M4, M4e)
Khoa/BM/ Phòng/TT
(Đơn vị)
Xét hồ sơ của các CNĐT.
Lập phiếu đề nghị, tổng hợp các đề tài (Mẫu S04)
P.QHQT & QLKH Hỗ trợ CNĐT:
– Thuyết minh đáp ứng yêu cầu, mục tiêu của Nafosted
– Dự toán kinh phí đề tài
3 Tháng 3-4 Nộp hồ sơ cho Phòng QHQT&QLKH CNĐT Nộp 2 bộ hồ sơ theo quy định của Nafosted
4 Tháng 4 Nộp hồ sơ cho Quỹ Nafosted Đơn vị Lập công văn đề xuất lên P. QHQT & QLKH, tổng hợp các hồ sơ đề tài được đơn vị thông qua (Mẫu S03)
P.QHQT & QLKH Nộp Nafosted (1 bộ/đề tài) kèm theo Công văn + Danh mục đề tài
5 Tháng 7 Công bố kết quả xét chọn P.QHQT & QLKH Thông báo kết quả xét tuyển đề tài của Quỹ Nafosted cho CNĐT và các Đơn vị
6 Tháng 7 – 8 Hoàn chỉnh hồ sơ (Thuyết minh đề tài + Hợp đồng ký giữa IU, CNĐT, Nafosted) CNĐT – Hoàn chỉnh thuyết minh đề tài: chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Quỹ.
– Lập hợp đồng: thảo luận về toàn bộ nội dung HĐ với Nafosted.
P.QHQT & QLKH Kiểm tra phần nội dung, sản phẩm của HĐ. Phản hồi cho CNĐT 03 ngày làm việc sau khi nhận bản HĐ nháp
P. KHTC Kiểm tra phần thông tin chung, kinh phí. Phản hồi cho CNĐT 03 ngày làm việc sau khi nhận bản HĐ nháp
7 Tháng 8 Gửi hồ sơ cho Nafosted CNĐT Nộp 8 bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho P. QHQT & QLKH
P.QHQT & QLKH – Lập phiếu nhận hồ sơ của CNĐT
– Gửi 8 bộ/đề tài cho Nafosted (sau khi BGH đã ký)
BGH Ký 8 bộ hồ sơ/đề tài sau khi P. QHQT & QLKH và P. KHTC đã kiểm tra (TP. QHQT & QLKH ký nháy vào phần thuyết minh; TP. KHTC ký nháy vào phần Dự toán Kinh phí)
8 Tháng 8 Nhận quyết định phê duyệt kinh phí đợt 1 và hồ sơ đã được Nafosted phê duyệt CNĐT – Chuyển hồ sơ (2 bộ gốc) + quyết định (1 bản gốc) về P.KHTC
– Chuyển hồ sơ (1 bộ gốc) + quyết định (1 bản photo) về P.QHQT & QLKH
– Lưu hồ sơ (1 bộ gốc) + quyết định (1 bản photo)
9 Tháng 9 Ký Hợp đồng giao khoán giữa IU và CNĐT và Bản thỏa thuận chi tiêu kinh phí P.QHQT & QLKH Lập HĐ giao khoán (Mẫu M05) (không quá 3 ngày) ngay sau khi hợp đồng đã ký giữa IU, Nafosted, CNĐT
P.KHTC Kiểm tra phần thông tin chung, kinh phí trong hợp đồng giao khoán giữa Trường Đại học Quốc tế và CNĐT
Lập bản thỏa thuận chi tiêu kinh phí theo mẫu của Nafosted.
CNĐT Xem xét, thương thuyết về các khoản mục đã ghi trong HĐ giao khoán trước khi ký HĐ & Bản thỏa thuận
BGH Ký vào 4 bản hợp đồng & Bản thỏa thuận sau khi có đầy đủ chữ ký của CNĐT, ký nháy của TP. QHQT & QLKH và KHTC
10 Tháng 9- 10 Chuyển kinh phí khoán chi cho CNĐT P. KHTC Khi nhận được kinh phí đợt 1 của Nafosted (*)
Năm II: THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 1
11 Tháng 9 năm I – tháng 9 năm II Thực hiện các nội dung đợt 1 như HĐ đã ký CNĐT – Thực hiện nghiêm túc các nội dung đã nêu trong hợp đồng; chứng từ phù hợp với khoản mục chi trong dự toán đã phê duyệt.
– Trong quá trình thực hiện, nếu có những phát sinh cần thay đổi về nội dung, sản phẩm, kinh phí, thành viên, CNĐT cần làm phiếu yêu cầu về các phòng chức năng.
P.QHQT & QLKH – Hỗ trợ CNĐT và báo cáo BGH & Nafosted các trường hợp thay đổi thành viên, nội dung đề tài.
– Hỗ trợ thủ tục cho CNĐT về việc xin tài trợ kinh phí đi tham dự hội nghị nước ngoài và các chi phí đăng bài báo theo quy định của Nafosted.
P. KHTC Hỗ trợ CNĐT và báo cáo BGH & Nafosted các trường hợp thay đổi các khoản chi của đề tài.
P.QTTB Tổ chức đấu thầu, chọn nhà cung cấp đối với việc mua sắm nguyên vật liệu và trang thiết bị có giá trị trên 100 triệu đồng
12 Tháng 9 Báo cáo giữa kỳ và Quyết toán kinh phí đợt 1 CNĐT Viết báo cáo giữa kỳ và thanh quyết toán kèm theo tất cả chứng từ.
Hình thức: Nộp online và nộp bản báo cáo + bản quyết toán (kèm file), lập hồ sơ quyết toán
P.QHQT & QLKH Thông báo tiến độ nộp báo cáo giữa kỳ và quyết toán KP đợt 1 đến các Trưởng các đơn vị và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT lập báo cáo giữa kỳ, bao gồm:
– Báo cáo công việc đã thực hiện của CNĐT
– Báo cáo công việc đã thực hiện của thành viên tham gia đề tài
P. KHTC Hỗ trợ CNĐT lập báo cáo giữa kỳ và  Quyết toán kinh phí tạm ứng đợt 1 theo mẫu của P. KHTC
NĂM III. THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 2
13 Tháng 2 Nafosted Kiểm tra báo cáo giữa kỳ và hồ sơ thanh quyết toán tại IU P.QHQT & QLKH và P. KHTC 2 Phòng chức năng chuẩn bị đủ hồ sơ theo trách nhiệm được phân công
14 Tháng 3 Nhận biên bản kiểm tra giữa kỳ từ Nafosted P.QHQT & QLKH Nhận lại bảng quyết toán kinh phí đợt 1 và biên bản kiểm tra giữa kỳ từ Nafosted (P.KHTC lưu bản gốc, P.QHQT & CNĐT lưu bản photo)
15 Tháng 3 Nhận quyết định phê duyệt kinh phí đợt 2 từ Nafosted P. KHTC Khi nhận được kinh phí đợt 2 của Nafosted (*)
16 Tháng 9 năm II – tháng 9 năm III Thực hiện các nội dung đợt 2 như HĐ đã ký CNĐT Thực hiện tương tự theo mục số 11 của qui trình.
P.QHQT & QLKH
P. KHTC
P.QTTB
17 Tháng 9 Báo cáo tổng kết và Quyết toán kinh phí đợt 2 CNĐT Viết báo cáo tổng kết và thanh quyết toán kèm theo tất cả chứng từ.
Hình thức: Nộp online và nộp bản báo cáo + bản quyết toán (kèm file), lập hồ sơ quyết toán
P.QHQT & QLKH Thông báo tiến độ nộp báo cáo tổng kết và quyết toán tổng kinh phí đến các Trưởng đơn vị và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT các thủ tục nộp báo cáo tổng kết
P. KHTC Kiển tra hồ sơ quyết toán trình BGH phê duyệt
NĂM IV. NGHIỆM THU ĐỀ TÀI
18 Tháng 3 Nafosted Kiểm tra báo cáo tổng kết và hồ sơ thanh quyết toán tại IU P.QHQT & QLKH và P. KHTC 2 Phòng chức năng chuẩn bị đủ hồ sơ theo trách nhiệm được phân công

Ghi chú:

  1. Tất cả những thông tư, qui định, biểu mẫu liên quan trên website của Nafosted trường ĐHQT.
  2. Phòng QHQT & QLKH sẽ nhận công văn/hồ sơ liên quan dưới 2 hình thức: Hardcopy: Phòng QHQT & QLKH (P.705); Soft copy: Email: qlkh@hcmiu.edu.vn
  3. CNĐT phải kiểm tra đầy đủ chữ ký của mình và thành viên trước khi nộp hồ sơ P. QHQT & QLKH. Tất cả chữ ký phải bằng viết mực xanh. Trang có xác nhận (ký tên/ đóng dấu) của các bên liên quan không được tách rời thành 1 trang riêng.
  4. Việc thanh toán Phần không khoán chi (Nguyên vật liệu, Thiết bị, dụng cụ, Đi lại, công tác phí, Phí dịch vụ thuê ngoài, Chi phí trực tiếp khác) thực hiện theo qui định sau:
    • Dưới 5 triệu đồng: Chuyển khoản (có báo giá, hóa đơn)
    • Từ 5 triệu – dưới 20 triệu đồng: 1 báo giá, hợp đồng, Nghiệm thu thanh lý, Hóa đơn thanh toán
    • Từ 20 triệu – dưới 100 trệu đồng:  3 báo giá, hợp đồng, Nghiệm thu thanh lý, Hóa đơn thanh toán
    • 100 triệu đồng  trở lên: phải đấu thầu
  1. Việc thanh toán Phần khoán chi: thu thuế thu nhập cá nhân của CNĐT và thành viên thực hiện: có MST (10%), không có MST (20%). P. KHTC sẽ thu khi CNĐT quyết toán đề tài.
  2. Hồ sơ thanh quyết toán đề tài: Hợp đồng thuê khoán chuyên môn giữa IU và CNĐT; bản thỏa thuận chi tiêu kinh phí; báo cáo tình hình sử dụng kinh phí;
    hợp đồng giao khoán chuyên môn, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng; giấy nộp thuế TNCN và biên nhận tiền giữa CNĐT và thành viên tham gia nghiên cứu; các chứng từ liên quan đến mua sắm vật tư,trang thiết bị và nguyên vật liệu; bản quyết toán kinh phí giữa CNĐT với Trường Đại học Quốc tế.
  3. Các mốc thời gian trên có thể thay đổi tùy theo thông báo hàng năm của Nafosted. P. QHQT & QLKH chịu trách nhiệm cập nhật lại qui trình.