QUI TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NCKH CẤP ĐHQG – LOẠI C VÀ CẤP CƠ SỞ
(Ban hành theo Quyết định số:14/QĐ/ĐHQT-QHQT & QLKH ngày 21 tháng 01 năm 2013)
| TT | Thời gian | Nội dung | Thực hiện | Chi tiết |
| NĂM I: ĐĂNG KÝ, XÉT DUYỆT ĐỀ TÀI | ||||
| 1 | Tháng 1 | Thông báo đăng ký đề tài các cấp | P. QHQT & QLKH | Thông báo trên website của Trường, email cho tất cả CB-GV (Sau khi nhận công văn về lịch trình kế hoạch đề tài của ĐHQG TP.HCM); Văn bản gửi các Trưởng đơn vị. |
| 2 | Tháng 1 – Tháng 2 | Chuẩn bị hồ sơ đề tài | Chủ nhiệm đề tài (CNĐT) |
Thực hiện theo quy định 193/QĐ- ĐHQG -KHCN của ĐHQG ngày 22/03/2012. Hồ sơ đề tài bao gồm: 1. Thuyết minh đề cương (R00, R01, R02) 2. Lý lịch khoa học của CNĐT và các thành viên tham gia (R03) 3. Giấy xác nhận phối hợp thực hiện và các văn bản khác (nếu có) (R04) Han chót nộp hồ sơ cho Trưởng Đơn vị: 18/02 |
| Khoa/BM/Phòng/TT (Đơn vị) |
Xét hồ sơ của các CNĐT. Lập phiếu đề nghị, tổng hợp các đề tài (Mẫu S04) Danh sách Tổ chuyên gia (ít nhất 03 chuyên gia/đề tài) trong cùng lĩnh vực của đề tài (Mẫu S01) Hạn chót nộp danh sách Tổ chuyên gia và phiếu đề nghị cho P. QHQT & QLKH: 22/02 |
|||
| P. QHQT & QLKH | Hỗ trợ CNĐT khi viết phần thuyết minh Phản hồi cho CNĐT 5 ngày sau khi nhận hồ sơ |
|||
| P.KHTC | Hỗ trợ CNĐT khi lập dự toán kinh phí Phản hồi cho CNĐT 5 ngày sau khi nhận hồ sơ |
|||
| 3 | Đầu tháng 2 | Thành lập Tổ chuyên gia sơ tuyển | P. QHQT & QLKH | Dựa vào Danh sách tổ chuyên gia do các đơn vị đề xuất, lập danh sách để BGH ra quyết định thành lập tổ chuyên gia sơ tuyển các đề tài. Hạn chót gửi quyết định về các đơn vị: 25/02 |
| Đơn vị | Gửi Thuyết minh đề tài và mẫu Nhận xét phản biện cho các chuyên gia (Mẫu S02) | |||
| 4 | Giữa tháng 3 | Nộp hồ sơ cho P. QHQT & QLKH | Đơn vị | Lập công văn đề xuất lên P. QHQT & QLKH (Mẫu S03, S04); Tổng hợp các ý kiến đánh giá và điểm của các chuyên gia (Mẫu S05) Tổng hợp các hồ sơ đề tài được đơn vị thông qua (1 bộ gốc + 2 bộ photo/đề tài. Mỗi hồ sơ đóng thành quyển) Hạn chót: 15/03 |
| P.QHQT & QLKH | Nhận hồ sơ tổng hợp từ các đơn vị + công văn đề xuất + CD lưu trữ toàn bộ hồ sơ đề tài của đơn vị. | |||
| 5 | Cuối tháng 3 | Thành lập Hội đồng thẩm định đề tài | P.QHQT & QLKH | BGH ra quyết định thành lập các Hội đồng chuyên ngành thẩm định các đề tài trong cùng lĩnh vực nghiên cứu để tài Tổng hợp điểm, ý kiến đánh giá các đề tài. Dự kiến ngày họp hội đồng: 26/03 |
| 6 | Cuối tháng 3 | Nộp hồ sơ đề tài ĐHQG loại C lên ĐHQG | P.QHQT & QLKH | Tập hợp và gửi lên ĐHQG Hồ sơ bao gồm cho 1 đề tài: Thuyết minh đề tài, Phiếu nhận xét phản biện, Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định, Biên bản họp Hội đồng thẩm định và đĩa CD lưu trữ toàn bộ đề tài Hạn chót: 29/03 |
| 7 | Tháng 10 | Chỉnh sửa hồ sơ đề tài và nộp hồ sơ đề tài cấp ĐHQG loại C đã chỉnh sửa cho ĐHQG |
P.QHQT & QLKH | Lên kế hoạch phân bổ kinh phí KH&CN hàng năm từ hội nghị kế hoạch – tài chính Tổ chức họp với các trưởng đơn vị, BGH; P. KHTC về việc phân bổ kinh phí SNKH |
| BGH | Họp với các trưởng đơn vị, P. KHTC, P. QHQT & QLKH về việc phân bổ kinh phí KNCH từng đề tài Ký vào Biên bản họp về phân bổ kinh phí đề tài. |
|||
| CNĐT | Chỉnh sửa lại thuyết minh, kinh phí dựa trên (1) Biên bản họp về phân bổ kinh phí đề tài của BGH; (2) Biên bản kiểm tra hồ sơ đề tài cấp ĐHQG của ĐHQG; 3) Biên bản họp hội đồng thẩm định. Nộp lại hồ sơ chỉnh sửa có đầy đủ chữ ký của CNĐT và Chủ tịch Hội đồng Thẩm định, hồ sơ bao gồm: 6 bộ gốc + CD lưu trữ đề tài, Biên bản kiểm tra hồ sơ (Mẫu Ma). Mỗi hồ sơ đóng thành quyển. Hạn chót: không quá 1 tuần sau khi nhận được hồ sơ cần chỉnh sửa |
|||
| NĂM II: THỰC HIỆN NỘI DUNG ĐỀ TÀI GIAI ĐOẠN I | ||||
| 8 | Tháng 2 – 4 | Nhận thông báo chỉ tiêu kinh phí SNKH; Quyết định cấp kinh phí cấp ĐHQG và hồ sơ đã được phê duyệt | P.QHQT & QLKH | Chuyển hồ sơ đề tài đã phê duyệt + Quyết định cấp kinh phí tương ứng cho CNĐT (1 bộ); cho P. KHTC (2 bộ/đề tài). Gửi quyết định cấp kinh phí cho Trưởng đơn vị |
| 9 | Tháng 2-4 | Ký Hợp đồng (HĐ) thực hiện đề tài KHCN | P.QHQT & QLKH | Soạn thảo HĐ dựa trên nội dung và kinh phí đã phê duyệt (Mẫu M05) |
| P. KHTC | Kiểm tra phần thông tin chung và kinh phí trong HĐ. | |||
| CNĐT | Xem xét, thương thuyết về các khoản mục đã ghi trong HĐ giao khoán trước khi ký HĐ. Cung cấp đúng số tài khoản cá nhân, tiến độ thực hiện từng giai đoạn (nội dung và sản phẩm) Hạn chót: 3 ngày sau khi nhận được email yêu cầu bổ sung thông tin từ P. QHQT & QLKH |
|||
| BGH | Ký vào 2 bản HĐ sau khi có đầy đủ chữ ký của CNĐT, ký nháy của TP. QHQT & QLKH và KHTC. | |||
| 10 | Cuối tháng 4 | Chuyển kinh phí khoán chi cho CNĐT ngay sau khi ký HĐ | P.QHQT & QLKH | Chuyển Hợp đồng đã ký cho: CNĐT (1 bản photo); KHTC (2 bản chữ ký sống); Lưu 1 bản photo |
| P. KHTC | Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có Quyết định cấp kinh phí cấp ĐHQG và Dự toán kinh phí năm thứ I của Hợp đồng | |||
| 11 | Tháng 4 năm II và tháng 4 năm III | Thực hiện nội dung giai đoạn I của hợp đồng | CNĐT | Thực hiện nghiêm túc các nội dung đã nêu trong hợp đồng; thu thập số liệu thô; chứng từ phù hợp với khoản mục chi trong dự toán đã phê duyệt. Trong quá trình thực hiện, nếu có những phát sinh cần thay đổi về nội dung, sản phẩm, kinh phí, thành viên, CNĐT cần làm phiếu yêu cầu theo mẫu về các phòng chức năng: P. QHQT & QLKH hay P. KHTC |
| P.QHQT & QLKH | Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi (nếu có) về thành viên tham gia đề tài, nội dung đề tài… Thực hiện các thủ tục, các quyết định gia hạn/ thay đổi CNĐT/ hủy đề tài/ hoàn trả lại kinh phí khi CNĐT hủy/chậm báo cáo tiến độ Thời gian thực hiện: 1 tuần |
|||
| P. KHTC | Hỗ trợ những thủ tục cần thiết khi CNĐT thực hiện chuyển khoản cho phần không khoán chi Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi về các khoản mục chi trong đề tài phát sinh từ yêu cầu của CNĐT Báo cáo BGH về việc chậm thanh quyết toán theo tiến độ hợp đồng; Thực hiện các thủ tục hoàn trả lại kinh phí/chuyển kinh phí cho CNĐT mới. Thời gian thực hiện: 10-15 ngày |
|||
| NĂM III: THỰC HIỆN NỘI DUNG ĐỀ TÀI GIAI ĐOẠN II (Đề tài <=12 tháng không thực hiện nội dung này) | ||||
| Đầu tháng 3 | Báo cáo giữa kỳ và quyết toán giai đoạn I | P.QHQT & QLKH | Thông báo tiến độ nộp Báo cáo giữa kỳ và quyết toán KP đợt 1 đến các Trưởng đơn vị và CNĐT Hỗ trợ CNĐT phần Báo cáo giữa kỳ, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng với tiến độ giai đoạn 1 |
|
| CNĐT | CNĐT nộp hồ sơ báo cáo giữa kỳ tại P. QLKH: Báo cáo tóm tắt (R05), Báo cáo tổng kết (R08) kèm theo các minh chứng về sản phẩm giai đoạn 1; Bảng quyết toán Hạn chót: 1 tháng trước khi kết thúc giai đoạn I |
|||
| P. KHTC | Hỗ trợ CNĐT phần quyết toán giai đoạn I | |||
| 13 | Cuối tháng 3 | Thành lập Hội đồng đánh giá giữa kỳ (đối với đề tài > 12 tháng) | P.QLKH | Thành lập Hội đồng đánh giá giữa kỳ căn cứ vào danh sách Hội đồng thẩm định. Lập biên bản họp hội đồng. Gửi Biên bản họp hội đồng + Phiếu đánh giá + Bản quyết toán cho: ĐHQG (1 bộ); CNĐT (1 bộ); P. KHTC (2 bộ) |
| 14 | Tháng 4 | Chuyển kinh phí cho CNĐT | P. KHTC | Thực hiện không quá 3 ngày sau khi nhận Quyết định cấp kinh phí cấp ĐHQG; Quyết toán giai đoạn I + Dự toán kinh phí giai đoạn II của hợp đồng |
| 15 | Tháng 4 năm III và tháng 4 năm IV | Thực hiện nội dung giai đoạn II của hợp đồng | CNĐT | Thực hiện tương tự như mục 11 |
| P.QHQT & QLKH | ||||
| P. KHTC | ||||
| NĂM IV: NGHIỆM THU ĐỀ TÀI | ||||
| 16 | Tháng 3 | Báo cáo tổng kết và quyết toán | P.QHQT & QLKH | Thông báo tiến độ nộp Báo cáo tổng kết và Quyết toán tổng kinh phí đến các Trưởng đơn vị và CNĐT Hỗ trợ CNĐT phần Báo cáo tổng kết, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng như HĐ và thuyết minh được duyệt |
| CNĐT | CNĐT nộp hồ sơ báo cáo tổng kết tại P. QHQT &QLKH: Báo cáo tóm tắt (R05) (Đối với cấp ĐHQG-Loại C, Báo cáo tổng kết (R08), Bảng quyết toán (có xác nhận của P. KHTC), các phụ lục minh chứng sản phẩm. Hạn chót: 1 tháng trước khi kết thúc hợp đồng. |
|||
| P. KHTC | Hỗ trợ CNĐT phần quyết toán giai đoạn II và tổng kinh phí | |||
| 17 | Đầu tháng 4 | Thành lập hội đồng nghiệm thu đề tài | P.QHQT & QLKH | Gửi hồ sơ báo cáo tổng kết + Công văn đề nghị ĐHQG ra quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu + Danh sách dự kiến Hội đồng nghiệm thu Nhận 6 bộ báo cáo tổng kết đã được duyệt (1 gốc + 5 photo) từ CNĐT Tổ chức hội đồng nghiệm thu khi có mặt >2/3 thành viên |
| 18 | Cuối tháng 4 | Nộp hồ sơ báo cáo tổng kết đã chỉnh sửa | CNĐT | Chỉnh sửa hồ sơ Báo cáo tổng kết dựa trên Biên bản hội đồng nghiệm thu; Gửi lại cho Phòng QHQT & QLKH 3 quyển |
| P.QHQT & QLKH | Gửi 3 Báo cáo tổng kết lên ĐHQG để lấy xác nhận của cơ quan chủ quản. Gửi CNĐT 1 quyển; ĐHQG 2 quyển (+ 1 bộ Biên bản họp hội đồng nghiệm thu + Phiếu đánh giá); Lưu ở Phòng 1 quyển. |
|||
| 19 | Tháng 5 | Thanh lý Hợp đồng | P.QLKH | Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có Thanh lý hợp đồng + Biên bản họp hội đồng nghiệm thu |
| 20 | Tháng 6 | Đăng ký kết quả | CNĐT | Lập Phiếu đăng ký kết quả (R09) gửi về P. QHQT & QLKH. Hạn chót: 15 ngày sai khi nhận biênbản nghiệm thu đề tài |
Ghi chú:
- Tất cả những thông tư, qui định, biểu mẫu liên quan trên website trường ĐHQT.
- Phòng QHQT & QLKH sẽ nhận công văn/hồ sơ liên quan dưới 2 hình thức: Hardcopy: Phòng QHQT & QLKH (P.705); Soft copy: Email: qlkh@hcmiu.edu.vn
- CNĐT phải kiểm tra đầy đủ chữ ký của mình và thành viên trước khi nộp hồ sơ P. QHQT & QLKH. Tất cả chữ ký phải bằng viết mực xanh. Trang có xác nhận (ký tên/ đóng dấu) của các bên liên quan trong Thuyết minh đề tài/Hợp đồng không được tách rời thành 1 trang riêng.
- Kinh phí được cấp theo từng năm và cấp thành 2 đợt: Đợt 1: 70%; Đợt 2: 30%
Đối với đề tài cấp ĐHQG >12 tháng, Kinh phí được cấp như sau:- Năm I (Giai đoạn I): Đợt 1: 70% (Sau khi ký HĐ); Đợt 2: 30% (Sau khi quyết toán năm I);
- Năm II (Giai đoạn II): Đợt 1: 70% (Sau khi ký duyệt dự toán năm II); Đợt 2: 30% (Sau khi quyết toán năm II và toàn bộ kinh phí đề tài).
- Việc thanh toán Phần không khoán chi (Nguyên vật liệu, Thiết bị, dụng cụ, Đi lại, công tác phí, Phí dịch vụ thuê ngoài, Chi phí trực tiếp khác): thực hiện theo qui định sau:
- < 200.000 đồng: Phiếu thu; >200.000 đồng: Hóa đơn tài chính;
- Từ 5 triệu đồng: Chuyển khoản (Phần kinh phí này sẽ được giữ tại kho bạc để thực hiện việc chuyển khoản)
- Từ 10 triệu đồng: Chuyển khoản, Bổ sung: 1 bản Báo giá, 2 bản Hợp đồng kinh tế, 2 bản Nghiệm thu thanh lý (Do Trường ký)
- Từ 20 – 100 triệu đồng: Bổ sung: 3 bản Báo giá, 2 bản Hợp đồng kinh tế, 2 bản Nghiệm thu thanh lý, 2 quyết định chỉ định (Do Trường ký)
- Từ 100 triệu đồng trở lên: phải đấu thầu
- Việc thanh toán Phần khoán chi (Phần kinh phí này sẽ chuyển vào tài khoản của CNĐT): thu thuế thu nhập cá nhân của CNĐT và thành viên thực hiện: có MST (10%), không có MST (20%). P. KHTC sẽ thu khi CNĐT quyết toán đề tài.
- Các mốc thời gian trên có thể thay đổi tùy theo thông báo hàng năm của ĐHQG-HCM. P. QHQT & QLKH chịu trách nhiệm cập nhật lại qui trình.