QUI TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI ĐHQG LOẠI A, B

(Ban hành theo Quyết định số:14/QĐ/ĐHQT-QHQT & QLKH ngày 21 tháng 01 năm 2013)

TT Thời gian Nội dung Thực hiện Chi tiết
Năm I: ĐĂNG KÝ  VÀ XÉT DUYỆT ĐỀ TÀI
1 Tháng 1 Thông báo đăng ký đề tài P.QHQT & QLKH Thông báo: website của Trường, email của tất cả CB-GV;
Văn bản gửi các Trưởng đơn vị
2 Tháng 2 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký đề tài Chủ nhiệm đề tài (CNĐT) Thực hiện theo quy định 193/QĐ- ĐHQG -KHCN của ĐHQG ngày  22/03/2012.
Hồ sơ đề tài bao gồm:
1. Thuyết minh đề cương (R00, R01, R02)
2. Lý lịch khoa học của CNĐT và các thành viên tham gia (R03)
3. Giấy xác nhận phối hợp thực hiện và các văn bản khác (nếu có) (R04)
Han chót nộp hồ sơ cho Trưởng Đơn vị: 18/02
P.QHQT & QLKH Hỗ trợ CNĐT:
– Thuyết minh đáp ứng yêu cầu, mục tiêu của ĐHQG-HCM
– Dự toán kinh phí đề tài
3 Cuối tháng 2 Nộp hồ sơ cho Phòng QHQT&QLKH Đơn vị Lập phiếu đề xuất lên P. QHQT & QLKH (theo mẫu S03, S06), tổng hợp các hồ sơ đề tài (1 bản gốc + 1 CD) được đơn vị thông qua.
Hạn chót: 25/02
4 Đầu tháng 3 Nộp hồ sơ cho Ban KHCN P.QHQT & QLKH Nộp Ban KHCN các hồ sơ đề tài kèm theo Công văn + Danh mục đề tài.
Mỗi hồ sơ cần: 1 bản gốc + 15 bản sao + 1 CD
Hạn chót: 01/03
Năm II: THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 1
5 Đầu tháng 1 Công bố kết quả xét chọn P.QHQT & QLKH Thông báo kết quả xét tuyển đề tài của Ban KHCN cho CNĐT và các Đơn vị
6 Giữa tháng 1 Gửi bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho Ban KHCN CNĐT Hoàn chỉnh thuyết minh đề tài: chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Ban KHCN
Nộp 08 bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho P. QHQT & QLKH
Hạn chót: Không quá 1 tuần sau khi nhận lại hồ sơ cần chỉnh sửa
P.QHQT & QLKH – Lập phiếu nhận hồ sơ của CNĐT
– Gửi 6 bộ/đề tài cho ĐHQG (sau khi BGH đã ký)
BGH Ký 6 bộ hồ sơ/đề tài sau khi P. QHQT & QLKH và P. KHTC đã kiểm tra (TP. QHQT & QLKH ký nháy vào phần thuyết minh; TP. KHTC ký nháy vào phần Dự toán Kinh phí)
7 Tháng 2 Nhận quyết định phê duyệt kinh phí đợt 1 và hồ sơ đã được Ban KHCN phê duyệt P.QHQT & QLKH – Chuyển hồ sơ (2 bộ gốc) + Hợp đồng + Quyết định (1 bản gốc) về P.KHTC
– Chuyển hồ sơ (1 bộ gốc) + Hợp đồng + Quyết định (1 bản photo) về P.QHQT & QLKH
– Lưu hồ sơ (1 bộ gốc) + quyết định (1 bản photo)
8 Tháng 3 Chuyển kinh phí khoán chi cho CNĐT P. KHTC Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có quyết định cấp kinh phí cấp ĐHQG và Dự toán kinh phí năm thứ I của hợp đồng
9 Tháng 4 năm II và tháng 4 năm III Thực hiện nội dung giai đoạn 1 của hợp đồng CNĐT Thực hiện nghiêm túc các nội dung đã nêu trong hợp đồng; thu thập số liệu thô; chứng từ phù hợp với khoản mục chi trong dự toán đã phê duyệt.
Trong quá trình thực hiện, nếu có những phát sinh cần thay đổi về nội dung, sản phẩm, kinh phí, thành viên, CNĐT cần làm phiếu yêu cầu theo mẫu về các phòng chức năng: P. QHQT & QLKH hay P. KHTC
P.QHQT & QLKH Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi (nếu có) về thành viên tham gia đề tài, nội dung đề tài…
Thực hiện các thủ tục, các quyết định gia hạn/ thay đổi CNĐT/ hủy đề tài/ hoàn trả lại kinh phí khi CNĐT hủy/chậm báo cáo tiến độ
Thời gian thực hiện: 1 tuần
P. KHTC Hỗ trợ những thủ tục cần thiết khi CNĐT thực hiện chuyển khoản cho phần không khoán chi
Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi về các khoản mục chi trong đề tài phát sinh từ yêu cầu của CNĐT
Báo cáo BGH về việc chậm thanh quyết toán theo tiến độ hợp đồng; Thực hiện các thủ tục hoàn trả lại kinh phí/chuyển kinh phí cho CNĐT mới.
Thời gian thực hiện: 10-15 ngày
NĂM III: THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 2
10 Đầu tháng 3 Báo cáo giữa kỳ và quyết toán giai đoạn I CNĐT CNĐT nộp báo cáo giữa kỳ tại P. QLKH. Hồ sơ: báo cáo tóm tắt (R05), Báo cáo giữa kỳ (R08-bao cao giua ky) kèm theo các minh chứng về sản phẩm giai đoạn 1; Bảng quyết toán.
Hạn chót: 1 tháng trước khi kết thúc giai đoạn I
P.QHQT & QLKH Thông báo tiến độ nộp báo cáo giữa kỳ và quyết toán KP đợt 1 đến các Trưởng Khoa/BM và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT phần Báo cáo giữa kỳ, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng với tiến độ giai đoạn 1
P. KHTC Hỗ trợ CNĐT phần Quyết toán giai đoạn 1
11 Cuối tháng 3 Thành lập Hội đồng đánh giá giữa kỳ P.QLKH Gửi Ban KHCN hồ sơ Báo cáo giữa ký + Công văn đề nghị ĐHQG ra quyết định thành lập HĐ Đánh giá giữa kỳ + Danh sách dự kiến HĐ Đánh giá giữa kỳ
CNĐT photo 6 bộ đã được duyệt cho P. QHQT & QLKH;
Tổ chức hội đồng đánh giá giữa kỳ khi có mặt > 2/3 thành viên
12 Tháng 4 Chuyển kinh phí cho CNĐT P. KHTC Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có quyết định cấp kinh phí cấp ĐHQG; Quyết toán giai đoạn I + Dự toán kinh phí giai đoạn 2 của hợp đồng
13 Tháng 4 năm III và tháng 4 năm IV Thực hiện nội dung giai đoạn II của hợp đồng CNĐT Thực hiện tương tự như mục 9
P.QHQT & QLKH
P. KHTC
NĂM IV: NGHIỆM THU ĐỀ TÀI
14 Tháng 3 Báo cáo tổng kết và quyết toán CNĐT CNĐT nộp hồ sơ báo cáo tổng kết tại P. QLKH, Báo cáo tóm tắt (R05), Báo cáo tổng kết (R08); Bảng quyết toán (có xác nhận của P. KHTC), các phụ lục minh chứng sản phẩm.
Hạn chót: 1 tháng trước khi kết thúc hợp đồng.
P.QHQT & QLKH Thông báo tiến độ nộp Báo cáo tổng kết và Quyết toán tổng kinh phí đến các Trưởng Khoa/BM và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT phần báo cáo tổng kết, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng như HĐ và thuyết minh được duyệt
P. KHTC Hỗ trợ CNĐT phần quyết toán giai đoạn II và tổng kinh phí
15 Đầu tháng 4 Thành lập hội đồng nghiệm thu đề tài P.QHQT & QLKH Gửi hồ sơ BCTK + Công văn đề nghị ĐHQG ra quyết định thành lập HĐNT + Danh sách dự kiến HĐ NTĐT
CNĐT photo 6 bộ đã được duyệt cho P. QHQT & QLKH;
Tổ chức hội đồng nghiệm thu khi có mặt >2/3 thành viên
16 Cuối tháng 4 Nộp hồ sơ báo cáo tổng kết đã chỉnh sửa CNĐT Chỉnh sửa hồ sơ Báo cáo tổng kết dựa trên biên bản hội đồng nghiệm thu; gửi lại cho Phòng QHQT & QLKH 3 quyển
P.QHQT & QLKH Gửi 4 Báo cáo tổng kết lên ĐHQG để lấy xác nhận của cơ quan chủ quản. Gửi CNĐT 1 quyển; ĐHQG 2 quyển (+ 1 bộ biên bản họp hội đồng nghiệm thu + phiếu đánh giá); Lưu ở Phòng 1 quyển.
17 Tháng 5 Thanh lý Hợp đồng P.QLKH Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có thanh lý hợp đồng + biên bản họp hội đồng nghiệm thu
18 Tháng 6 Đăng ký kết quả CNĐT Lập phiếu đăng ký kết quả (R09) gửi về P. QHQT & QLKH
Hạn chót: 15 ngày sau khi nhận được biên bản của hội đồng nghiệm thu đề tài

Ghi chú:

  1. Tất cả những thông tư, qui định, biểu mẫu liên quan trên website trường ĐHQT.
  2. Phòng QHQT & QLKH sẽ nhận công văn/hồ sơ liên quan dưới 2 hình thức: Hardcopy: Phòng QHQT & QLKH (P.705); Soft copy: Email: qlkh@hcmiu.edu.vn
  3. CNĐT phải kiểm tra đầy đủ chữ ký của mình và thành viên trước khi nộp hồ sơ P. QHQT & QLKH. Tất cả chữ ký phải bằng viết mực xanh. Trang có xác nhận (ký tên/ đóng dấu) của các bên liên quan trong Thuyết minh đề tài/Hợp đồng không được tách rời thành 1 trang riêng.
  4. Kinh phí được cấp theo từng năm và cấp thành 2 đợt: Đợt 1: 70%; Đợt 2: 30%
    Đối với đề tài cấp ĐHQG >12 tháng, Kinh phí được cấp như sau:

    • Năm I (Giai đoạn I):  Đợt 1: 70% (Sau khi ký HĐ); Đợt 2: 30% (Sau khi quyết toán năm I);
    • Năm II (Giai đoạn II):  Đợt 1: 70% (Sau khi ký duyệt dự toán năm II); Đợt 2: 30% (Sau khi quyết toán năm II và toàn bộ kinh phí đề tài).
  5. Việc thanh toán Phần không khoán chi (Nguyên vật liệu, Thiết bị, dụng cụ, Đi lại, công tác phí, Phí dịch vụ thuê ngoài, Chi phí trực tiếp khác): thực hiện theo qui định sau:
    • < 200.000 đồng:  Phiếu thu; >200.000 đồng: Hóa đơn tài chính;
    • Từ 5 triệu đồng: Chuyển khoản (Phần kinh phí này  sẽ được giữ tại kho bạc để thực hiện việc chuyển khoản)
    • Từ 10 triệu đồng: Chuyển khoản, Bổ sung: 1 bản Báo giá, 2 bản Hợp đồng kinh tế, 2 bản Nghiệm thu thanh lý (Do Trường ký)
    • Từ 20  – 100 triệu đồng:  Bổ sung: 3 bản Báo giá, 2 bản Hợp đồng kinh tế, 2 bản Nghiệm thu thanh lý, 2 quyết định chỉ định (Do Trường ký)
    • Từ 100 triệu đồng trở lên: phải đấu thầu
  6. Việc thanh toán Phần khoán chi (Phần kinh phí này sẽ chuyển vào tài khoản của CNĐT): thu thuế thu nhập cá nhân của CNĐT và thành viên thực hiện: có MST (10%), không có MST (20%). P. KHTC sẽ thu khi CNĐT quyết toán đề tài.
  7. Các mốc thời gian trên có thể thay đổi tùy theo thông báo hàng năm của ĐHQG-HCM. P. QHQT & QLKH chịu trách nhiệm cập nhật lại qui trình.